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Nebenkostenabrechnung: Form, Inhalt und die häufigsten Fehler

  • 11 Minuten Lesezeit

Nicht selten kommt es vor, dass die jährliche Nebenkostenabrechnung zu Unstimmigkeiten zwischen Vermieter und Mieter führt. Um dies zu vermeiden, lohnt sich ein genauer Blick auf die Nebenkostenabrechnung. Welche Formvorschriften müssen eingehalten werden, was muss in der Abrechnung stehen und was sind die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung? Rechtsanwalt Dr. Thorsten Lindemann und Rechtsanwalt Dr. Gerrit Müller klären auf.

Nebenkosten und Betriebskosten: Was ist der Unterschied?

Laut Angaben der Statista GmbH leben in Deutschland ca. 58 % der Einwohner zur Miete. Entsprechend hoch ist der Anteil der Einwohner, denen jährlich eine Nebenkostenabrechnung zugeht.

Welche Form und Fristen dabei vom Vermieter einzuhalten sind, was überhaupt umgelegt werden darf und welche Fehlerquellen es gibt, damit beschäftigt sich der nachfolgende Beitrag.  

Dabei geltend die nachfolgenden Ausführungen im Wesentlichen für Wohnraummietverhältnisse. In Gewerberaummietverhältnissen gelten geringere Anforderungen, die daher nicht Thema dieses Beitrages sein können.

Die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten werden häufig synonym verwendet. Tatsächlich verwendet das Gesetz, hier also das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), im Mietrecht nur den Begriff der Betriebskosten. Den Begriff der Nebenkosten kennt das Gesetz im Zusammenhang mit dem Mietrecht nicht. Einen wirklichen Unterschied zwischen den beiden Begriffen lässt sich jedoch nicht ausmachen.  

Häufig findet man eine Unterscheidung dahingehend, dass es sich bei den „Betriebskosten“ nur um die „kalten Betriebskosten“ handeln soll. Dies rührt daher, dass es für die Erfassung und Abrechnung von Heizung und Warmwasser noch ein gesondertes Regelwerk gibt, nämlich die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Unter den Oberbegriff „Nebenkosten“ sollen dann neben den „kalten Betriebskosten“ auch die Kosten der Heizung und des Warmwassers fallen. Eine solche Unterscheidung kennt das Gesetz allerdings nicht, weil hier unter den Begriff der Betriebskosten gerade auch die Kosten der Heizung und des Warmwassers fallen.  

Was Betriebskosten im Sinne des Mietrechts sind, wird durch das Gesetz bestimmt. Betriebskosten sind nur die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen, § 556 Abs. 1 S. 2 BGB bzw. § 1 Abs. 1 S. 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Welche Kosten gehören in die Betriebskostenabrechnung?

Welche Kosten vom Vermieter dann als Betriebskosten umgelegt werden dürfen, bestimmt sich in erster Linie nach der Regelung im Mietvertrag. Erfolgt hier lediglich ein Hinweis darauf, dass der Mieter „die Betriebskosten“ zu tragen hat, ohne dass diese einzeln aufgeführt werden, darf der Vermieter alle in § 2 S. 1 Nr. 1–16 BetrKV aufgeführten Positionen auf den Mieter umlegen. Denn insoweit hat der BGH entschieden, dass bei einer Verwendung eines gesetzlich definierten Begriffes die Parteien des Mietvertrages diesen Begriff auch in diesem Sinne verstanden haben.  

Auch bei einer Verweisung auf die BetrKV oder frühere Regelwerke ist eine wirksame Einbeziehung dieser Kostenpositionen gegeben.  

Eine Auflistung der üblichen Nebenkosten findet sich in § 2 S. 1 Nr. 1–16 der BetrKV. Über die sog. „sonstigen Betriebskosten“ i. S. d. § 2 S. 1. Nr. 17 BetrKV hinaus können aber rein theoretisch noch eine Vielzahl von sonstigen Kosten einbezogen werden, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen von § 556 Abs. 1 S. 2 BGB bzw. § 1 Abs. 1 S. 1 BetrKV erfüllen.  

