Die Textform kommt ins Arbeitsrecht – wird jetzt alles besser?

Am 13. März 2024 wurde das 4. Bürokratieentlastungsgesetz [BEG IV] beschlossen. Neben zahlreichen gesetzlichen Änderungen und Entlastungen soll dabei auch die Schriftform an vielen Stellen durch die Textform ersetzt werden. Insbesondere für das Arbeitsrecht soll der Wegfall der Schriftform entscheidende Erleichterungen bringen, etwa bei Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen. Was sich ändert und ob es die erhoffte Erleichterung bringt, dazu nachfolgend mehr.

Wechsel von Schriftform zu Textform

Doch worin liegt überhaupt der Unterschied, zwischen den verschiedenen Formen?

Die Schriftform des § 126 BGB setzt eine eigenhändige Unterschrift auf der (Vertrags-)Urkunde voraus. Eine eingescannte oder eingefügte Unterschrift genügt hierbei nicht, ebenso wenig eine später übersandte Kopie des Originals. Im Arbeitsrecht wird die Schriftform insbesondere bei Kündigungen und bei der Befristung von Arbeitsverträgen relevant. Werden hier die Voraussetzungen der Schriftform nicht beachtet, ist die jeweilige Erklärung allein schon aus diesem Grund unwirksam.

Die Textform nach § 126b BGB hingegen benötigt keine eigenhändige Unterschrift. Sie setzt voraus, dass es sich um eine lesbare Erklärung handelt, die den Erklärenden nennt und die dauerhaft auf einem Datenträger abgegeben wird. Es kommen somit auch E-Mails, Fax, SMS oder Chat-Nachrichten in Betracht.

Änderung des Nachweisgesetzes

Doch war die Schriftform bislang überhaupt für den Abschluss von Arbeitsverträgen notwendig? Nein, denn grundsätzlich können Arbeitsverträge auch heute schon mündlich, per Handschlag, per SMS oder durch die Arbeitsaufnahme geschlossen werden. Ein bestimmtes Formerfordernis für den Arbeitsvertrag an sich besteht also nicht. Worin liegt dann aber die geplante Erleichterung durch die Textform?

Spätestens seit der Gesetzänderung zum 01. August 2022 wurde das Nachweisgesetz ein großes Thema. Durch § 2 Abs. 1 des Nachweisgesetzes werden Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten und diese dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dies betrifft dabei beispielsweise die geschuldete Tätigkeit, Arbeitszeit und -ort, vereinbarte Pausenregelungen oder das Verfahren nach einer Kündigung. Die wesentlichen Bedingungen, die demnach im Arbeitsvertrag relevant werden, mussten so oder so unter Wahrung der Schriftform festgehalten werden. Dies führte letztlich dazu, dass Arbeitsverträge auch direkt in Schriftform abgeschlossen wurden, um sich zusätzliche Arbeit zu ersparen.

Durch die nun beschlossene Änderung soll für den Nachweis der wesentlichen Bedingungen die Textform genügen. Dies führt grundsätzlich dazu, dass Arbeitsverträge wieder in Gänze digital abgeschlossen werden können. Voraussetzung hierfür sei jedoch, dass das Dokument für die Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- und Empfangsnachweis erhält. Auf die genaue Umsetzung wird man dabei achten müssen, insbesondere bei E-Mails ist ein Empfangsnachweis regelmäßig schwierig. Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber zudem auch weiterhin einen schriftlichen Nachweis der Vertragsbedingungen erbringen.

Eine Ausnahme gilt zudem für Arbeitnehmer, welche im Bereich des § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz tätig sind. Dies betrifft insbesondere das Bau-, Transport- und Logistikgewerbe sowie Schausteller, das Wach- und Sicherheitsgewerbe und das Gaststättengewerbe. In den in § 2a Abs. 1 benannten Bereichen muss auch weiterhin der Arbeitsvertrag bzw. der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Schriftform erfolgen.

