Die ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung Teil I

Die Nebenkosten und ihre Abrechnung sind im Zeitalter der steigenden Energiekosten für Mieter und Vermieter von großer wirtschaftlicher Bedeutung.
Für den Mieter erhöhen die Nebenkosten neben der Grundmiete den insgesamt zu leistenden Betrag.
Der Vermieter wiederum sieht sich gezwungen, den Mietern Kosten in Rechnung zu stellen, die ihm selber von Dritten, zum Beispiel für den mieterseitigen Verbrauch von Wasser oder Heizenergie, aufgegeben werden. Er muss die Abrechnung korrekt erstellen, dem Mieter innerhalb der einjährigen Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2BGB vorlegen und Belege bereithalten. Auch wenn der Mieter an ihn nicht leistet, wird er selbst nicht von seinen Zahlungsverpflichtungen gegenüber den Versorgern frei. Er trägt damit ein hohes wirtschaftliches Risiko, zumal es in einem Großteil der mietrechtlichen Streitigkeiten um das Thema Nebenkostenabrechnung geht. Neben der Frage, welche Nebenkosten überhaupt wirksam mietvertraglich umgelegt werden können, wird meist die Korrektheit der Abrechnung in Rede gestellt. Eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss zum einen in formeller Hinsicht bestimmten Kriterien entsprechen und materiell richtig sein.

1. Die formell wirksame Abrechnung

Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung muss den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB entsprechend eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten.

Das bedeutet, dass bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten

-   der Verfasser der Abrechnung
-   der Adressat
-   das Abrechnungsobjekt
-   der Abrechnungszeitraum
-   die für die einzelnen Positionen entstandenen Gesamtkosten
-   die zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel
-   die Berechnung des Anteils des Mieters
-   der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und
-   das Gesamtergebnis

aufgeführt werden müssen.

Im Einzelnen:

Verfasser 
Aus der Abrechnung muss ersichtlich sein, dass sie vom Vermieter oder einem zur Abrechnung Ermächtigten (zum Beispiel derHausverwaltung) stammt. Meist ergibt sich dieses aus dem Briefkopf oder einem ergänzenden Schreiben. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich.

Adressat 
Die Abrechnung muss an den Mieter gerichtet sein, bei mehreren Mietern an alle. Wird die Abrechnung bei Mietermehrheit nur an einen gerichtet, wird sie nur diesem gegenüber wirksam

Abrechnungsobjekt
Das Abrechnungsobjekt muss erkennbar sein. Häufig ergibt sich dieses bereits aus der Adressierung an den Mieter. Hat dieserjedoch in einem Gebäude mehrere Objekte angemietet, muss eine Bestimmung erfolgen.

Abrechnungszeitraum
Es muss ersichtlich sein, auf welchen Zeitraum sich die Abrechnung bezieht. Im Falle eines Einzugs oder eines Auszugs während des Abrechnungszeitraums empfiehlt sich, diesen tatsächlichen Nutzungszeitraum kenntlich zu machen.

Gesamtkosten
Der Mieter muss ersehen können, welche Gesamtbeträge dem Vermieter in Rechnung gestellt worden sind und mit welchen Schritten er daraus den auf den Mieter entfallenden Betrag errechnet hat. Die Gesamtkosten einer Abrechnungsposition müssen nach der BGH-Rechtsprechung auch dann vollständig angegeben werden, wenn einzelne Kostenanteile nicht umlagefähig sind (BGH, Urteil vom 9. Oktober 2013 - VIII ZR 22/13). Demnach genügt es nicht, wenn der Vermieter nur die -um die nicht umlagefähigen Anteile- schon bereinigten Kosten angeht. Es muss dem Mieter ersichtlich sein, ob und in welcher Höhe nicht umlagefähige Kosten vorab abgesetzt worden sind.

Formelle Unwirksamkeit der Abrechnung liegt nicht vor, wenn aus der Abrechnung selbst hervorgeht, dass nicht die angegebenen Gesamtkosten, sondern lediglich ein geringerer Betrag verteilt wird.

