Die korrekte Betriebskostenabrechnung / Nebenkostenabrechungen richtig erstellen - eine Anleitung für Vermieter

Jeder Vermieter hatte bestimmt schon einmal eine Auseinandersetzung wegen einer Betriebskostenabrechnung. Obwohl die korrekte Abrechnung der vertraglich vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen keine unlösbare Aufgabe darstellt, sorgt sie immer wieder für Streitigkeiten, die auch die Juristen beschäftigt – bis hin zum Bundesgerichtshof. Dabei ist die rechtliche Lage eigentlich eindeutig: es gibt genaue Regelungen für die statthaften Kostenpunkte, für Fristen und die formalen Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung.

Alle Vermieter, die eine Nebenkostenabrechnung selbst erstellen wollen, können sich an den folgenden sechs Punkten orientieren, um eine rechtswirksame Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter zu erstellen?

1.    Gibt es eine rechtliche Grundlage?

Vielen Vermietern dürfte nicht bewusst sein, dass die Zahlung von Betriebskosten durch den Mieter nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach der Wertung des § 535 Abs. 1 S. 3 BGB hat der Vermieter – nicht der Mieter – die „auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen“. Zu diesen Lasten gehören auch die Betriebskosten.

§ 556 Abs. 1 S. 1 BGB gestattet jedoch Vermietern abweichend von der gesetzlichen Wertung, die Betriebskosten den Mietern aufzuerlegen. Diese Ausnahme vom Regelfall wird weit überwiegend praktiziert. Nahezu alle uns bekannten Mietverträge enthalten Klauseln, wonach der Mieter die Betriebskosten zu zahlen hat. Fehlt es allerdings an einer rechtswirksam vereinbarten Abwälzung der Betriebskosten auf den Mieter, bleibt der Vermieter auf diesen Kosten sitzen und kann keine Betriebskostenabrechnung erstellen

2.    Welche Nebenkosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden?

Welche Nebenkosten umlagefähig sind und welche nicht, ist in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genau festgelegt.

Es gibt jedoch auch insoweit keine gesetzliche Vermutung, dass Vermieter alle dort aufgelisteten Betriebskosten auf die Mieter umlegen dürfen. Sie benötigen als Vermieter für jede einzelne Position eine Rechtsgrundlage. Gibt es in der Betriebskostenverordnung Nebenkosten, die Sie auch gerne auf die Mieter umlegen würden, die jedoch im Mietvertrag nicht enthalten sind, dürfen diese nicht angesetzt werden. Ist in dem Mietvertrag allerdings eine pauschale Bezugnahme auf § 2 BetrKV erfolgt, reicht das regelmäßig aus, um alle in der Betriebskostenverordnung genannten Nebenkosten umzulegen.

§ 556 Abs. 4 BGB sieht vor, dass nur die in § 2 BetrKV aufgelisteten Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Abweichende Vereinbarungen im Mietvertrag sind daher unwirksam. Anfallende Verwaltungskosten oder Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören nicht dazu.

Sämtliche umlagefähigen Kosten können auch tatsächlich umgelegt werden. Der Vermieter muss keine Art „Eigenanteil“ selbst tragen. Die Höhe der umlagefähigen Kosten ist nur durch das sogenannte „Wirtschaftlichkeitsgebot“ beschränkt.  Der Vermieter ist grundsätzlich gehalten, bei der Bewirtschaftung seines Eigentums auf ein angemessenes Kosten-Nutzen Verhältnis zu achten. Den Mieter trifft jedoch die Darlegungs- und Beweislast, ob eine Verletzung dieses Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit gegeben ist. Ein schlichtes Bestreiten der Angemessenheit und Üblichkeit der Kosten sowie eine lediglich pauschale Behauptung, die Preise für die verschafften Leistungen seien überhöht, genügt insoweit nicht.

Nicht zu den Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung zählen dieKosten der Instandhaltung und Instandsetzung. Eine Instandhaltung bzw. Instandsetzung betrifft Mängel an der Substanz der Immobilie. Die hierfür aufgewandten Kosten dienen alleine dazu, die durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinwirkung entstehenden Mängel zu beseitigen. also die Kosten für Reparaturen.Instandhaltungskosten sind gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV diejenigen, die zur Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterungs- und Witterungseinwirkungen entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen. Umlagefähig sind Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten nur dann, wenn es sich um Kosten einer regelmäßig durchgeführten Maßnahme handelt. Hierunter fallen beispielsweise Kosten für die regelmäßige Dachreinigung zur Beseitigung von Laub oder Wartungskosten von Feuerlöschern oder Rauchmeldern.

Auch Verwaltungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht zu den Betriebskosten und sind daher nicht umlagefähig. Dies gilt insbesondere für die Kosten der Hausverwaltung.

3.    Welche umlagefähigen Kosten sind für den Abrechnungszeitraum angefallen?

Der Abrechnungszeitraum beträgt nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB für Wohnraum ein Jahr, bei Gewerberaum richtet sich der Abrechnungszeitraum nach der jeweiligen Absprache der Mietparteien. In der Regel ist der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr identisch.

Nur die umlagefähigen Kosten, die in dem Abrechnungszeitraum angefallen sind, können in der Betriebskostenabrechnung angesetzt werden.

