Newsletter – was muss rechtlich beachtet werden?

Newsletter sind immer noch ein beliebter, schneller und vor allem kostengünstiger Weg, mit seinen Kunden Kontakt zu halten. In rechtlicher Hinsicht war hier schon immer einiges zu beachten. Fehler bei Newslettern sind und waren noch immer ein häufiger Abmahngrund. 

Hier daher einmal ein Überblick, wo die Fettnäpfchen stehen und wie man sie umgehen kann.

1. Datenschutz beachten

Die Probleme gehen schon los, bevor der erste Newsletter überhaupt Versand ist. Schließlich muss sich der Interessent erst einmal für den Newsletter anmelden. Meistens geschieht das mit einem Anmeldeformular auf der Website. Hierbei muss der Versender den Datenschutz und die mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) seit 2018 einhergehenden erhöhten Anforderungen beachten.

Unverzichtbar ist natürlich die Abfrage der E-Mail-Adresse, an die der Newsletter überhaupt gehen soll. Alle anderen Angaben des Nutzers sind hierfür eigentlich nicht erforderlich und sollten daher freiwillig sein. Zudem sollte man den Nutzern genau erklären, was mit ihren Daten passiert, also dass und wie regelmäßig sie für den Versand von Newsletter genutzt werden sollen. 

Nicht vergessen werden sollten auch die Angabe der genutzten Newsletter-Software und deren Anbieter, wenn Nutzerdaten bei diesem gespeichert werden. Dann sollte man auch einen sog. Auftragsverarbeitungs-Vertrag mit diesem Anbieter abgeschlossen haben. Schließlich sollte nicht vergessen werden, auf seine eigene Datenschutzerklärung zu verlinken, wo der Umgang mit personenbezogenen Daten bei Newslettern dargestellt sein sollte.

Der Newsletter muss auch den Hinweis enthalten, dass der Nutzer seine Einwilligung jederzeit widerrufen kann und auf diese Möglichkeit muss dieser schon vor Erteilung seiner Einwilligung hingewiesen werden. Dabei muss dem Nutzer der Widerruf der Einwilligung so einfach wie die erteilte Einwilligung selbst gemacht werden. In der Praxis kann dies gut mit einem Abmelde-Link am Ende eines Newsletters umgesetzt werden, auf den der Abonnent nur zu klicken braucht.

2. E-Mail-Werbung grundsätzlich verboten

Aber nicht nur beim Datenschutz sondern auch im Wettbewerbsrecht lauern rechtliche Stolpersteine. Schließlich ist es in Deutschland grundsätzlich von Gesetzes wegen verboten, E-Mail-Werbung – und nichts anderes sind die meisten Newsletter – ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten zu versenden. Wer sich nicht daran hält, muss damit rechnen, dass er von einem Mitbewerber abgemahnt wird.

Bei Newslettern sollte man auf das sog. Double-Opt-in-Verfahren zurückgreifen. Der Nutzer muss hierbei seine Einwilligung nochmals bestätigen, bevor der Newsletter an ihn herausgehen kann. Damit soll sichergestellt werden, dass auch tatsächlich der richtige und nicht irgendein fremder Spaßvogel die Einwilligung gegeben hat. Ansonsten kann man im Streitfall Probleme bekommen, die ausdrückliche Einwilligung des Nutzers zu beweisen.

3. Ausnahme für Bestandskunden

Eine praktisch bedeutsame Ausnahme vom Einwilligungserfordernis gibt es aber:

Unternehmer können die E-Mail-Adresse von Kunden, die schon einmal bei ihnen ein Produkt gekauft haben und deren E-Mail-Adresse er daher hat, für Werbung – und damit auch für Newsletter – für ähnliche Produkte verwenden. Das geht natürlich nicht, wenn der Kunde dieser Verwendung widersprochen hat. Außerdem muss man dem Kunden dann bei jeder Verwendung, also in jedem Newsletter klar und deutlich darauf hinweisen, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür – so sperrig der Gesetzgeber – „andere als Übermittlungskosten nach den Basistarifen“ entstehen. 

Ist allerdings zweifelhaft, ob all dies der Fall ist, sollte vorsorglich auch noch eine ausdrückliche Einwilligung am Anfang der Kundenbeziehung eingeholt werden.

4. Impressum nicht vergessen

Was immer wieder übersehen wird, aber auf keinen Fall fehlen sollte: ein richtiges und vollständiges Impressum. Schließlich gilt die Impressumspflicht nicht nur für geschäftsmäßige Website, sondern auch für geschäftliche Newsletter. 

Das Impressum muss dabei gut sichtbar und leicht erreichbar platziert werden. Die Rechtsprechung lässt hierbei mitunter schon genügen, mit einem Link auf das Impressum auf der Unternehmensseite zu verweisen. Wer immer ganz auf der sicheren Seite sein will, sollte das Impressum in den Newsletter selbst aufnehmen.

Über die Kanzlei Mutschke:

Die Mutschke Rechtsanwaltsgesellschaft mbH ist eine Kanzlei für Unternehmensrecht und berät ihre Mandanten sowohl in der Gründungsphase als auch im laufenden Geschäft, insbesondere auch in wettbewerbsrechtlichen Fragen. Die Kanzlei ist deutschlandweit sowie international tätig und unterhält Büros in Düsseldorf und Bielefeld.