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Einfache und sichere Kommunikation mit Mandanten

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Onlinekommunikation mit Ratsuchenden

Immer mehr Kunden suchen überwiegend digital nach Dienstleistungen und erwarten eine professionelle Onlinepräsenz mit entsprechenden Kommunikationsmöglichkeiten.

Rechtsanwälte und Kanzleien müssen für die Kommunikation mit Mandanten jedoch nicht zwingend den Aufwand einer eigenen Website betreiben. Stattdessen können sie auf Anwaltsplattformen zurückgreifen, die neben anderen Funktionen auch ein benutzerfreundliches und sicheres Nachrichtensystem bieten.


Die Vorteile von professioneller Onlinekommunikation mit Mandanten

1. Enorme Reichweite

Potenzielle Mandanten recherchieren auf Anwaltsplattformen oder über Suchmaschinen wie Google nach juristischem Rat. Passend zu den Suchkriterien, z. B. der gewünschten Stadt und dem benötigten Rechtsgebiet, finden sie die Profile von Anwälten und Kanzleien und können ihnen eine Nachricht schreiben.

Die Anzahl digitaler Kontaktaufnahmen von Ratsuchenden wächst stetig. Auf anwalt.de, Deutschlands großer Anwaltsplattform, gab es allein im zweiten Quartal 2020 monatlich mehr als 100.000 Kontakte.

2. Hochwertige Anfragen

Ratsuchende richten sich auf Anwaltsplattformen in der Regel mit konkreten Anliegen an Rechtsanwälte und Kanzleien.

In vielen Fällen münden die Anfragen schon nach kurzer Korrespondenz in ein Mandat. Mit einer überlegten Kommunikationsstrategie können Anwälte und Kanzleien diesen Prozess zusätzlich fördern.

Wie Sie mithilfe Ihrer Sprachkenntnisse bei Ratsuchenden punkten können, erfahren Sie in einem eigenen Beitrag.


Kommunikation mit Mandanten zielführend gestalten

Hat die Onlinepräsenz den Ratsuchenden überzeugt, Kontakt aufzunehmen, sollte eine überlegte Kundenkommunikation erfolgen.

Die Korrespondenz mit dem potenziellen Mandanten vermittelt diesem einen wichtigen Eindruck, wie gut der Anwalt auf Anliegen einzugehen vermag und wie viel ihm an der Zufriedenheit des einzelnen Mandanten liegt.  Sollte sich ein Mandant dennoch unzufrieden zeigen, finden Sie in einem eigenen Beitrag Tipps, wie Sie souverän auf negative Bewertungen antworten

Die wichtigsten Regeln der Kundenkommunikation:

Immer antworten

Jeder Ratsuchende, der eine Anfrage stellt, sollte eine Antwort erhalten. Der Anwalt zeigt so seine Kommunikationsstärke und Kundennähe.

Selbst wenn der Fall nicht übernommen werden kann, gilt es auch aus berufsrechtlichen Gründen, eine entsprechende Rückmeldung zu geben.

Zeitnah zurückschreiben

Das Internet hat die Kommunikation deutlich beschleunigt. Wer online eine Nachricht verschickt, der erwartet, dass diese unmittelbar beim Empfänger eingeht und entsprechend zügig bearbeitet wird.

Anfragen von Ratsuchenden sollten daher unverzüglich beantwortet werden.

So formell wie nötig, so leicht verständlich wie möglich

Auch Onlinekorrespondenz mit Ratsuchenden ist geschäftlicher Briefverkehr. Deshalb sollten digitale Schreiben die Merkmale von Geschäftsbriefen aufweisen. Eine formelle Anrede und Schlussformel sowie die Kontaktdaten der Kanzlei sind für die Kommunikation mit Mandanten Standard.

Die Nachricht selbst sollte für den juristischen Laien leicht verständlich verfasst sein – in ähnlicher Wortwahl wie bei einem persönlichen Beratungsgespräch vor Ort im Anwaltsbüro.

Zur Beauftragung motivieren

In seiner Antwort erklärt der Anwalt idealerweise, ob er den Fall übernehmen und was er für den Ratsuchenden tun kann. Ziel ist es, ihn zur Mandatserteilung zu bewegen.

In der Korrespondenz vor der Beauftragung sollte noch keine detaillierte Analyse der Rechtslage und der einzelnen konkreten juristischen Schritte kommuniziert werden. Mit diesem Wissen in petto könnte der Ratsuchende zu einem anderen Anwalt abwandern.

