Betriebsprüfung: neue Methoden und neue Anforderungen

Wenn Sie selbstständig unternehmerisch tätig sind, haben Sie die Erfahrung einer Betriebsprüfung (auch „Außenprüfung“) durch das Finanzamt vielleicht bereits gemacht.

Jedes Jahr werden von der Finanzverwaltung ausgewählte Unternehmen im Hinblick auf die steuerlichen Verhältnisse überprüft. Dies stellt für Sie sicherlich keine besondere Neuigkeit dar.

Neu könnten für Sie aber die Fragen und Anforderungen sein, die das Finanzamt im Rahmen der Prüfung an Sie stellt.

Da Unternehmen bereits seit langem IT-Systeme zur Durchführung ihrer Geschäftsprozesse nutzen, werden diese Systeme und Prozess auch vom Finanzamt verstärkt geprüft. Dies betrifft ganz besonders Kassensysteme. Aber auch Warenwirtschaftssysteme oder Fakturierungsprogramme stehen im Fokus der Prüfung.

Neben der Überprüfung der Programme selbst verlangt der Betriebsprüfer heutzutage auch regelmäßig eine sogenannte Verfahrensdokumentation, in der aufgeschrieben wird, wie die genannten Systeme und Programme im Unternehmen eingesetzt und genutzt werden. Sind die Programme selbst oder die Verfahrensdokumentationen nach den Maßstäben der Finanzverwaltung fehlerhaft, schöpft der Betriebsprüfer oftmals Verdacht, dass Steuern nicht vollständig berechnet und gezahlt wurden.

Dies kann das Finanzamt zum Anlass nehmen, eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vorzunehmen oder – wenn es noch härter kommt – ein Steuerstrafverfahren einzuleiten.

Auch wenn die Betriebsprüfung bereits begonnen hat oder sogar bereits abgeschlossen ist, haben Sie die Möglichkeit, Einfluss auf das Prüfungsergebnis bzw. das weitere Verfahren zu nehmen. Einerseits, indem Sie die Fragen des Betriebsprüfers beantworten und mögliche Korrekturen vornehmen, z. B. eine Verfahrensdokumentation zum heutigen Zeitpunkt erstellen, um zu verdeutlichen, dass Sie sich gerne korrekt verhalten möchten, andererseits, indem Sie prüfen, ob sich das Finanzamt selbst korrekt verhalten hat.

Hierzu können Sie im laufenden Prüfungsverfahren Stellungnahmen abgeben oder gegen die Steuerbescheide, die nach der Prüfung erlassen wurden, vorgehen.

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