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Nebenkostenabrechnung prüfen - Form, Fristen und Fallstricke

  • 4 Minuten Lesezeit
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Die wichtigsten Fakten

  • Jeder Mieter, der eine Nebenkostenvorauszahlung leistet, muss vom Vermieter eine Abrechnung erhalten.
  • Es dürfen nur die Kosten umgelegt werden, die im Mietvertrag aufgeführt wurden.
  • Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Jahresende erfolgen.
  • Bei Fristversäumnis kann keine Nachzahlung verlangt werden.
  • Gegen eine Nachzahlung können Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung vorgehen.
  • Die Frist für die Nachzahlung bzw. Rückerstattung beträgt in der Regel 30 Tage – kann aber auch vom Vermieter vorgegeben werden.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?

Die Nebenkostenabrechnung ist mitunter der häufigste Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter. Die Abrechnung, die einmal im Jahr erfolgt, gehört zu den Pflichten des Vermieters. Für die Zusammenstellung und anschließende Erteilung der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter vom Ende des Abrechnungszeitraums 12 Monate Zeit.

Beispiel: Sollen die Nebenkosten für das Kalenderjahr 2018 abgerechnet werden, muss die Rechnung spätestens am 31.12.2019 beim Mieter sein. Erhält der Mieter die Abrechnung zu spät, muss er diese unter Umständen nicht bezahlen. Eine solche verspätete Abrechnung ist nur gültig, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass er an der Verspätung keine Schuld trägt.

Welche Nebenkosten dürfen umgelegt werden?

In § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist klar geregelt, welche Nebenkosten umlagefähig sind. Zudem müssen Mieter nur die Betriebskosten zahlen, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Allerding reicht es hierfür aus, dass der Vermieter auf die Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung verweist.
Folgende Betriebskosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Heizung
  • Warmwasser
  • Aufzug
  • Straßenreinigung
  • Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung
  • Ungezieferbeseitigung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtungskosten
  • Hausmeisterkosten
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen
  • Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
  • Waschraum/Waschküche
  • sonstige Betriebskosten 
Zu den umlagefähigen sonstigen Betriebskosten zählen solche Kosten, die laufend anfallen. Diese müssen im Mietvertrag genau bezeichnet werden. Die bloße mietvertragliche Bezeichnung „sonstige Betriebskosten“ reicht dafür nicht aus.

Welche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Die Betriebskostenverordnung regelt zudem auch, welche Kosten der Vermieter nicht umlegen darf (§ 1 BetrKV). Selbst wenn diese Kosten im Mietvertrag enthalten sind, ist diese Regelung unwirksam. Als nicht umlagefähige Nebenkosten zählen unter anderem:

  • Instandhaltungskosten
  • Reparaturkosten
  • Verwaltungskosten
  • Anschlussgebühren
  • Kosten für Leerstand

Welche Verteilerschlüssel gibt es?

Bereits im Mietvertrag sollte festgelegt werden, wie die Nebenkosten verteilt werden. Als Vermieter kann man sich zwischen vier Verteilerschlüsseln entscheiden. Wurde dieser nicht vereinbart, müssen die kalten Betriebskosten (ohne Heizkosten) anteilig nach der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a, Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch/BGB).

Abrechnung nach Verbrauch

Dieser Verteilerschlüssel kann nur bei verbrauchsabhängigen Betriebskosten, z. B. für Kaltwasser, angewendet werden. Hierfür benötigt dann aber jede Mietpartei einen eigenen Wasserzähler. Wird verbrauchsabhängig abgerechnet, müssen in der Betriebskostenabrechnung der Gesamtverbrauch, der Einzelverbrauch und die entsprechenden umlagefähigen Kosten aufgeführt sein.

Werden die Heizkosten über eine zentrale Anlage abgerechnet, müssen i. d. R. mind. 50 Prozent (höchstens 70 Prozent) der Gesamtheizkosten verbrauchsabhängig umgelegt werden. Der restliche Anteil ist nach Wohnfläche zu berechnen.

Abrechnung nach Wohnfläche

Der Verteilerschlüssel nach Anteil der Wohnfläche kann auf sämtliche kalte Nebenkosten angewandt werden. Als Vermieter benötigen Sie die gesamte Wohnfläche aller Wohnungen, die 100 Prozent der Nebenkosten entspricht.

Beispiel: Sie haben ein Haus mit 4 Wohnungen mit insgesamt 300 Quadratmetern. Wohnung 1 verfügt über 60 Quadratmeter, Wohnung 2 über 100 Quadratmeter, Wohnung 3 und Wohnung 4 jeweils über 70 Quadratmeter.

Der Vermieter legt die Nebenkosten nun entsprechend dem Verhältnis um. In diesem Fall wären das für Wohnung 1 z. B. 60 zu 300, das sind 20 Prozent der gesamten Nebenkosten.

Abrechnung nach Personenzahl

Der Vermieter kann ebenso nach Personenzahl die Nebenkosten verteilen. Hierfür muss er natürlich wissen, wie viele Personen in der jeweiligen Wohnung leben.

Beispiel: In Wohnung 1 lebt eine Person, in Wohnung 2 wohnen vier Personen, in Wohnung 3 wohnen zwei Personen und in Wohnung 4 wohnen drei Personen. Insgesamt leben somit zehn Personen in dem Mietshaus, auf die die Nebenkosten umgelegt werden können.

Für die Person in Wohnung 1 bedeutet das, dass sie Nebenkosten mit einem Anteil von 1 zu 10 zahlen muss.

Abrechnung nach Wohneinheit

Wird der Verteilerschlüssel nach Wohneinheit im Mietvertrag vereinbart, kann der Vermieter die kalten Nebenkosten mit dem gleichen Anteil auf alle Wohnungen verteilen. Wird jedoch ein Mieter dadurch unangemessen benachteiligt, gilt wieder die Umlage nach Wohnfläche.

Beispiel: Bei vier Mietwohnungen bedeutet das, dass jeder Mieter unabhängig von der Größe der Wohnung oder der Anzahl der darin lebenden Personen ein Viertel der Nebenkosten tragen muss.

Was muss in der Nebenkostenabrechnung stehen?

Folgende (formelle) Angaben sind zwingend notwendig, damit die Mietnebenkostenabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht:

  • Abrechnungszeitraum
  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Abzug der geleisteten Vorauszahlung durch den Mieter
  • Rückzahlung oder Nachzahlung

Was kann man als Mieter gegen eine fehlerhafte Nebenabrechnung tun?

Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung können Mieter innerhalb eines Jahres bei formellen und inhaltlichen Fehlern Widerspruch einlegen. Kommen dem Mieter einzelne Kosten ungerechtfertigt oder falsch vor, kann er vom Vermieter entsprechende Belege einfordern.

Wenn Sie bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung Fehler entdecken, haben Sie das Recht, Widerspruch einzulegen. Die Abrechnung muss dann neu erstellt werden. Egal, ob die Abrechnung beim zweiten Mal niedriger oder höher ausfällt – Sie müssen am Ende immer nur den niedrigeren Betrag bezahlen.


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