Nebenkostenabrechnung: Einfach selbst erstellen mit diesem Muster

Die Nebenkostenabrechnung ist ein heikles Thema für Vermieter. Es gilt einiges zu beachten, damit die Nebenkostenabrechnung richtig erstellt ist. In diesem Ratgeber stellen wir Ihnen ein Muster einer Betriebskostenabrechnung zur Verfügung, das Sie zukünftig als Vorlage verwenden und individuell anpassen können. 

Wer sich inhaltlich noch einmal mit dem Thema Nebenkostenabrechnung beschäftigen möchte, um zu erfahren, welche Positionen tatsächlich umgelegt werden können, wie sich der Abrechnungszeitraum bestimmt, welche Fehler häufig passieren und welche Fristen gelten, ist außerdem gut damit beraten, den Artikel zu Form, Inhalt und Fehlern einer Nebenkostenabrechnung zu lesen. 

Welche Kriterien müssen erfüllt sein? 

Die Betriebskostenabrechnung muss in sich verständlich und nachvollziehbar sein. Das ist nach dem Bundesgerichtshof (BGH) der Fall, wenn der durchschnittliche Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen. Ist dieses Kriterium der formellen Wirksamkeit nicht erfüllt, kann der Vermieter keinen Nachzahlungsanspruch geltend machen. Jedoch führt nicht jeder formelle – oder auch inhaltliche – Mangel zu einer Unwirksamkeit der gesamten Nebenkostenabrechnung. Zudem kann der Vermieter eine formell wirksame Nebenkostenabrechnung nachliefern; dies muss allerdings innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums geschehen, § 556 Abs. 3 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).  

Das Wichtigste ist daher, die Positionen, Verteilerschlüssel und Anteile genau aufzuschlüsseln. Wie Sie dies umsetzen können, sehen Sie im Muster. 

Muster einer Nebenkostenabrechnung 

Name Absender einfügen (Vermieter) 

Adresse 

Name Adressat einfügen (Mieter) 

Adresse

Betriebskostenabrechnung  

Abrechnungszeitraum: 01.01.JJJJ bis 31.12.JJJJ         

Nutzungszeitraum: TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ 

Abrechnungsobjekt: Adresse, Geschoss, Position Geschoss einfügen 

Gesamtwohnfläche des gesamten Objekts:                             Wohnfläche Mieter in m2: 

Gesamtpersonenzahl:                                                                   Personenzahl Mieter: 

Angaben zu Ihren Wasserzählern nebst fotografischen Belegen:

Wasserverbrauch in m³

Im Überblick (die konkrete Berechnung entnehmen Sie bitte der Tabelle):

Gesamtkosten:                                                                                 7500,00€

Summe anteilige Kosten:                                                               2250,00€

Summe der von Ihnen geleisteten Vorauszahlungen:          1920,00€

Ihre Nachzahlung:                                                                           330,00€

___________________                             ___________________

Ort, Datum                                         Unterschrift Vermieter

Hinweise zur Musterabrechnung

Hinweis zur Kostenaufstellung der Betriebskosten 

Es dürfen nur umlagefähige Positionen eingefügt werden. Diese bestimmen sich nach dem Mietvertrag bzw. nachrangig nach § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV). 

Hinweis zum Verteilerschlüssel 

Es gibt verschiedene Verteilerschlüssel, die möglich sind. Grundsätzlich ist dies die Wohnfläche: Hiermit machen Sie – abgesehen von individuell abzurechnenden Kosten wie Heiz- und Warmwasserkosten – im Verteilerschlüssel nichts falsch. Im Mietvertrag kann geregelt werden, dass bestimmte Betriebskosten nach einem anderen Verteilerschlüssel, z. B. Personen, Wohneinheiten, abgerechnet werden. 

Hinweis zu den Angaben zu Wasserzählern nebst fotografischen Belegen 

Bitte Belege beifügen und aufbewahren! 

Nebenkostenabrechnung Muster-Begleitschreiben

Disclaimer 

Für das Muster kann keine Gewähr übernommen werden. Die oben abgebildeten Muster können lediglich eine Grundlage bilden.

Die tatsächlich umlegbaren Kosten und der Verteilerschlüssel müssen individuell aus dem Mietvertrag entnommen werden. Besondere Vereinbarungen zwischen Vermieter und Mieter sind zu berücksichtigen. Bei Fragen und Unsicherheiten sollte unbedingt anwaltlicher Rat eingeholt werden.