Umlagefähig sind dann in der Regel folgende Positionen: 

  • Grundsteuer 
  • Wasserversorgung 
  • Haus- und Grundstücksentwässerung 
  • die Heizkosten, d. h., die Kosten des Betriebs einer Heizungsanlage oder der Wärmelieferung 
  • Warmwasserkosten sowie Wartung und Reinigung entsprechender Anlagen 
  • Betriebskosten eines Personen- oder Lastenaufzugs 
  • Straßenreinigung 
  • Müllbeseitigung 
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung 
  • Gartenpflege 
  • Beleuchtung (Außenbeleuchtung, Treppenhaus etc.) 
  • Schornsteinreinigung 
  • Sach- und Haftpflichtversicherung 
  • Hauswart 
  • Betrieb der Gemeinschaftsanlagen 
  • Antennenanlage, wobei hier mittlerweile aufgrund der Sonderregelung des § 556 Abs. 3a BGB auch die Kosten der Glasfaserbereitstellung umlagefähig sind 
  • Betriebskosten der Einrichtungen für die Wäschepflege
Welche Nebenkosten sind steuerlich absetzbar?

Besondere Regelungen im Mietvertrag gehen jedoch vor. Solche können z. B. gegeben sein, wenn nur einzelne Betriebskostenpositionen aufgeführt worden sind und die Aufzählung abschließend sein sollte oder wenn einzelne Betriebskostenpositionen gestrichen wurden.  

Bei den individuellen Heiz- und Warmwasserkosten gibt es die Besonderheit, dass diese in den allermeisten Fällen nach den besonderen Vorgaben der HeizkostenV abgerechnet werden müssen. In der Regel gibt es daher gesonderte Heizkostenabrechnungen, die den Anforderungen der HeizkostenV gerecht werden sollen. 

Nebenkosten: Diese Kosten dürfen nicht umgelegt werden

Kosten, die im Mietvertrag nicht vereinbart worden sind, dürfen vom Vermieter nicht umgelegt werden. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die sonstigen Betriebskosten i. S. d. § 2 S. 1 Nr. 17 BetrKV. Hier ist erforderlich, dass diese in jedem Fall einzeln im Mietvertrag aufgeführt werden.  

Auch solche Kosten, die nicht „laufend“ entstehen, sind nicht umlagefähig. Dies gilt z. B. für eine einmalige Ungezieferbekämpfung.  

Auf einen Leerstand anfallende Kosten sind vom Vermieter zu tragen. Eine Umlage auf die verbleibenden Mieter ist unzulässig.  

Insbesondere sind aber die in § 1 Abs. 2 BetrKV aufgeführten Kosten nicht umlagefähig, da es sich hierbei gerade nicht um Betriebskosten handelt: Dazu zählen zum einen gem. § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV die sog. Verwaltungskosten, wie die Kosten der Hausverwaltung, der Buchführung oder der Kontoführung. Auch soweit der Hausmeister solche Leistungen erbringt, wie z. B. die Beaufsichtigung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten, sind diese Kosten als Verwaltungskosten nicht umlagefähig. Infolgedessen sind nicht die gesamten Hausmeisterkosten umlagefähig, wenn hier nicht eine gesonderte Abrechnung dieser Arbeiten erfolgt.  

Zum anderen zählen zu den nicht umlagefähigen Kosten aber vor allem gem. § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV die Kosten von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten, d. h. Reparaturkosten. Somit sind auch hier die Kosten des Hausmeisters nicht vollständig umlagefähig, wenn dieser auch Reparaturen oder sogar die Renovierung von Wohnungen übernimmt. Auch bei der Aufzugswartung kann es sein, dass bei sog. Vollwartungsverträgen auch Reparaturmaßnahmen vom Vertrag abgedeckt sind. Dann sind auch hier die Kosten der Reparatur nicht als Betriebskosten umlagefähig – die Kosten für den Aufzug also nur teilweise umlagefähig.

Betriebskostenabrechnung: Bis wann muss sie vorliegen?