Weiterhin Schriftform bei befristeten Arbeitsverträgen

Für den wirksamen Abschluss eines befristeten Arbeitsverhältnisses bleibt die Schriftform auch weiterhin eine wesentliche, formelle Voraussetzung. Wird bei der Vereinbarung einer Befristung die Schriftform nicht gewahrt, so ist die Befristung allein schon aus diesem Grund unwirksam – und das Arbeitsverhältnis wurde somit unbefristet abgeschlossen.

Sofern die neue Regelung somit für Arbeitsverträge die Textform genügen lässt, so gilt dies lediglich für die unbefristeten Arbeitsverträge. In Arbeitsverträgen findet sich jedoch regelmäßig auch die Regelung, dass das Arbeitsverhältnis ohne Kündigung endet, sobald der Arbeitnehmer das Renteneintrittsalter erreicht hat. Bei einer solchen Rentenklausel handelt es sich jedoch ebenfalls um eine Befristung, welche mit Eintritt des entsprechenden Alters eintritt.

Sofern Arbeitgeber diese Klausel demnach weiterhin in Ihren Arbeitsverträgen verwenden möchten, bedarf es hierfür wiederum der Schriftform. Ein digitaler Arbeitsvertrag unter Verwendung der Rentenklausel würde dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis auch über das Rentenalter hinaus fortbesteht. Dies kann der Interessenlage beider Arbeitsvertragsparteien durchaus widersprechen.

Änderungen beim Arbeitszeugnis

Auch Arbeitszeugnisse sind von der Gesetzesänderung betroffen. Denn bislang war in § 109 der Gewerbeordnung sowie in § 630 BGB festgelegt, dass das Arbeitszeugnis schriftlich erteilt werden muss. Die Erteilung in elektronischer Form wurde explizit ausgeschlossen.

Auch hier soll eine Erleichterung eintreten, indem die Zeugniserteilung zukünftig auch in elektronischer Form nach § 126a BGB ermöglicht wird. Diese setzt voraus, dass das elektronische Dokument den Namen des Ausstellers beinhaltet und mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur versehen wird. Voraussetzung hierfür ist zudem, dass der Verpflichtete der Nutzung der elektronischen Form zugestimmt hat. In welcher Form diese Zustimmung letztlich erfolgen muss oder darf ist dabei nicht konkret geregelt.

Aus der Nutzung der elektronischen Signatur darf des Weiteren kein Rückschluss darauf gezogen werden, dass das Arbeitszeugnis rückdatiert wurde. Insbesondere bei arbeitsgerichtlichen Verfahren, in denen das Arbeitszeugnis regelmäßig im Rahmen des Vergleichs rückwirkend erteilt wird, oder auch bei der bloßen Korrektur eines Arbeitszeugnisses, steht dies somit einer elektronischen Zeugniserteilung entgegen. In diesen Fällen wird somit auch weiterhin ein schriftliches Arbeitszeugnis zu erteilen sein. Die Auswirkungen der Gesetzesänderung halten sich insbesondere in den streitigen Fällen daher zunächst in Grenzen.

Fazit

Die Gesetzesänderung und insbesondere die Ersetzung der Schriftform durch die Textform sollen den bürokratischen Aufwand in Arbeitsverhältnissen reduzieren. Grundsätzlich ist dies auch durchaus erkennbar - wie viel Erleichterung es zukünftig jedoch tatsächlich mit sich bringt bleibt vorerst abzuwarten. Insbesondere mit Blick auf Befristungen und entsprechende Rentenklauseln wird auch weiterhin ein schriftlicher Arbeitsvertrag nötig sein. Eine Erleichterung hinsichtlich der Zeugniserteilung wird wohl ebenfalls nur in den Fällen eintreten, in denen sich die Vertragsparteien einig sind bzw. in denen es nicht zu einer langwierigen, gerichtlichen Auseinandersetzung kommt.

Sie haben Fragen zu Ihrem Arbeitsvertrag, einem Arbeitszeugnis oder benötigen Unterstützung in einem arbeitsrechtlichen Fall? Ich berate und vertrete Sie gern. Schreiben Sie mir jederzeit gern eine E-Mail an info@kanzlei-apitzsch.de , über das Anwalt.de Profil oder rufen Sie mich einfach an unter 0341 234 60 119. Gemeinsam finden wir die bestmögliche Lösung für Ihr Anliegen.