Verteilungsschlüssel
Allgemeinverständliche Verteilungsmaßstäbe bedürfen keiner weiteren Erläuterung (BGH, Urteil vom 19.11.2008 - VIII ZR 295/07). Bei der Anwendung des Flächenmaßstabes gehört zur ordnungsgemäßen Abrechnung, dass die Gesamtfläche in Verhältnis zur Mietfläche gesetzt wird. Daher müssen Gesamtfläche und Mietfläche angegeben werden. Bei der Anwendung verschiedener Verteilungsschlüssel muss erkennbar sein, welcher Schlüssel für welche Kostenposition verwendet wurde.

Berechnung des Anteils des Mieters
der Mieter muss in der Lage sein, anhand der Abrechnung die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und anhand des ihm mitgeteilten Verteilungsschlüssels den auf ihn entfallenden Anteil an diesen Kosten rechnerisch nachzuprüfen. Hierbei wird auf den Empfängerhorizont eines durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters abgestellt. Die Betriebskosten müssen sowohl in ihren Einzelangaben als auch in ihrer Gesamtheit derart klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich abgerechnet werden, dass sie sich dem Mieter gedanklich und rechnerisch erschließen und er dadurch in die Lage versetzt wird, den auf das Abrechnungsjahr bezogenen Abrechnungssaldo des Vermieters nachzuprüfen.

Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Diesbezüglich ist besonders zu bemerken, dass eine Abrechnung der Betriebskosten auf der Basis der mietvertraglich vereinbarten Vorauszahlungen anstatt der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen formell ordnungsgemäß ist. Ob die vorgenommenen Abzüge der Höhe nach zutreffend sind, betrifft die inhaltliche, also die materielle Richtigkeit der Abrechnung.

Darstellung des Gesamtergebnisses
Die Abrechnung muss ein Gesamtergebnis, d. h. ein Guthaben des Mieters oder eine Nachzahlung aufführen.

2. Folge einer formell unwirksamen Abrechnung

Folge einer formell unwirksamen Abrechnung ist, dass sie keine Wirksamkeit entfaltet. Die Fälligkeit einer Betriebskostennachzahlung setzt den fristgerechten Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung voraus. Hat der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist eine formell unwirksame Abrechnung vorgelegt und kann er innerhalb der Jahresfrist keine ordnungsgemäße Abrechnung mehr nachholen, wird eine eventuelle Betriebskostennachzahlung nicht fällig.
Der Mieter hat jedoch weiterhin einen Anspruch auf Erteilung einer ordnungsgemäßen Abrechnung und kann diese einklagen. Falls sich aus der neu erstellten Abrechnung ein Guthaben des Mieters ergibt, kann er dieses vom Vermieter verlangen.
Ein formeller Fehler führt aber nur dann zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung, wenn er sich durchgängig durch die gesamte Abrechnung zieht. Wenn ein Fehler nur einzelne Kostenpositionen betrifft, bleibt die Abrechnung im Übrigen unberührt, wenn die jeweiligen Einzelpositionen unschwer herausgerechnet werden können.

Gemäߧ 556 Abs. 3 S. 5 BGB kann der Mieter binnen 12 Monaten nach Vorlage der Abrechnung Einwendungen gegen diese vorbringen. Der Zugang einer den formellen Anforderungen nicht genügenden Betriebskostenabrechnung setzt die Frist für Einwendungen des Mieters gemäß §556 Abs. 3 S. 5 BGB nicht in Gang. Dies hat zur Folge, dass der Einwendungsausschluss des § 556 Abs. 3 S. 6BGB hinsichtlich der Kostenpositionen nicht greift, bei denen es an einer in formeller Hinsicht ordnungsgemäßen Abrechnung fehlt. Der Mieter kann in diesem Fall auch nach Ablauf der Jahresfrist Einwendungen vortragen.

Einen Rechtstipp zur materiell (inhaltlich) richtigen Abrechnung dürfen Sie in Kürze erwarten. 

In jedem Fall empfehle ich Ihnen, bei Bedenken die Abrechnung anwaltlich überprüfen zu lassen. Sprechen Sie mich an.

Ich berate Sie in allen mietrechtlichen Fragen professionell und kompetent.