Der Vermieter muss über die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen „jährlich“ abrechnen, § 556 Abs. 3 S. 1 BGB. Das heißt, dass die Abrechnungsperiode nicht länger als 1 Jahr betragen darf. Die Abrechnungsperiode muss dabei nicht zwingend das Kalenderjahr sein. Auch Abrechnungsperioden, die unterjährig beginnen oder enden, sind zulässig.  

Die Abrechnung hat der Vermieter dann spätestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode dem Mieter zukommen zu lassen, § 556 Abs. 3 S. 2 BGB. Dies gilt insbesondere auch dann, wenn es z. B. – was häufig vorkommt – abweichende Abrechnungsperioden für die Heizkostenabrechnung und die sonstigen Betriebskosten gibt. 

Und auch, wenn der Mieter innerhalb der Abrechnungsperiode auszieht, endet für ihn die Frist zur Vorlage der Abrechnung durch den Vermieter nicht etwa früher, sondern auch erst mit Ablauf eines Jahres nach Ende der gesamten Abrechnungsperiode. 

Maßgeblich ist hierbei der Zugang beim Mieter. Dies ist deshalb so wichtig, weil die Konsequenzen einer verspäteten Abrechnung für den Vermieter nachteilig sind: Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter eine Nachforderung – in der Regel – nicht mehr geltend machen, § 556 Abs. 3 S. 3 BGB. 

Legt der Vermieter überhaupt keine Betriebskostenabrechnung vor, kann der Mieter die Abrechnung geltend machen, ggf. auch gerichtlich. Der Anspruch auf Vorlage einer Nebenkostenabrechnung verjährt aber nach 3 Jahren. Die Verjährung beginnt dabei mit dem auf das Jahr, in dem der Vermieter die Abrechnung hätte spätestens vorlegen müssen, folgenden Jahr, also mit dem Ende der Abrechnungsfrist. 

Auch die Nachforderung des Vermieters oder das Guthaben des Mieters aus einer innerhalb der Abrechnungsfrist vorgelegten Betriebskostenabrechnung verjährt nach 3 Jahren. Die Verjährung beginnt auch hier mit dem auf das Jahr, in dem der Vermieter die Abrechnung vorgelegt hat, folgenden Jahr bzw. mit dem Ende der Abrechnungsfrist.

Welche Verteilerschlüssel gibt es für die Betriebskostenabrechnung?

Nach der gesetzlichen Grundidee des § 556a Abs. 1 S. BGB werden die Betriebskosten grundsätzlich nach dem Verhältnis der Wohnfläche umgelegt.  

Daraus wird abgeleitet, dass bei gemischt genutzten Gebäuden, in denen sich auch Gewerbeflächen befinden, die auf diese Gewerbeflächen entfallenden Kosten im Wege eines sog. Vorwegabzugs abzuziehen sind. In der Regel ist dies nur dort notwendig, wo das Vorhandensein von Gewerbe zu nicht unerheblichen Mehrkosten führt. Dies kann z. B. bei den Aufzugskosten der Fall sein, wenn das Gewerbe, wie bei einer Arztpraxis, über einen erheblichen Publikumsverkehr verfügt oder aufgrund der Art des Gewerbes erhebliche Mehrkosten bei den Versicherungsbeiträgen anfallen. 

Besonderheiten gelten bei vermietetem Wohnungseigentum, wo eine Umlage auch nach dem für die Verteilung zwischen den Wohnungseigentümern jeweils geltenden Maßstab erfolgen darf, § 556a Abs. 3 BGB. 

Soweit Betriebskosten allerdings von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind diese nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt, § 556a Abs. 1 S. 2 BGB. 

Dies gilt in erster Linie für die Heiz- und Warmwasserkosten, wo eine entsprechende Erfassung und Umlage bereits nach der HeizkostenV vorgeschrieben ist. Aber auch bei den Kaltwasserkosten oder den Müllgebühren ist eine solche Abrechnung nach dem erfassten Verbrauch möglich. 

Dabei gilt es allerdings zu beachten, dass z. B. die Umlage nach Personen keine Abrechnung nach dem „erfassten Verbrauch“ i. S. d. § 556a Abs. 1 S. 2 BGB darstellt. 

