Eröffnung einer Handelsvertretung oder Repräsentanz in Italien

Vielfach fällt im Zusammenhang mit der Errichtung von Niederlassungen insbesondere ausländischer Unternehmen der Begriff "Repräsentanz". Diesen Begriff kennt das deutsche Gewerbe- bzw. Handelsrecht nicht.

Entweder wird das Büro des betreffenden Unternehmens in Italien selbst als Bestandteil der eigenen Organisation gewerblich tätig, dann handelt es sich um eine Betriebsstätte. Diese ist gewerberechtlich anzumelden.

Oder es wird ein Büro eröffnet, das von einem externen und entsprechend beauftragten selbständigen Gewerbetreibenden (bspw. Handelsvertreter) geleitet wird. In diesem Fall erfolgt keine eigenständige gewerbliche Betätigung des deutschen Unternehmens in Italien.

Mittels einer Handelsvertretung oder einer sog. Repräsentanz (im Gegensatz zu einer Zweigniederlassung oder eigenständigen Tochtergesellschaft) haben Sie die Möglichkeit, sich auf dem italienischen Markt zu etablieren, allerdings lediglich zu Werbe- oder Marktforschungszwecken, ohne direkt Verkaufstätigkeiten durchführen zu können. Die Funktion einer Repräsentanz ist daher auf vorbereitende oder unterstützende Maßnahmen für den Verkauf seitens der Muttergesellschaft beschränkt.

Eine Handelsvertretung oder Repräsentanz (im Folgenden „Repräsentanz“ oder „Vertretung“) ist die am einfachsten zu realisierende Form der Geschäftstätigkeit in Italien und wird vor allem dann genutzt, wenn ein ausländisches Unternehmen seine Produkte oder Dienstleistungen direkt vor Ort vermarkten möchte, mit geringen Niederlassungs- und Verwaltungskosten und ohne in Italien steuerpflichtig zu werden.

Sie dient Ihnen vor allem dazu, einen ersten Kontakt zum italienischen Markt und italienischen Kunden herzustellen, vor dem Hintergrund, sich später mittels einer Zweigniederlassung oder einer Tochtergesellschaft niederzulassen

Die notwendigen Schritte zur Errichtung einer Repräsentanz in Italien

Für die Eröffnung einer Repräsentanz, bzw. eines Repräsentanzbüros („ufficio di rappresentanza“) in Italien, sind die im Folgenden beschriebenen Schritte notwendig.

Die folgende Darstellung dient lediglich dazu, ihnen eine Übersicht zu verschaffen – für die Vorbereitung der erforderlichen Dokumentation im Einzelnen koennen Sie sich selbstverständlich gerne an die Kanzlei reliaLex wenden.

Eintragung der Repräsentanz im Handelsregister

Die Repräsentanz muss im italienischen Handelsregister eingetragen werden.

a) Adresse / Büro

Hierfür ist es zunächst einmal notwendig, eine ständige Adresse, bzw. ein Büro zur Verfügung zu haben. Man kann sich in diesem Fall Anbietern von sogenannten Virtuellen Büros bedienen, die zum einen die Adresse domizilieren, Sekretariatsservice (Post- und Telefonannahme) anbieten und vor allem Mietbüros und Konferenzräume zur Verfügung stellen.

b) Geschäftsführungsbeschluss

Die Einrichtung einer Vertretung muss von der Geschäftsführung des deutschen Unternehmens mittels formellem Beschluss nach deutschem Recht beschlossen werden. Dieses Geschäftsführungsprotokoll wird dann bei der it. Handelskammer (zusammen mit weiteren unten beschriebenen Unterlagen) eingereicht. Der Beschluss sollte vor Verabschiedung/Unterzeichnung auf Übereinstimmung mit den italienischen Vorgaben überprüft werden, um sicherzustellen, dass dieser von der it. Handelskammer akzeptiert wird.

