5 Tipps: So gelingt souveräne Rechtsberatung via Video-Call und Chat

In der Pandemie sind Video-Konferenzen und Chats für die meisten Menschen zum Alltag geworden. Mit einem anhaltenden Effekt: 45 Prozent der Ratsuchenden möchten auch jetzt anwaltliche Beratung über digitale Kommunikationskanäle in Anspruch nehmen, wie eine anwalt.de-Umfrage gezeigt hat. Es lohnt sich also, neben Terminen in Ihrer Kanzlei ebenso Online-Rechtsberatung anzubieten. Worauf es dabei ankommt, haben wir für Sie zusammengefasst.

1. Welche Programme kommen in Ihr Programm?

Skype, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, GoTo Meeting, WhatsApp und weitere mehr: Die Liste möglicher Softwareprogramme ist lang. Welche Tools eignen sich am besten für Sie?

Legen Sie zunächst fest, in welcher Form Sie Ihre Online-Rechtsberatung durchführen möchten. Sollen es Video-Konferenzen und/oder Text-Chats sein? Wollen Sie zudem Online-Dokumentenmanagement ermöglichen? Gelenkt von diesen Anforderungen grenzen Sie Ihre Auswahl ein.

Setzen Sie auf lizenzierte Programme. Legen Sie außerdem das Augenmerk auf den Datenschutz: Es empfiehlt sich, dass die Weiterleitung und Speicherung der Daten über einen Server oder ein Rechenzentrum in Europa erfolgt. Darüber hinaus sollten die Programme der Teilnahme unberechtigter Dritter entgegenwirken – indem Sie als Veranstalter die eingewählten Personen händisch zum Meeting zulassen.

2. Ab damit ins Online-Schaufenster

Haben Sie sich für ein oder mehrere Programme entschieden, folgt der nächste Schritt: Die Kommunikation, dass Online-Rechtsberatung zu Ihrem Portfolio gehört.

Zeigen Sie es in Ihrem anwalt.de-Profil an. Die Information „Online-Rechtsberatung“ erscheint dann sowohl im Kopfbereich Ihres Profils als auch in Ihrem Suchtreffer auf anwalt.de. Ratsuchende haben die Möglichkeit, gezielt nach Anwälten und Kanzleien zu filtern, die digitale Beratung anbieten. Und das Interesse wächst: Für 66 Prozent der Ratsuchenden spielt die räumliche Distanz zu einem Anwalt keine Rolle, wenn er gut ist – das hat eine anwalt.de-Befragung von rund 4000 Privatpersonen bereits 2021 ergeben.

Um zu signalisieren, dass Sie digitale Beratung anbieten, melden Sie sich in Ihrem anwalt.de-Konto an. Unter „Online-Rechtsberatung“ im Bereich „Mein Profil“ können Sie die Option per Knopfdruck bestätigen. Diese lässt sich auch jederzeit wieder deaktivieren.

Beschreiben Sie im Freitextfeld kurz, wie die Online-Rechtsberatung abläuft und welches Programm bzw. welche Programme Sie nutzen. Die Informationen werden in der Suche und im anwalt.de-Profil angezeigt. Dadurch können sich Ihre Mandanten die Beratungssituation besser vorstellen.

Verfügen Sie neben Ihrem Anwaltsprofil auch über ein Kanzleiprofil, wird automatisch auch in diesem die Online-Rechtsberatung angezeigt. Anders als in Ihrem Anwaltsprofil jedoch nicht begleitet von Ihrem individuellen Text.

Zudem hat es sich bewährt, auch im Profiltext auf die Möglichkeit einer Online-Rechtsberatung hinzuweisen und ggf. den Ablauf noch detaillierter zu schildern. Bei individuellen Fragen zur Anzeige von digitaler Beratung im anwalt.de-Profil hilft Ihnen der Kundenservice gern weiter.

3. Vor der richtigen Kulisse

Setzen Sie auf eine professionelle Umgebung für die Beratungssituation. Das Setting sollte Seriosität ausstrahlen – so wie bei Ihren Vor-Ort-Terminen in der Kanzlei. Daher eignet sich der Raum, in dem Sie Ratsuchende und Mandanten empfangen, ideal auch für die digitalen Gespräche.

Führen Sie die Online-Rechtsberatung vom Desktop-Rechner aus, nicht übers Handy. Das unterstreicht nicht nur den vertraulichen Charakter des Gesprächs, das Sie an einem nicht öffentlichen Ort führen. Auch werden viele Ratsuchende ihrerseits ob der Inhalte den Termin von zu Hause bzw. von ihren Geschäftsräumen aus am Rechner wahrnehmen. Ein hochformatiges Handybild ließe dabei Teile des Bildschirms des Ratsuchenden ungenutzt.

Nutzen Sie eine Kamera, die eine hochwertige Bildübertragung ermöglicht. Ist ihre Bildschirmkamera in der Auflösung nicht hoch genug, empfiehlt es sich, auf eine externe Kamera auszuweichen.

4. Alles im Griff

Achten Sie auf eine stabile Internetverbindung. Doch auch wenn alle Vorkehrungen sorgfältig getroffen sind, kann es passieren, dass die Technik mal hängt.

Bleiben Sie in dieser Situation gelassen und probieren Sie, ob eine Wiedereinwahl funktioniert. Oft ist schon damit das Problem behoben.

Zusätzlich können Sie sich für den Fall, dass die Verbindung länger ausfällt, absichern: Lassen Sie sich vor dem Termin vom Ratsuchenden eine Telefonnummer nennen, unter der er in ebensolch einer Situation alternativ erreichbar wäre.

5. Anders – und doch wie jedes Beratungsgespräch

Auch wenn Sie sich bei der Online-Rechtsberatung an einem anderen Ort als der Ratsuchende aufhalten: Sie führen ein anwaltliches Beratungsgespräch ganz wie sonst auch. Versuchen Sie dabei, das zunächst ungewohnte Setting durch die digitale Kommunikation auszublenden – und fokussieren Sie sich auf die verständliche Übermittlung Ihrer Expertenaussagen.

Bauen Sie schon zu Beginn des Gesprächs Vertrauen beim Ratsuchenden auf. Weisen Sie ihn auf Ihre Datenschutzbestimmungen hin und erklären Sie, dass Sie das Meeting nicht aufzeichnen. Achten Sie darauf, während des Gesprächs ungestört zu bleiben. So kreieren Sie eine Atmosphäre, die Ihrer hochwertigen Beratung gerecht wird.

Lassen Sie sich von Praxisbeispielen inspirieren

Sie möchten weitere Anregungen zum Einsatz von Online-Rechtsberatung? In unseren Interviews zu dem Thema schildern Anwaltskollegen, wie bei ihnen die Beratung über digitale Kanäle in der Praxis aussieht. Profitieren Sie von den Tipps für die konkrete Umsetzung von Online-Rechtsberatung von Rechtsanwältin Sandra Baumann und erfahren Sie von Rechtsanwalt Horst Nachtigall seine Prognose zur weiteren Digitalisierung des Anwaltsberufs.

(FPR; ZGRA)

Lesen Sie, wie Sie die Kommunikation mit Mandanten zielführend gestalten und wie anwalt.de Sie bei Ihrer Online-Präsenz unterstützt.