Die Vertragsparteien können im Mietvertrag oder später regeln, dass alle oder bestimmte Betriebskosten nach einem anderen Verteilerschlüssel abgerechnet werden. In Betracht kommt z. B. die Umlage nach der Anzahl der im Haus wohnenden Personen (Personen, Personentage oder Personenmonate) oder der vorhandenen Wohneinheiten. 

Ein Wechsel des im Mietvertrag vereinbarten Verteilungsschlüssels ist möglich, wenn sich die Parteien darauf einigen oder wenn die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden sollen, der dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder der erfassten unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. Die Erklärung ist dann allerdings nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums und somit nicht rückwirkend zulässig.

Nebenkostenabrechnung prüfen: Das sind die häufigsten Fehler!

Bei der Überprüfung einer Nebenkostenabrechnung und der Frage, ob eine Nachforderung des Vermieters auszugleichen ist, stellt sich zunächst die Frage, ob es hierfür überhaupt eine vertragliche Grundlage gibt.  

Denn nur, wenn eindeutig Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart worden sind, ist der Vermieter zur Abrechnung verpflichtet und kann eine sich ggf. ergebende Nachforderung geltend machen. Denn neben der Verpflichtung zur Zahlung von Vorauszahlungen besteht auch die Möglichkeit, dass sich die Parteien auf eine Pauschale geeinigt haben, § 556 Abs. 2 BGB. Bei der Vereinbarung einer Pauschale schuldet der Vermieter keine Abrechnung und folglich der Mieter auch keine Nachzahlung. Auch ein Anspruch auf Auszahlung eines Guthabens kann der Mieter nicht geltend machen. 

Der Vermieter kann nur dann eine Anpassung der Pauschale verlangen, wenn er sich dies im Mietvertrag ausdrücklich vorbehalten hat und er den Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert, § 560 Abs. 1 BGB. 

Ob eine Nachforderung geschuldet ist, hängt außerdem davon ab, ob die Abrechnung rechtzeitig zugegangen ist. 

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl möglicher Fehler in einer Nebenkostenabrechnung, sodass sich in vielen Fällen die Überprüfung lohnt: 

So kann ein falscher Verteilungsschlüssel angesetzt worden sein, der für den Mieter nachteilig ist. Es können Kosten eingestellt worden sein, die nicht als Betriebskosten umlagefähig sind. Auch können Kosten eingestellt worden sein, die gar nicht in den entsprechenden Abrechnungszeitraum gehören. 

Wenngleich eine Form für eine Nebenkostenabrechnung nicht vorgeschrieben ist und eine solche rein theoretisch auch mündlich erteilt werden könnte, gibt es formelle Mindestanforderungen, die eingehalten werden müssen. Werden sie nicht eingehalten, ist eine Nebenkostennachforderung ausgeschlossen, weil die Abrechnung unwirksam ist.

Formvorschriften Nebenkostenabrechnung

So müssen neben dem Abrechnungszeitraum die Gesamtkosten sowie die auf den Mieter entfallenden Einzelkosten erkennbar sein. Die Vorauszahlungen müssen angegeben werden. Die verwandten Verteilungsschlüssel müssen angegeben, und wenn sie nicht schon aus sich heraus verständlich sind, erläutert werden. Schließlich muss die Abrechnung für einen juristisch und betriebswirtschaftlich nicht vorgebildeten Mieter nachvollziehbar und verständlich sein. Dies kann z. B. dann problematisch sein, wenn es sich um große Abrechnungseinheiten handelt, die aus mehreren Häusern bestehen und bei denen verschiedene Kosten auf unterschiedliche Einheiten umgelegt werden.

Folgende Angaben sollten unbedingt in einer Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden: 

  • Absender und Adressat der Abrechnung 
  • Abrechnungsobjekt 
  • Zusammenstellung der Gesamtkosten 
  • Berechnung des Mieteranteils an den einzelnen Kosten 
  • Ausweis des Guthabens oder des Nachzahlungsbetrages

Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung: Das können Mieter tun

Zunächst gilt es zu beachten, dass Einwendungen vonseiten des Mieters gegen die Nebenkostenabrechnung in der Regel ausgeschlossen sind, wenn er diese nicht bis zum Ablauf von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung gegenüber dem Vermieter erhebt, § 556 Abs. 3 S. 5 BGB. Maßgeblich ist dabei das Monatsende. 

