Hausverwaltung wechseln: Ein Leitfaden für Wohnungseigentümer

Um die Hausverwaltung zu wechseln, muss zunächst eine Eigentümerversammlung einberufen werden, da die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) über den Wechsel und über die Kündigung des Verwaltervertrags jeweils einen Beschluss fassen muss. Das kann auf der einmal im Jahr stattfindenden ordentlichen Eigentümerversammlung geschehen oder die WEG beruft zu diesem Zweck eine außerordentliche Versammlung ein.  

Hausverwaltung wechseln: Eigentümerversammlung einberufen

Neben der regulären Jahresversammlung kann eine Eigentümerversammlung immer dann einberufen werden, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer die Einberufung „in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe“ verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Was aber, wenn sich der Verwalter weigert, eine Versammlung einzuberufen, auf der er abgewählt werden soll? Für diesen Fall hat das Gesetz vorgesorgt: Nicht nur der Verwalter, auch der Verwaltungsbeirat – sofern vorhanden – kann die Eigentümerversammlung einberufen. Ansonsten kann auch ein Wohnungseigentümer, der durch Beschluss dazu ermächtigt wurde, die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). 

Die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung beträgt drei Wochen. Die Einladung muss alle Tagesordnungspunkte (TOP) enthalten, über die in der Versammlung ein Beschluss gefasst werden soll. Beschlussvorschläge, über die die Gemeinschaft abstimmen soll, müssen vor Beginn der Einladungsfrist schriftlich und begründet bei der Hausverwaltung eingegangen sein, sonst werden sie nicht auf die Tagesordnung gesetzt. Das bedeutet, dass die WEG für einen Verwalterwechsel einige Zeit einplanen muss, da bestimmte Fristen einzuhalten sind.

Wechsel der Hausverwaltung: Schritt für Schritt

Für den Wechsel der Hausverwaltung sind insgesamt vier Beschlüsse erforderlich: 

• Beschluss über die Abberufung der bisherigen Hausverwaltung 

• Beschluss über die Kündigung des bestehenden Verwaltervertrages  

• Beschluss über die Wahl und Bestellung eines neuen Verwalters 

• Beschluss über den Abschluss eines Verwaltervertrages mit dem neuen Verwalter 

Am einfachsten ist es, alle vier Beschlüsse in einer einzigen Eigentümerversammlung zur Abstimmung zu stellen. Für die Beschlüsse ist jeweils eine einfache Mehrheit erforderlich, das bedeutet, mehr als 50 % der anwesenden Stimmberechtigten müssen für den Beschluss stimmen. 

Schritt 1: Abberufung der Hausverwaltung 

Seit der Reform des Wohnungseigentümergesetzes (WEG) 2020 brauchen Eigentümer keinen wichtigen Grund mehr, um einen Verwalter abzuberufen. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden (§ 26 Abs. 3 S. 1 WEG). Wird der Verwalter abberufen, endet sein Verwaltervertrag – unabhängig von der vereinbarten Laufzeit – spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Im Verwaltervertrag kann aber auch eine kürzere Kündigungsfrist vereinbart sein, mit der der Vertrag vorzeitig beendet werden kann. 

Schritt 2: Kündigung der Hausverwaltung 

Nach dem Beschluss über die Abberufung des Verwalters müssen die Wohnungseigentümer über die (ordentliche) Kündigung des Verwaltervertrages abstimmen. Liegt ein wichtiger Grund vor, kann der Verwaltervertrag auch fristlos gekündigt werden. In diesem Fall fassen die Eigentümer auf der Versammlung den Beschluss zur außerordentlichen Kündigung des Verwaltervertrags. Eine fristlose Kündigung oder Kündigung aus wichtigem Grund kommt beispielsweise in Betracht, wenn den Eigentümern eine weitere Zusammenarbeit mit dem bisherigen Verwalter nicht mehr zugemutet werden kann. Das ist z. B. der Fall, wenn der Verwalter vertragswidrig handelt oder grobe Pflichtverletzungen begeht. Die Frist zur Kündigung aus wichtigem Grund beträgt bei einer WEG zwei Monate ab Kenntnis des Grundes (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99). Lesen Sie in unserem Ratgeber mehr darüber, was bei der Kündigung einer Hausverwaltung zu beachten ist.  

