Müssen Arbeitgeber Daten ausgeschiedener Mitarbeiter löschen?

Im Laufe seines Beschäftigungsverhältnisses kann ein Arbeitnehmer eine große Menge an Daten sammeln, beispielsweise persönliche Inhalte auf dem firmeneigenen PC-System in Form von E-Mails oder Fotos oder auch die Personalakte. 

Kommt es zum Austritt des Mitarbeiters aus dem Unternehmen – sei es aufgrund einer Kündigung oder wegen des Eintritts in den Ruhestand –, sollte sowohl er als auch sein Arbeitgeber den Umgang mit diesen Daten kennen. 

Offboarding-Prozess ist für Mitarbeiteraustritt nötig

Für das sogenannte Offboarding – also den Austritt eines Angestellten aus einem Unternehmen – bedarf es eines strukturierten Prozesses. Insbesondere unerwartete Kündigungen von Arbeitnehmern können eine Gefahr für den Datenschutz des Betriebs darstellen. Bereits beim Onboarding, also beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters, sollte vonseiten des Unternehmens eine Übersicht über die bereitgestellten Arbeitsmittel, Zutritts- und Zugriffsrechte erstellt werden. 

Dem scheidenden Mitarbeiter sollte beispielsweise eine konkrete Frist zur Rückgabe von unternehmenseigenen Geräten wie Notebook oder USB-Stick gesetzt werden. Des Weiteren sollten im Zuge des Austritts des Arbeitnehmers dessen Zutritts- und Zugriffsrechte auf sämtliche Systeme und Daten schnellstmöglich deaktiviert bzw. gelöscht werden. 

Damit ein Unternehmen im Rahmen des Mitarbeiteraustritts auf der datenschutzrechtlich sicheren Seite ist, sollte dieser Offboarding-Prozess mithilfe des firmeneigenen Datenschutzbeauftragen abgestimmt und standardisiert werden.

Wie ist mit dem E-Mail-Postfach des Angestellten umzugehen?

Im Zuge des Austritts des Mitarbeiters sollte das Unternehmen auch an dessen E-Mail-Postfach denken. Ab dem ersten Tag der Abwesenheit des Angestellten sollte eine Abwesenheitsbenachrichtigung in seinem E-Mail-Programm aktiviert werden, um auf seinen Austritt und zugleich auf einen neuen Ansprechpartner hinzuweisen.

Das Unternehmen sollte dem Angestellten vor seinem Austritt die Möglichkeit geben, private E-Mails vom Firmen-PC zu löschen – gegebenenfalls auch mithilfe des Datenschutzbeauftragten. Nachdem der Mitarbeiter die Firma verlassen hat, sollte vonseiten der IT-Abteilung dessen E-Mail-Adresse sowie das E-Mail-Postfach deaktiviert werden.

Löschen der Personalakte des Mitarbeiters – was gilt?

Beim Ausscheiden des Angestellten sollte das Unternehmen die Personalakte nicht sofort entsorgen – die Aufbewahrungsfrist der Akte kann bis zu zehn Jahre gelten. Sie sollte für mindestens drei Jahre, nachdem das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde, aufbewahrt werden. Steuerlich relevante Unterlagen, insbesondere Lohnabrechnungen, sind laut § 41 Einkommensteuergesetz (EStG) mindestens sechs Jahre aufzubewahren.

Erst nach drei Jahren verjähren etwaige Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, wie beispielsweise das Einfordern des Arbeitszeugnisses vonseiten des ehemaligen Beschäftigten. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, sollte das Unternehmen auf ein datenschutzkonformes Vernichten der Unterlagen achten.

Welche Daten sollte der Arbeitnehmer beim Austritt selbst löschen?

Nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch der Mitarbeiter selbst sollte beim Offboarding Daten löschen. Befinden sich beispielsweise auf dem betrieblichen Handy noch private Daten wie Bilder, Nachrichten oder Kontaktdaten, sollten diese entfernt werden. Private E-Mails im Posteingang des Firmencomputers sollten ebenso gelöscht werden. Dasselbe gilt für persönliche Daten, die sich auf dem Laufwerk des Firmencomputers befinden. Des Weiteren sollten persönliche Unterlagen am individuellen Arbeitsplatz des Angestellten entfernt werden.

Was sollte der Mitarbeiter bei seinem Austritt zurückgeben?

Bei seinem Austritt sollte der Angestellte nicht nur Daten löschen, sondern auch Geräte zurückgeben. Hat er während seiner Tätigkeit einen Dienstwagen gefahren, muss er das Fahrzeug bei seinem Ausscheiden zurückgeben. Befinden sich noch private Routenplanungen auf dem Navigationsgerät des Firmenwagens, sind diese ebenfalls zu löschen.

Wurde dem Mitarbeiter vonseiten des Unternehmens ein Laptop, Smartphone, Tablet oder ein USB-Stick zur Verfügung gestellt, sollte er auch diese Geräte zurückgeben. Hat er beim Eintritt einen Mitarbeiterausweis oder einen Schlüssel für das Unternehmen bzw. Büro erhalten, ist dieser ebenso abzugeben. Das Unternehmen sollte dem ausscheidenden Mitarbeiter außerdem seine Zugriffsrechte auf Software und Hardware sowie auf Laufwerke entziehen.