Daher sollte immer zeitnah und begründet Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung erhoben werden. Es reicht nicht aus, wenn der Mieter pauschal „Widerspruch“ erhebt oder behauptet, die Kosten seien etwa „zu hoch“. Vielmehr müssen möglichst detailliert Fehler aufgezeigt werden. Auch müssen bei wiederkehrenden Fehlern die Einwendungen jedes Jahr neu erhoben werden. 

Werden Einwendungen gegen eine Nebenkostenabrechnung geltend gemacht, kann der Mieter bis zur Klärung der Einwendungen ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachforderung geltend machen, sodass er diesen Betrag zunächst nicht ausgleichen muss – jedenfalls in der Höhe nicht, wie er Einwendungen geltend macht. 

Darüber hinaus sollte man als Mieter immer von seinem Recht Gebrauch machen, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen, abzufotografieren oder zu kopieren und sodann zu prüfen oder überprüfen zu lassen. Zahlt ein Mieter nämlich eine Nachforderung aus einer Betriebskostenabrechnung nicht, weil er diese für fehlerhaft hält oder er Fragen diesbezüglich hatte, und hätte er diese Fragen im Rahmen einer Belegeinsicht klären können, kann er sich gegen eine Klage des Vermieters auf Ausgleich der Nachforderung nicht erfolgreich verteidigen. 

Formell fehlerhafte Abrechnungen vermögen generell keine Nachforderung zu begründen. Soweit es sich nur um inhaltliche, d. h., materielle Fehler handelt, wird es in der Regel möglich sein, als Mieter die Korrekturen selbst vorzunehmen und das sich dann ergebende Guthaben bzw. die reduzierte Nachforderung selbst zu berechnen. Ein Anspruch auf Vorlage einer korrigierten Abrechnung besteht jedenfalls dann nicht, wenn die Abrechnung formell ordnungsgemäß war und der Mieter anhand der Belege sowie der ihm vorliegenden Angaben und Informationen die Korrekturen selbst vornehmen kann. 

Dabei steht einem Mieter zunächst nur ein Recht auf Belegeinsicht in die Originalbelege zu. Eine Recht auf Übersendung von Belegkopien besteht in der Regel nur dann, wenn Mieter und Vermieter weit auseinander wohnen oder dem Mieter aus sonstigen wichtigen Gründen eine Belegeinsicht beim Vermieter nicht zumutbar ist. Häufig sind die Vermieter oder Hausverwaltungen aber bereit, Belegkopien zu übersenden. 

Sollten Sie bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung nicht weiterkommen, erhalten Sie Hilfe vom Anwaltverein, den Verbraucherzentralen und selbstverständlich bei auf das Mietrecht spezialisierten Anwälten.

Häufige Fragen und Antworten zur Nebenkostenabrechnung

Warum sollte man seine Nebenkostenabrechnung unbedingt prüfen?

Eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung bzw. der Betriebskostenabrechnung lohnt sich für Mieter, vor allem wenn der Vermieter eine Nachzahlung verlangt. Denn bei Nebenkostenabrechnungen bzw. Betriebskostenabrechnungen kann es zu unterschiedlichen Fehlern kommen, z. B. im Hinblick auf formelle Anforderungen oder auf einzuhaltende Fristen. Aber auch wenn in die Abrechnung nicht umlegbare Kosten einbezogen wurden, kann das die Abrechnung angreifbar machen. Hier kann es u. a. dazu kommen, dass die Nachzahlung dann bei korrekter Abrechnung geringer ausfällt oder man sogar Kosten erstattet bekommt.

Ist es erlaubt, Nebenkosten pauschal abzurechnen?

Vereinbarungen im Mietvertrag, nach denen die „kalten“ Nebenkosten pauschal abgerechnet werden, sind erlaubt. Kosten wie die „warmen“ Betriebskosten für Heizung und Warmwasser zählen nicht dazu. Diese werden separat gemäß der Heizkostenverordnung abgerechnet.

Foto(s): ©Pexels/Andrea Piacquadio; ©anwalt.de/THO

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