Auf anfallende Kosten hinweisen

Vor der Beauftragung sollte der Anwalt auch außerhalb berufsrechtlicher Pflichten den Ratsuchenden kurz darauf aufmerksam machen, ab wann seine Tätigkeit ein Entgelt verlangt. Dies hilft, für beide Seiten klar zu definieren, wo die Grenze zwischen unverbindlicher Anfrage und mit Kosten verbundener Rechtsberatung verläuft.

Ab wann ist Rechtsberatung kostenpflichtig?

Als Rechtsberatung definiert sind alle konkreten Beratungsleistungen in rechtlichen Angelegenheiten. Sie können sowohl gegenüber privaten als auch juristischen Personen erbracht werden.

Gemäß Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) dürfen in Deutschland nur zugelassene Anwälte und Personen, denen dies nach dem RDG erlaubt ist, Rechtsdienstleistungen erbringen.

Mit dem Zustandekommen eines Mandats darf der Anwalt eine Bezahlung für seine Leistungen verlangen. Dieses entsteht ab Vertragsschluss mit dem Rechtsanwalt beziehungsweise mit der Kanzlei.

Die Beauftragung kann mündlich oder schriftlich erfolgen; es gibt hierfür keine fest vorgeschriebene Form. Der Anwaltsvertrag wird meist geschlossen, wenn der Ratsuchende den Anwalt um rechtlichen Beistand bittet und ihm fallbezogene Informationen übermittelt und der Anwalt das Mandat annimmt. Details zum Zustandekommen eines Mandats werden von Kanzleien oftmals in ihren Mandatsbedingungen geregelt.

Das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) regelt die Gebühren für Beratung und Vertretung von Mandanten. Die Höhe der Gebühren richtet sich im Zivilrecht in den meisten Fällen nach dem Gegenstandswert.

Kundenkorrespondenz via anwalt.de

Mit dem Anspruch, Rechtsberatung einfach zu machen, verbindet anwalt.de Rechtsanwälte mit potenziellen Mandanten. Ratsuchende haben die Möglichkeit, Anwälte und Kanzleien über deren Profil zu kontaktieren. Diese wiederum bekommen die Anfragen nicht nur direkt in ihrem persönlichen anwalt.de-Postfach angezeigt, sondern erhalten auch eine Benachrichtigung an ihre hinterlegten Mailadressen. Damit Ratsuchende nicht vergeblich auf Rückmeldung warten, können Sie Ihre Abwesenheiten direkt im anwalt.de-Profil angeben. Der Abwesenheitsmodus wird in einem eigenen Beitrag genauer erklärt. 

Das anwalt.de-Postfach ordnet die Korrespondenzverläufe zu allen erhaltenen Anfragen – gebündelt zu jedem Ratsuchenden und in chronologischer Reihenfolge. Die Nachrichten bleiben dauerhaft erhalten und können jederzeit erneut für die Kommunikation mit Mandanten herangezogen werden.

Die Kommunikation zwischen Ratsuchenden und Rechtsanwälten via anwalt.de läuft für beide Seiten einfach und sicher. Datenübertragung durch SSL-Verschlüsselung ist bei sämtlichen über das System gesendeten Nachrichten Standard.

Wie Sie mithilfe von Video- und Chatberatung nah an Ihren Mandanten bleiben, verrät ein eigener Beitrag.  

Kontaktaufnahme über das Onlineformular

Im anwalt.de-Profil und bei allen zugehörigen Rechtstipps ist die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme prominent platziert. Wie Sie mit Ihren Rechtstipps die Sprache der Ratsuchenden sprechen, erfahren Sie in einem eigenen Beitrag. 

Mit nur einem Klick öffnet sich ein Onlineformular, in das der Ratsuchende seine Nachricht an den Anwalt bzw. die Kanzlei schreiben kann. Für die weitere Korrespondenz gibt der Anfragensteller darin seine Mailadresse an.

Alternativ wird im anwalt.de-Profil auch die Telefonnummer des Anwalts bzw. der Kanzlei angezeigt, über welche ebenfalls der Kontakt hergestellt werden kann.

Das anwalt.de-Postfach

Im Postfach des anwalt.de-Kontos gehen die Anfragen von Ratsuchenden in Echtzeit und unmittelbar ein. Auf Wunsch kann zentral von hier aus die gesamte Kundenkorrespondenz abgewickelt werden.

