Datenschutz (DSGVO) im polnischen Arbeitsrecht – polnische Rechtspraxis

Das Abfragen die Meldeadresse und Postanschrift von Mitarbeitern im Personalfragebogen stellt keinen Verstoß gegen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dar. Dies ergibt sich aus der Stellungnahme des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO), die als Antwort auf die Fragen der Zeitung Dziennik Gazeta Prawna (Dziennik Gazeta Prawna, Nummer 197 vom 10. Oktober 2019) vorgelegt wurde.

Dies ist eine wichtige Information für Arbeitgeber, die die auf dem Markt verbreiteten persönlichen Fragebogenmuster verwenden, in denen personenbezogene Daten wie die Meldeadresse und die Korrespondenzadresse des Arbeitnehmers angegeben werden müssen. Rechtsgrundlage für ihre Anforderung sind die Bestimmungen des Sozialversicherungsrechts, soweit dies zum Ausfüllen des Formulars ZUS ZUA erforderlich ist und nicht (wie bei der Wohnadresse) die Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs (vgl. Art. 22¹§ 3 Pkt. 1).

Durch die UODO-Stellungnahme werden bestehende Zweifel ausgeräumt – die sich u. a. aus der Aussage des Ministeriums für Familie, Arbeit und Sozialpolitik ergeben – ob der Arbeitgeber die Meldeadresse und die Postanschrift bereits im Personalfragebogen abfragen kann, da sie erst (und ausschließlich) zum Zeitpunkt des Ausfüllens des ZUS ZUA-Formulars erforderlich sind. Vorausgesetzt, der Arbeitnehmer stellt sie nicht als Kontaktdaten zur Verfügung – in diesem Fall würde sich die Grundlage für ihre Verarbeitung gemäß Art. 22(1) § 1 Pkt. 3 des Arbeitsgesetzbuchs aktualisieren. Bisher ging das Ministerium davon aus, dass diese Adressen nur auf dem vorgenannten Formular angegeben werden sollten.

UODO betonte jedoch, dass der Begriff „Verarbeitung personenbezogener Daten“ sich auf die Daten selbst und nicht auf die Dokumente bezieht, in denen sie enthalten sind. Daher unterliegt der Bewertung „(...) ausschließlich die Frage der Verarbeitung personenbezogener Daten und nicht die Frage, in welchen Dokumenten diese enthalten sind“. Für das Amt ist die rechtmäßige Verarbeitung von Daten ausschlaggebend, wobei die Anforderungen an die Spezifität und Rechtmäßigkeit des Zwecks der Verarbeitung erfüllt und eine Sicherung gewährleistet werden muss, die dem Risiko einer Verletzung der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person angemessen ist.

In dem vorgenannten Fall bedeutet dies, dass die Meldeadresse und Postanschrift nur zum Ausfüllen des ZUS ZUA-Formulars und nicht (beispielsweise) zum Versenden einer Kündigung des Arbeitsvertrags oder zum Versenden andersartiger Schriften an den Arbeitnehmer verwendet werden dürfen.

Quelle: „Keine Strafe für das Sammeln von Adressen für ZUS in Personalakten“, Dziennik Gazeta Prawna, Nummer 197, 10. Oktober 2019.