c) Ernennung eines Vertretungsleiters

Für die Repräsentanz muss ein Leiter bestellt werden, der die Vertretung vertritt und verwaltet. Dieser würde in Italien nach italienischem Arbeitsrecht angestellt werden. Auch wird er als Leiter der Vertretung im Handelsregister eingetragen. Er muss nicht unbedingt seinen Wohnsitz in Italien haben.

d) Italienische Steueridentifikationsnummern

Sowohl das deutsche Mutterunternehmen (Ihre GmbH oder AG), als auch der Vertretungsleiter müssen über eine italienische Steuernummer verfügen. Diese dient zunächst einmal nur zur Identifikation vor den it. Behörden, und später, im Falle der Steuerpflichtigkeit, dann auch zu diesen Zwecken. Das wäre nicht der Fall der deutschen Muttergesellschaft, die nicht in Italien steuerpflichtig ist, aber zum Beispiel der Fall eines in Italien ansässigen Angestellten der Vertretung.

Für die Beantragung der Steuernummern sind einige Dokumente und Unterlagen beim Finanzamt einzureichen, die wir selbstverständlich für Sie vorbereiten werden.

e) Weitere bei der Handelskammer einzureichende Dokumentation

Die Handelskammer verlangt darüber hinaus eine detaillierte Beschreibung der Geschäftstätigkeit der deutschen Muttergesellschaft, auf Briefkopf derselben. Auch diese sollte vor Verabschiedung/Unterzeichnung auf Übereinstimmung mit den italienischen Vorgaben überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie von der it. Handelskammer akzeptiert wird.

Weiterhin muss ein Handelsregisterauszug der Muttergesellschaft eingereicht werden. Dieser ist von einem deutschen Notar zu beglaubigen.

f) Italienische digitale Signatur / Beglaubigungen

Zur Einreichung von Unterlagen und Anträgen bei der Handelskammer müssen die betroffenen Personen mittlerweile über eine italienische digitale Signatur verfügen. Sämtliche deutschsprachige Dokumente sind auf Italienisch zu übersetzen und beglaubigen zu lassen. Auch hierbei unterstützt Sie reliaLex.

Steuerrechtliche Behandlung

Wie eingangs bereits dargestellt, hat die Repräsentanz lediglich eine vorbereitende und unterstützende Funktion für den Verkauf zu Werbe- und Marktforschungszwecken und übt selbst daher keine wirtschaftliche Tätigkeit im eigentlichen Sinne aus. Daher unterliegt sie keiner direkten Steuerpflicht in Italien. Sie erzielt selbst keine Einkünfte und stellt lediglich einen Kostenpunkt für die Muttergesellschaft dar, die nach deutschem Recht absetzbar sind.

Es müssen für die Vertretung weder Gesellschaftsbücher geführt noch Jahresbilanzen eingereicht werden.

Die Repräsentanz ist jedoch verpflichtet, eine ordentliche Buchhaltung zu führen, um die Ausgaben (z.B. für Personal, Material, Büromiete usw.) zu dokumentieren, die von der Muttergesellschaft getragen werden.

Arbeitsrechtliche Verpflichtungen der Repräsentanz

Die Repräsentanz nimmt hinsichtlich des angestellten Leiters oder weiterer Arbeitnehmer sämtliche arbeitsrechtliche- und pensionsrechtliche (Mitteilungs-) Verpflichtungen gegenüber den it. Behörden wahr. Die bürokratische Verwaltung dieser Aufgaben wird regelmäßig einem Lohnbuchhaltungsbüro übertragen, welches Sie bei diesen Aufgaben unterstützt und begleitet.

Die oben dargestellten Informationen stellen keine Rechtsberatung dar und es wird an dieser Stelle keinerlei Haftung für die gemachten Angaben (Stand Dezember 2022) übernommen. Für weitergehende Informationen oder Einzelfallberatung wenden Sie sich gerne an die Kanzlei reliaLex.