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Schritt 3: Wahl einer neuen Hausverwaltung 

Im nächsten Schritt wird der Beschluss gefasst, eine neue Hausverwaltung zu wählen. Die zur Wahl stehenden Hausverwaltungen haben die Möglichkeit, sich auf der Eigentümerversammlung vorzustellen und Fragen zu beantworten. In der Einladung zur Eigentümerversammlung müssen die möglichen neuen Verwalter vorgestellt werden, damit sich die WEG vor der Abstimmung über die Kandidaten informieren kann. Auch die jeweiligen Vertragsangebote müssen den Eigentümern vor der Abstimmung bekannt sein.  

Bei der Wahl einer neuen Hausverwaltung reicht es nicht aus, nur ein Angebot einzuholen. Wie der Bundesgerichtshof klargestellt hat, müssen Angebote verschiedener Hausverwaltungen zum Vergleich vorliegen (BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10). Die Auswahl einer neuen Hausverwaltung ist im Übrigen Sache der Eigentümer. Der bisherige Verwalter ist nicht verpflichtet, bei der Suche nach einem Nachfolger behilflich zu sein. 

Schritt 4: Bestellung der neuen Hausverwaltung 

In einem letzten Schritt fasst die Eigentümergemeinschaft den Beschluss über die Bestellung einer der zur Wahl stehenden Hausverwaltungen. Auch wenn die WEG in der Eigentümerversammlung den bisherigen Verwalter abberuft, läuft dessen Vertrag noch bis zu sechs Monate weiter. In dieser Zeit erhält er also noch Geld von der Eigentümergemeinschaft. 

Den Vertrag mit dem neuen Verwalter schließt in der Regel der Verwaltungsbeirat ab. Gibt es keinen Beirat, muss die WEG durch Beschluss mindestens einen Eigentümer ermächtigen, den Vertrag in ihrem Namen zu unterzeichnen. 

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Wozu ist der abberufene Verwalter noch verpflichtet?

Wird ein Hausverwalter abberufen, kann er seine Tätigkeit nicht einfach einstellen. Bis sein Vertrag endet, muss er weiterhin seine Pflichten als Verwalter erfüllen. Bis die neue Verwaltung ihn ablöst, muss der bisherige Verwalter zudem dafür sorgen, dass die Übergangphase – „Nachwirkung und Abwicklung“ genannt – reibungslos verläuft. Das beinhaltet: 

• gegebenenfalls die Erstellung ausstehender Jahresabrechnungen: „Scheidet der Verwalter im Laufe des Wirtschaftsjahres aus seinem Amt aus, schuldet er […] die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr“ (Bundesgerichtshof, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17). 

• die Herausgabe von Unterlagen und Vermögen der WEG: Nach seiner Abberufung muss der bisherige Verwalter ohne schuldhaftes Verzögern alle Unterlagen im Original an die neue Hausverwaltung herausgeben. Dazu gehören Teilungserklärungen, Beschlusssammlungen usw. Darüber hinaus hat der scheidende Verwalter auch das Vermögen der Eigentümergemeinschaft, also alle Konten, herauszugeben.  

• Auskunftspflicht: Der abberufene Verwalter muss dem neu gewählten Verwalter Informationen über die Immobilie, das WEG-Vermögen o. Ä. geben, wenn diese nicht aus den Unterlagen ersichtlich sind. 

Die Wohnungseigentümer haben mit der Nachwirkung und Abwicklung nichts zu tun und müssen sich auch nicht um die Aushändigung oder Abholung von Unterlagen kümmern. 

