Pflichten des Arbeitgebers im Umgang mit Bewerbungsunterlagen

Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens stellt sich für den Arbeitgeber häufig die Frage, wie mit der Vielzahl der eingegangenen Bewerbungsunterlagen der Bewerber umgegangen werden soll.

Auf unverlangt eingehende Bewerbungen braucht der Arbeitgeber nicht zu reagieren. Die Bewerbungsunterlagen sind in einem solchen Fall nur zurückzusenden, wenn der Bewerber einen Freiumschlag beigelegt hat. Eine Rechtspflicht besteht dazu jedoch nicht. Meldet sich der Bewerber innerhalb einer angemessenen Frist nicht erneut, können die Unterlagen vernichtet werden.

Etwas anderes gilt für Bewerbungen, zu denen der Arbeitgeber aufgefordert hat. Dabei spielt es keine Rolle, ob dies allgemein über Inserate oder zum Beispiel über die Agentur für Arbeit erfolgt ist.

Den Bewerbern sind neben einer üblichen Eingangsbestätigung die Unterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig auf Kosten des Arbeitgebers zuzuleiten. Bis dahin sind die Unterlagen sorgsam aufzubewahren.

Denn für den Arbeitgeber bestehen hinsichtlich der vom Bewerber eingereichten Bewerbungsunterlagen Obhuts- und Sorgfaltspflichten. Werden die Unterlagen nicht sorgsam aufbewahrt und entstehen dadurch z.B. Eselsohren, Fettflecken oder dergleichen, können dadurch Schadensersatzansprüche begründet werden. Beide Verhandlungspartner haben darüber hinaus über die ihnen im Zusammenhang mit den Vertragsverhandlungen bekannt gewordenen Geheimnisse Stillschweigen zu bewahren. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, die Bewerbungsunterlagen an Dritte weiterzugeben.

Kommt es zu einer Einstellung eines Bewerbers, werden die Bewerbungsunterlagen Gegenstand der Personalakte.

Da es im Zusammenhang mit Bewerbungen immer wieder zu Streitigkeiten bzw. der Geltendmachung von Verstößen gegen das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz kommen kann, raten wir in jedem Fall dazu, Bewerbungsunterlagen erfolgloser Bewerber nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens mindestens drei Monate aufzubewahren.