Softwarepflegeverträge: Top 5 der Punkte, die zu beachten sind

Kein Unternehmen kommt heutzutage mehr ohne EDV aus. Dabei reicht es nicht, Software einmal zu installieren, vielmehr bedarf diese der regelmäßigen Pflege. Da viele Unternehmen hierfür keine eigenen Mitarbeiter und Ressourcen haben, wird diese Aufgabe meist von externen Dienstleistern erledigt. 

Hier müssen also sogenannte Softwarepflegeverträge abgeschlossen werden. Wir haben einmal fünf Punkte zusammengestellt, auf die hierbei unbedingt geachtet werden sollte:

1. Standardsoftware versus Individualsoftware

Man muss sich im Unternehmen zunächst klarmachen, ob der Pflegevertrag für eine Standardsoftware – etwa für gängige Büroanwendungen – oder für eine zuvor für das Unternehmen individuell erstellte Software abgeschlossen werden soll. 

Die Unterscheidung ist deshalb so wichtig, weil für Standardsoftware Kaufrecht gilt, während bei extra programmierter Software regelmäßig Werkvertragsrecht greift. 

Hier gibt es gravierende rechtliche Unterschiede – etwa in Bezug auf die gesetzlichen Mängelrechte. Da gestaltet sich auch die Pflege der angeschafften Software anders. Bei Standardsoftware geht es meist um das Thema Support und Updates, während es bei Individualsoftware häufig auch um die Beseitigung von Fehlern geht. 

2. Auf welchen Gebieten soll der Beauftragte tätig werden?

In beiden Fällen ist es allerdings ratsam, im Vertrag genau festzulegen, auf welchen Gebieten der Dienstleister überhaupt tätig soll und welche Leistung hierbei genau erbracht werden sollen. So kann ein Unternehmen schließlich für sich entscheiden, sich selbst etwa um Updates zu kümmern, während bei Support und Fehlerbeseitigung externe Hilfe in Anspruch genommen werden soll. 

Wird – wie regelmäßig – der Software-Support vereinbart, sollte auch genau geregelt werden, wie diese Unterstützung erfolgen soll. Gibt es etwa ein Ticketsystem, das das Unternehmen benutzen muss? Wird der Support nur telefonisch und/oder online abgewickelt oder auch ein Vor-Ort-Service angeboten? Gibt es bestimmte Zeitfenster oder einen Rund-um-die-Uhr-Service?

Ist die Fehlerbeseitigung inklusive, ist darauf zu achten, ob der Unternehmer nicht ohnehin (noch) Gewährleistungsrechte aus Kauf oder Werkvertrag hat. Dann hat er schließlich einen Anspruch darauf, dass Mängel kostenlos beseitigt werden.

Auch die Frage, ob, wann und wie die Software auf dem aktuellen Stand bleiben soll und wie Updates ausgeführt werden sollen, sollte möglichst konkret geregelt werden.

3. Mitwirkungspflichten des Kunden regeln

Die meisten dieser Maßnahmen sind ohne eine Mitwirkung des Kunden nicht oder nur sehr schwer durchführbar. Damit es hier später nicht zu unnötigem Streit kommt, sollten auch diese Mitwirkungspflichten möglichst konkret geregelt werden. 

So empfiehlt es sich auch, klare Zuständigkeiten im Betrieb des Kunden zu regeln. Schließlich hat keine Seite ein Interesse daran, dass etwa das dringend notwendige Abstellen eines Systemfehlers, der die ganze EDV lahmlegt, nicht erfolgen kann, etwa weil sich im Unternehmen niemand zuständig fühlt. 

4. Vergütungsmodalitäten klar regeln

Ebenso wichtig wie klare Regeln zum Leistungsumfang sind eindeutige Bestimmungen zur Vergütung, die der Auftragnehmer hierfür erhält. Hier sollte möglichst genau geregelt werden, welche Leistung wie honoriert wird. So können monatliche oder jährliche Grundpauschalen vereinbart werden. 

Für bestimmte Tätigkeiten, etwa vor Ort oder außerhalb der normalen Geschäftszeiten bzw. an Sonn- und Feiertagen können entsprechend höhere Vergütungen vereinbart werden. Auch sollte konkret geregelt werden, wie mit zusätzlichen Kosten, z. B. Reisekosten und Auslage des Auftragnehmers umgegangen werden soll.

5. Laufzeit und Kündigungsmöglichkeiten vereinbaren

Nicht fehlen sollten auch Vertragsklauseln zur Laufzeit des Vertrages bzw. dazu, unter welchen Umständen eine Vertragskündigung für die Vertragsparteien zulässig ist. Wenn z. B. Vorarbeiten seitens des Dienstleisters erforderlich sind, kann eine Regelung dahingehend sinnvoll sein, dass der Pflegevertrag etwa erst mit der Inbetriebnahme von Software beginnt.

Häufig wird auch eine Mindestvertragslaufzeit vereinbart, während dieser eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist. Somit wird Sicherheit für das Unternehmen geschaffen, dass sein Vertragspartner sich jedenfalls für eine gewisse Zeit um die Dinge kümmern muss. Zudem muss beachtet werden, dass eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund durch Vertrag bzw. AGB nicht ausgeschlossen werden kann.

Über die Kanzlei Mutschke:

Die Mutschke Rechtsanwaltsgesellschaft mbH ist eine Kanzlei für Unternehmensrecht und berät ihre Mandanten sowohl in der Gründungsphase als auch im laufenden Geschäft, insbesondere IT-rechtlichen Fragen. Die Kanzlei ist deutschlandweit sowie international tätig und unterhält Büros in Düsseldorf und Bielefeld.