Compliance in sozialen Einrichtungen

Soziale und vor allem gemeinnützige Einrichtungen sind immer komplexeren und sich laufend ändernden rechtlichen Anforderungen ausgesetzt. Die Gemeinnützigkeitsreform aber auch die Datenschutz-Grundverordnung haben viele Träger vor große Herausforderungen gestellt. Schon alltägliche Situationen, wie z. B. die Annahme von Sachspenden oder das Fotografieren auf Veranstaltungen, können zu haftungsrechtlichen Sanktionen und sogar Reputationsschäden führen. Um den gesetzlichen Verpflichtungen gerecht zu werden, ist es empfehlenswert, sich mit dem Thema Compliance einmal befasst zu haben.

Aber was ist mit Compliance eigentlich gemeint? Ist ein Compliance-System in gemeinnützigen Einrichtungen überhaupt erforderlich und wie kann es eingeführt werden?

Der Begriff Compliance bedeutet so viel wie Rechtstreue bzw. Regelkonformität. Verstanden wird darunter die Verantwortlichkeit zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. Arbeitsrecht, DSGVO, SGB VIII, Corona-Verordnungen) und Regeln, welchen sich eine Organisation freiwillig unterwirft (z.B. Leitbilder und Wertevorstellungen). Es geht also darum, ein Risikofrüherkennungs- und Überwachungssystem zu entwickeln, um haftungsrelevante Situationen aus dem Alltag zu erkennen und diesen präventiv zu begegnen.

Zwar besteht bisher keine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines Compliance-Systems; nach unseren Erfahrungswerten ergeben sich aus Compliance-Systemen allerdings viele Vorteile für einen Träger. Insbesondere kommt solch einem System besondere Bedeutung zu, wenn es um die rechtliche Würdigung der Sanktionshöhe geht.

Aber wie geht man das Thema überhaupt an?

Zunächst wird die Ist-Situation im Unternehmensalltag in allen Abteilungen analysiert. Auf Basis dessen wird anschließend ein Bedarf definiert. Dieser Prozess umfasst eine Risikoanalyse, wobei zwischen Risikovermeidung, Risikoreduktion und Risikoakzeptanz differenziert wird.

Compliance kann entweder für einzelne Teilbereiche (z.B. Tax-Compliance) oder für ein ganzes Unternehmen eingeführt und aufgebaut werden.

Verantwortlich für die Einführung und Umsetzung des Compliance-Systems ist in aller Regel die Geschäftsführung. Beim Aufbau, bei der Umsetzung sowie bei der Überwachung einer Compliance kann die externe Beratung durch Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen und Rechtsanwält:innen sinnvoll sein.