Häufige Fehlerquellen bei der Betriebskostenabrechnung ​("Nebenkostenabrechnung")

Die Betriebskostenabrechnung (im folgenden BKA) ist sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter von besonderem Interesse. Oftmals wird die Betriebskostenabrechnung auch umgangssprachlich als Nebenkostenabrechnung bezeichnet.

Um Ernüchterung seitens der Vermieter zu vermeiden, gilt es beim Erstellen der BKA einige Kriterien zu beachten, zu dem Zweck formelle und materielle Mängel zu verhindern.

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen, § 1 BetrKV. Die Betriebskosten sind in § 2 BetrKV aufgelistet.

Beim Mietverhältnis werden die Betriebskosten üblicherweise monatlich vom Mieter an den Vermieter vorausgezahlt. Gleichzeitig ist es Aufgabe des Vermieters für jedes Kalenderjahr eine BKA zu erstellen. Sinn dahinter ist, etwaige Differenzen zwischen vorausgezahlten und tatsächlich entstandenen Betriebskosten, auszugleichen. Davon ist zwingend die Kostenvereinbarung einer Pauschale zu unterscheiden.

I. Formelle Mängel 

Ein formeller Mangel liegt vor, wenn die BKA unverständlich und unübersichtlich ist. Das ist dann der Fall, wenn für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter ohne besondere fachspezifische Vorkenntnisse die Abrechnung nicht nachvollziehbar und verständlich ist (BGH, Urteil v. 27.11.2002 – VIII ZR 108/22).

Nach der Rechtsprechung des BGH genügt die BKA grundsätzlich den formellen Anforderungen, wenn sie den allgemeinen Kriterien des § 259 Abs. 1 BGB entspricht, sich also aus einer geordneten Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben zusammensetzt (BGH, Urteil vom 29.01.2020 – VIII ZR 244/18; BGH, Urteil v. 20.01.2016 – VIII ZR 93/15).

Zu den Mindestangaben für eine formell wirksame BKA zählen laut BGH, Urteil vom 29.01.2020 – VIII ZR 244/18 eine

• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• die Angabe und Erläuterung des zu Grunde gelegten Verteilerschlüssels, 
• die Berechnung des Mieteranteils sowie 
• die Angabe und Abzug bereits geleisteter Vorauszahlungen. 

Zu den häufigsten formellen Mängeln zählen weiter die falsche Bestimmung des Abrechnungszeitraums sowie das Nichteinhalten der Abrechnungsfrist. Nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB muss der Vermieter dem Mieter die BKA spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Ist der Abrechnungszeitraum identisch mit dem Kalenderjahr, so muss der Mieter die BKA spätestens am 31.12. des Folgejahres erhalten.

Folgen formeller Mängel

Liegen formelle Mängel bei der BKA vor, führt dies in den meisten Fällen zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung.

Ausnahmsweise entsteht aus einem formellen Fehler nur eine Teilunwirksamkeit, wenn nur einzelne Nebenkostenpositionen betroffen sind und diese von der Gesamtabrechnung abgegrenzt werden können.

Darüber hinaus entstehen bei fehlerhafter BKA Rechte des Mieters gegen den Vermieter. Dem möchte man als Vermieter in der Regel tunlichst entgegenwirken.

II. Materielle Mängel

Zu den häufigsten materiellen Mängeln zählen:

• Falscher Verteilerschlüssel
• Nicht umlagefähige Betriebskosten
• Fehlerhafte Flächenangaben
• Gesamtbetrag nicht korrekt berechnet
• Falschbezeichnungen von Kostenpositionen

Folgen materieller Mängel

Materielle Mängel betreffen die inhaltliche Wirksamkeit der BKA. Sie stehen aber nicht der Wirksamkeit entgegen und können prinzipiell korrigiert werden. Somit stellen materielle Mängel grundsätzlich auch kein Hindernis in Bezug auf die Fälligkeit der Zahlungsforderung des Vermieters dar.

Dem Mieter kann jedoch unter Umständen ein Anspruch auf Neuberechnung zustehen.

Materielle Fehler muss der Mieter dem Vermieter aber spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen, § 556 Abs. 3 S. 4 BGB.

Für Vermieter lohnt es sich in jedem Fall die oben genannten Kriterien bei der Aufstellung der BKA zu beachten. Mit wenig Aufwand können rechtliche Streitigkeiten mit dem Mieter verhindert werden. Wichtig ist stets zwischen formellem und materiellem Mangel abzugrenzen. Damit steht und fällt im Zweifelsfall die Wirksamkeit der BKA.

III. Vorgehen in der Praxis

Sicherlich ist es sinnvoll anwaltliche Hilfe bei der Prüfung und Durchsetzung von Ansprüchen aus der Betriebskostenabrechnung hinzuzuziehen. Beachtet werden soll die Widerspruchsfrist des Mieters gegen fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen. Sollten Zahlungen geleistet werden, so sollten diese ausdrücklich unter Vorbehalt der Rückforderung erfolgen.

Herr Rechtsanwalt Felix Kushnir, Blumenstr. 1, 80331 München ist im Miet- und WEG-Recht und allgemeinem Zivilrecht spezialisiert und vertritt eine Vielzahl von Mandanten bei miet- und wohnungseigentumsrechtlichen Fragestellungen.