Übersichtliche Ablagestruktur

Das Postfach unterstützt den Anwalt bzw. die Kanzlei dabei, selbst bei zahlreichen Nachrichten den Überblick zu behalten. Laufende oder noch offene Anfragen sind im Posteingang ideal aufgehoben. Als Ablageort für die abgeschlossene Kundenkorrespondenz empfiehlt sich das Archiv. Nachrichten, die inhaltlich nicht weiterverfolgt werden sollen, lassen sich in den Papierkorb verschieben.

Tipps zur Ablagestruktur im anwalt.de-Postfach liefert ein eigener Beitrag zum Thema auf anwalt.de.

Individuelle Antworten und editierbare Textvorlagen

Die Antworten auf Anfragen können entweder frei formuliert werden oder der Anwalt bzw. die Kanzlei nutzt hierfür die Textvorschläge, die für verschiedene Anlässe bereitstehen: z. B. die Bitte um Rückruf, die Vereinbarung eines Kanzleitermins oder das Anfordern von Unterlagen. Die Textvorlagen für die Mandantenkommunikation können nach Belieben abgeändert werden.

Kontaktinformationen stets griffbereit

Bei der Kontaktaufnahme über das Onlineformular werden E-Mail-Adresse und Postleitzahl des Ratsuchenden abgefragt. Außerdem gibt er an, ob er über eine Rechtsschutzversicherung verfügt. Diese Kontaktinformationen werden in jede neue Anfrage automatisch eingebettet. Zudem kann der Anwalt sie sich jederzeit auf Knopfdruck in der Korrespondenz anzeigen lassen.

Weiterführende Tipps zu den übermittelten Kontaktinformationen liefert ein eigener Beitrag zum Thema auf anwalt.de.

Benachrichtigung an bis zu zwei Mailadressen

Anfragen von Ratsuchenden können nicht nur direkt im anwalt.de-Postfach gelesen und beantwortet werden. Die Nachrichten werden zusätzlich automatisch auch an bis zu zwei hinterlegte Mailadressen gesendet.

Damit lässt sich sicherstellen, dass die wichtigen Informationen an die entscheidenden Stellen innerhalb der Kanzlei fließen: an den Anwalt selbst, seine Angestellten, eine Vertretung oder beispielsweise an einen E-Mail-Verteiler.

Auch von den hinterlegten Mailadressen aus können die Anfragen direkt beantwortet werden. Das anwalt.de-Postfach speichert die Antworten automatisch im jeweiligen Korrespondenzverlauf, wo sie jederzeit aufgerufen werden können. 

Tipps zur Benachrichtigungsfunktion liefert ein eigener Beitrag zum Thema auf anwalt.de.

Einfach zum anwalt.de-Profil

Buchen Sie jetzt Ihr persönliches anwalt.de-Profil unter anwalt.de/mitmachen oder kontaktieren Sie den Support montags bis donnerstags von 8.45 bis 18.00 Uhr und freitags von 8.45 bis 15.00 Uhr unter der Telefonnummer 0911 81515-403.

Häufigste Fragen und Antworten zur Kommunikation mit Mandanten

Für die Zufriedenheit Ihrer Mandanten spielt es nicht nur eine Rolle, was Sie für deren Rechtsproblem bewirken. Auch eine reibungslose Korrespondenz ist wichtig. Ratsuchende wollen nicht lange auf Rückmeldung warten müssen. Außerdem möchten sie leicht verständliche Antworten auf ihre Fragen erhalten. Mit einer guten Mandantenkommunikation fühlen sich diese insgesamt besser betreut.

Damit die Kommunikation optimal verläuft, sollten Sie darauf achten, stets auf alle Anfragen zeitnah zu antworten. Die Antwort sollte leicht verständlich sein und nur so formell wie nötig. Am besten formulieren Sie Ihren Text so, dass er zu einer Beauftragung motiviert, und weisen den Ratsuchenden transparent auf anfallende Kosten hin.

Ihr Profil auf anwalt.de erleichtert es Ratsuchenden, Sie zu finden. Über das Kontaktformular können Sie dort direkt angeschrieben werden. Die anwalt.de-Nachrichtenfunktion mit Posteingang, Archiv und Papierkorb macht es Ihnen leicht, den Überblick zu behalten.

Sie können durch verschiedene Textvorlagen Zeit sparen und haben alle Kontaktinformationen stets griffbereit. Über Anfragen, die in Ihrem Posteingang ankommen, erhalten Sie außerdem automatische Benachrichtigungen an bis zu zwei E-Mail-Adressen. So können Sie Ihre Mandantenkommunikation einfach und effizient gestalten.

(FPR, LES; ZGRA)

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Foto(s): ©Fotolia; ©anwalt.de/THH

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