Was ist bei einem Wechsel der Hausverwaltung zu beachten?

Sie sind mit Ihrer Hausverwaltung unzufrieden? Bevor Sie als Wohnungseigentümer einen Antrag auf Abberufung der Hausverwaltung stellen, sollten Sie sich zunächst erkundigen, ob es Ihren Miteigentümer ähnlich geht. Suchen Sie im Vorfeld das Gespräch mit anderen Mitgliedern der WEG und sprechen Sie über Ihren Eindruck. Je breiter der Wunsch nach einem Wechsel ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass eine Mehrheit in der Eigentümerversammlung dem Verwalterwechsel zustimmt.

Die Auswahl eines neuen Hausverwalters ist ein entscheidender Schritt, der gut überlegt sein sollte, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Wohnungseigentümergemeinschaft bestmöglich zu erfüllen. Die WEG sollte bereits vor der Abberufung des Verwalters nach Ersatz suchen. Achten Sie bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung auf deren Erfahrung, Ruf und Leistungen. Fragen Sie nach Referenzen und holen Sie gegebenenfalls Empfehlungen anderer WEGs ein. Nutzen Sie auch Online-Plattformen und Foren, um nach Bewertungen und Erfahrungen mit potenziellen Hausverwaltern zu suchen. Vergleichen Sie sorgfältig das Preis-Leistungsverhältnis der Verwalter.

Gründe für einen Wechsel der Hausverwaltung

Es gibt viele Gründe, warum Wohnungseigentümer mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden sind und über einen Wechsel nachdenken. Macht der Verwalter seine Arbeit schlecht, leidet nicht nur die Zufriedenheit der Eigentümer und Bewohner, sondern auch der Zustand der Immobilie. Immer wieder kommt es zu Zerwürfnissen zwischen WEG und Verwalter wegen: 

• fehlender Kommunikation und Transparenz: Eine effektive Kommunikation zwischen der Verwaltung und den Wohnungseigentümern ist entscheidend für eine reibungslose Zusammenarbeit. Wenn jedoch Informationen zurückgehalten werden, keine regelmäßige Berichterstattung erfolgt oder der Verwalter in dringenden Angelegenheiten nicht erreichbar ist, entsteht Misstrauen. Auch nicht nachvollziehbare Entscheidungen oder eine undurchsichtige Buchführung können das Vertrauen der Eigentümergemeinschaft erschüttern. Ein Verwalterwechsel kann in solchen Fällen eine Lösung sein, um eine offene und transparente Kommunikation zu gewährleisten. 

• Leistungsmängeln: Die Qualität der erbrachten Verwaltungsleistungen spielt eine zentrale Rolle für die Zufriedenheit der Wohnungseigentümer. Mangelnde Effizienz, nachlässige Instandhaltung und unzureichende Bearbeitung von Anliegen können zu Frustration führen. Setzt der Verwalter Beschlüsse der WEG nicht oder nur verzögert um, ist dies ein weiterer Grund, zu einer Verwaltung zu wechseln, die einen höheren Standard an Professionalität und Servicequalität bietet. 

• zu hoher Kosten: Oftmals sind finanzielle Aspekte ausschlaggebend für die Entscheidung, die Hausverwaltung zu wechseln. Denn auch hier sind die Kosten in den letzten Jahren teilweise stark gestiegen. Wird das Preis-Leistungsverhältnis als ungerechtfertigt empfunden oder führen unklare Gebühren zu Konflikten, suchen Wohnungseigentümer häufig nach wirtschaftlich besseren Alternativen.  

Das sind nur einige der Gründe, die Wohnungseigentümer veranlassen können, einen Wechsel der Hausverwaltung in Betracht zu ziehen. Vor einer endgültigen Entscheidung ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Erwartungen der Eigentümergemeinschaft zu kennen, um sicherzustellen, dass der neue Verwalter diese optimal erfüllen kann. 

(THH)