Was haben der FC Bayern und der 1. FC Magdeburg gemein(sam)?

Ein Hinweisgebersystem!

Viele Unternehmen haben sich bereits auf die zukünftigen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes eingestellt, das nun – nach seiner finalen Verabschiedung am 12. Mai 2023 - Mitte Juni 2023 in Kraft treten wird. Es geht zurück auf die Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und schafft ein einheitliches Schutzniveau für sog. Whistleblower, die auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden hinweisen und dafür bislang ggf. Sanktionen ihres Arbeitgebers zu fürchten hatten. Hervorzuheben ist, dass sich der Anwendungsbereich dieses nationalen Gesetzes – im Unterschied zur Richtlinie – nicht auf Verstöße gegen EU-Recht beschränkt, sondern auch straf- und bußgeldbewehrte Verstöße gegen nationales Recht erfasst.

Die wesentlichen Eckpunkte des neuen Gesetzes sind:

1.         Einrichtung von Meldestellen

Unternehmen mit regelmäßig mindestens 250 Beschäftigten müssen unmittelbar nach Inkrafttreten des Gesetzes eine interne Meldestelle implementieren, die durch eigene Mitarbeiter oder durch Dritte betrieben werden kann; Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten erhalten eine Übergangsfrist bis 17. Dezember 2023.

Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen sollen unabhängig agieren können, genießen aber keinen besonderen Kündigungsschutz.

Auf staatlicher Ebene werden externe Meldestellen geschaffen wie z.B. eine allgemeine Meldestelle beim Bundesamt für Justiz und besondere Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten wie z.B. bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen.

2.         Verfahren für die Bearbeitung von Meldungen

Interne wie externe Meldestellen haben weitgehend das gleiche Verfahren einzuhalten:

-           Einrichtung eines Meldekanals für alle Mitarbeiter und mit dem Unternehmen in Kontakt stehenden Personen

-           Bestätigung des Meldungseingangs innerhalb von sieben Tagen

-           Prüfung, ob das Gesetz den gemeldeten Verstoß erfasst und die Meldung stichhaltig ist; Aufrechterhaltung des Kontakts mit dem Hinweisgeber und ggf. Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen

-           Rückmeldung an den Hinweisgeber binnen drei Monaten nach der Eingangsbestätigung über geplante/ergriffene
Folgemaßnahmen (wie z.B. Einleitung interner Untersuchungen, Einstellung oder Abgabe an Behörden), sofern dies
weder interne Nachforschungen noch Rechte von in der Meldung genannter Personen beeinträchtigt

-           Dokumentation der Hinweise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots sowie Löschung drei Jahre nach Abschluss
des Verfahrens

-           Anonymen Meldungen muss nicht nachgegangen werden

3.         Voraussetzungen für den Schutz der hinweisgebenden Person

Hinweisgeber bzw. Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit von Verstößen erfahren und diese melden, werden geschützt, wenn sie

-           eine interne/externe Meldung an die vorgesehenen Stellen erstattet haben,

-           hinreichenden Grund zur Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen wahr sind und

-           die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen oder die
            hinweisgebende Person davon ausgehen durfte.  

Eine „Offenlegung von Informationen“ bzw. die unmittelbare Weitergabe von Informationen über Verstöße an die Öffentlichkeit - ohne vorherige Einschaltung einer Meldestelle - ist nur ausnahmsweise unter bestimmten Umständen zulässig.

Ausdrücklich verboten ist das Melden/Offenlegen unrichtiger Informationen; es verpflichtet den Hinweisgeber im Falle vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verhaltens ggf. sogar zum Schadensersatz.

4.         Umfang des Schutzes nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Das Gesetz bietet Hinweisgebern umfassenden Schutz vor Repressalien bzw. beruflichen Benachteiligungen und sieht zu diesem Zweck eine Beweislastumkehr vor: Ist die Identität der hinweisgebenden Person bekannt, kann bereits ihre Nichtberücksichtigung bei einer anstehenden Beförderung/Versetzung oder die Nichtverlängerung ihres befristeten Arbeitsvertrages als „Repressalie“ gewertet werden, sofern die hinweisgebende Person dies selbst geltend macht. Der Arbeitgeber hat sodann zur Widerlegung der Vermutung sachliche Gründe darzulegen und zu beweisen und ist ggf. sogar schadensersatzpflichtig.

Für die Beschaffung oder den Zugriff auf gemeldete Informationen kann der Hinweisgeber rechtlich nicht zur Verantwortung gezogen werden, wenn er sich nicht bereits durch die Beschaffung oder den Zugriff selbst strafbar gemacht hat. Hat er Anhaltspunkte dafür, dass es der Weitergabe der Informationen bedarf, um einen Verstoß aufzudecken, kann er auch nicht wegen der Verletzung von Verschwiegenheitsverpflichtungen belangt werden.

Das Gesetz schützt schließlich nicht nur den Hinweisgeber selbst, sondern auch die Person, die ihn unterstützt, die selbst Gegenstand der Meldung oder von der Meldung betroffen ist.

5.         Fazit

Mit dem bevorstehenden Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes Mitte Juni 2023 besteht für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten nun dringender Handlungsbedarf. Aber auch Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden sollten sich rasch auf die Pflichten einstellen, die ab dem 18. Dezember 2023 auf sie zukommen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Einrichtung einer internen Meldestelle ggf. der Mitbestimmung des Betriebsrats bedarf und im Falle ihres Fehlens mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 € zu rechnen ist.

Gern stehen wir Ihnen im Hinblick auf die neuen Vorgaben beratend zur Seite und unterstützen Sie im Prozess der Auswahl und Einrichtung einer geeigneten Meldestelle ebenso wie im Falle von konkreten Fragestellungen!

erstellt von Dr. Christine Thilmann