Für die Frage, wann die Kosten angefallen sind, stehen sich im Wesentlichen zwei Methoden gegenüber: Das „Leistungsprinzip“ stellt darauf ab, welche Kosten für den jeweiligen Zeitraum angefallen sind. Es handelt sich also allgemein um diejenigen Kosten, deren Leistungen in dem Abrechnungszeitraum erbracht wurden. Demgegenüber spielt es beim „Abflussprinzip“ keine Rolle, welchen Abrechnungszeitraum die Kosten betreffen. Hier kommt es auf den tatsächlichen Kostenanfall an. Nach der Rechtsprechung des BGH kann der Vermieter dieAbrechnungsart grundsätzlich frei wählen, also sowohl nach dem Abfluss- als auch nach dem Leistungsprinzip abrechnen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn die Mietparteien bereits im Mietvertrag die Abrechnungsart festgelegt haben.

Den Abrechnungszeitraum müssen Sie als Vermieter in der fertigen Nebenkostenabrechnung ausdrücklich nennen. Ohne Nennung des Abrechnungszeitraums weist die Betriebskostenabrechnung einen formellen Fehler auf und ist nicht wirksam gestellt.

4.    Bis wann müssen die Betriebskosten abgerechnet sein? Welche Fristen gelten?

Bei Wohnraummietverhältnissen beträgt die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Das bedeutet, sobald der Abrechnungszeitraum abgelaufen ist, haben Vermieter von diesem Zeitpunkt an zwölf Monate Zeit, ihrem Mieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erstellen und zu übermitteln. Diese Abrechnungsfrist ist eine sogenannte Ausschlussfrist mit der Folge, dass eine eventuelle Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen ist, wenn die Frist versäumt wurde. Der Mieter hat jedoch weiterhin einen Anspruch auf Erteilung einer Abrechnung, da der Anspruch des Mieters auf Abrechnung durch den Fristablauf nicht berührt wird. Wenn der Mieter eine Erstattung vorausgezahlter Betriebskosten erwartet, wird er diesen Anspruch in der Regel auch geltend machen. Bei Fristversäumnis kann der Vermieter also keine Zahlungen mehr nachfordern, der Mieter eine Erstattung hingegen verlangen.

Bei Mietverträgen über Gewerberäume findet die Ausschlussfrist aus § 556 Abs. 3 BGB keine Anwendung. Es gibt auch keine gesetzliche Frist, innerhalb derer Vermieter verpflichtet sind, die Betriebskostenabrechnung zu erstellen und zu übermitteln. Der BGH entschied jedoch mit Urteil vom 27.01.2010, Az. XII ZR 22/07, dass auch Vermieter von Gewerberäumen zur Abrechnung über Nebenkosten, auf die der Mieter Vorauszahlungen geleistet hat, innerhalb einer angemessenen Frist verpflichtet sind. Diese Frist ende regelmäßig mit Ablauf Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums. 

5.    Erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung mit folgendem Mindestinhalt

Der BGH hat zuletzt mit Urteil vom 29.01.2020, Az. VIII ZR 244/18, seine Rechtsprechung an die formellen Voraussetzungen einer Betriebskostenabrechnung fortgeführt und keine übermäßigen Anforderungen gestellt. Folgende formelle Anforderungen stellt der BGH an Betriebskostenabrechnungen:

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten

2. Angabe und ggf. Erläuterung zum Verteilerschlüssel

3. Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils

4. Angaben zu den geleisteten Vorauszahlungen

5. Darlegung des Abrechnungszeitraums

Diese Anforderungen zielen darauf ab, dass die Betriebskostenabrechnung bereits aus sich heraus ohne weitere Belege verständlich ist. Vermieter sind jedoch nicht verpflichtet, einer Nebenkostenabrechnung sämtliche dazugehörige Belege beizulegen. 

Die Mieter hat jedoch ein Reicht auf Einsichtnahme. Das bedeutet, dass der Mieter sich die Belege in den Räumlichkeiten der Hausverwaltung oder des Vermieters ansehen kann.

Vorlegen muss der Vermieter alle Nachweise, die zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung genutzt wurden: Wartungsverträge, Versicherungsverträge, Rechnungen, Lieferscheine, Ablese-Protokolle, sonstige Verträge mit Dienstleistern und Lieferanten etc. Handelt es sich um eine vermietete Eigentumswohnung, so gehören die Beschlüsse der Wohnungseigentümer-Gemeinschaft nicht zu den Unterlagen, die der Vermieter zugänglich machen muss.

Der Mieter hat zwar das Recht, die Unterlagen einzusehen, aber nicht, sie mitzunehmen. Er kann jedoch Kopien und Abschriften anfertigen, dies abfotografieren bzw. sich dazu Notizen machen. Der Vermieter ist allerdings nicht verpflichtet, dem Mieter eigene Kopiergeräte zur Verfügung zu stellen. Tut er das doch, können pro Kopie bis zu 50 Cent verlangt werden.

6.    Stellen Sie die Betriebskostenabrechung Ihrem Mieter zu

Die fertiggestellte Betriebskostenabrechnung ist zuletzt nur noch an den Mieter zu übersenden. Natürlich ist auch eine persönliche Übergabe möglich. Entscheidend ist allein, dass Sie den rechtzeitigen Zugang innerhalb der Abrechnungsfrist beweisen können. Hierfür reicht es aus, wenn Sie beim Einwurf der Betriebskostenabrechnung in den Briefkasten des Mieters einen Zeugen dabei haben, der den Inhalt und den Zeitpunkt  des Einwurfs bestätigen kann. Bestenfalls lassen Sie sich den Empfang durch den Mieter schriftlich bestätigen.