So setzen Sie Bewirtungskosten von der Steuer ab

Das Geschäftsessen – ein bewährtes Mittel, um in entspannter Atmosphäre ein enges Verhältnis zum Kunden aufzubauen oder zu pflegen. Hat man erst einmal einen angenehmen Abend verbracht und dabei über eine Geschäftspartnerschaft oder ein Projekt gesprochen, findet man leichter zum Vertragsabschluss oder zu einer engeren Zusammenarbeit. Ebenso wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind Firmenfeiern, Jubiläen oder Einladungen an Mitarbeiter als Belohnung oder zur Motivation. Der besondere Bonus dabei: Unternehmer können Bewirtungskosten in der Regel als Betriebsausgabensteuerlich geltend machen. Auch Arbeitnehmer können Bewirtungskosten absetzen, dann allerdings als Werbungskosten.

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind grundsätzlich Aufwendungen, die für Speisen, Getränke und sonstige Genussmittel zur Bewirtung von Gästen gemacht werden. Im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallende Aufwendungen wie Trinkgelder oder Garderobengebühren zählen ebenfalls zu den Bewirtungskosten. Entscheidend ist, dass die Bewirtung aus einem geschäftlichen Anlass des Gastgebers heraus erfolgt, dieser die Gästeliste bestimmt und die Beköstigung eindeutig im Vordergrund steht.  

Abziehbare Nebenkosten der Bewirtung sind dagegen die Raumkosten, z. B. für die Anmietung eines Konferenzraumes oder übernommene Übernachtungskosten für einen Geschäftspartner. Diese können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. 

Hinweis: Es lohnt sich hier genau zu unterscheiden und sich gegebenenfalls vom Restaurant oder Hotel eine differenzierte Rechnung ausstellen zu lassen, denn Bewirtungskosten werden nur zu maximal 70 % anerkannt, die weiteren 30 % muss der Gastgeber selbst tragen. Nebenkosten der Bewirtung – etwa für Raummiete oder Übernachtung – sind hingegen zu 100 % absetzbar.

Bewirtungskosten richtig belegen

Wer Bewirtungskosten steuerlich absetzen will, muss dem Finanzamt eine korrekte Rechnung als Beleg vorweisen. Die Rechnung muss maschinell erstellt sein, eine maschinell vergebene Rechnungsnummer haben sowie Name und Anschrift des Restaurants enthalten. Daneben müssen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) aufgeführt sein. 

Ferner sind die Menge und Art aller Speisen und Getränke, das Nettoentgelt sowie der prozentuale Mehrwertsteuersatz und auch der Mehrwertsteuerbetrag in Euro anzugeben; ebenso das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie das Datum der Bewirtung (falls dieses vom Rechnungsdatum abweicht). Trinkgelder sind extra zu nennen. Schließlich dürfen auch der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers nicht fehlen. Diese dürfen jedoch auch handschriftlich ergänzt werden. 

Die Rechnung darf nicht auf den Namen des Gastes bzw. der Gäste ausgestellt sein, sondern auf den Namen des Gastgebers, der sie unterschreiben muss. Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung ferner mit den Namen aller Teilnehmer und den konkreten geschäftlichen Anlass der Bewirtung ergänzen. In der Regel lässt sich dies auf der Rückseite der Rechnung in einem Feld eintragen, anderenfalls kann ein Zusatzblatt mit ihr verbunden werden. „Verbunden“ bedeutet etwa durch Klebestreifen oder Tacker, eine Büroklammer reicht nicht. Für Bewirtungsbelege gilt zudem eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Wann sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

Damit Bewirtungskosten steuerlich absetzbar sind, muss die Bewirtung für den Steuerpflichtigen „betrieblich veranlasst“ sein. Dies ist unproblematisch der Fall, wenn Geschäftspartner eingeladen werden, anlässlich eines konkreten Projektes, zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung oder auch zu Firmenfeiern oder -jubiläen. 

Die jüngere Rechtsprechung stellt neben dem konkreten Anlass nunmehr auch auf die Gesamtumstände des Einzelfalles ab, um die „betriebliche Veranlassung“ festzustellen: Wer tritt als Gastgeber auf? Wer bestimmt die Gästeliste? Sind die Gäste Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter, Presseangehörige oder private Bekannte und Angehörige?

Bewirtungskosten als Unternehmer absetzen

Der klassische Fall ist das Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern, soweit die genannten Formalien beachtet werden. Im Zuge der neueren Rechtsprechung können bei Gewerbetreibenden oder Freiberuflern auch Bewirtungsanlässe, die grundsätzlich dem privaten Lebensbereich zuzuordnen sind, wie beispielsweise Geburtstage, Beförderungen oder Betriebsjubiläen, als „betrieblich veranlasst“ gelten. So wurden die Aufwendungen für eine Feier zum Dienstjubiläum eines Geschäftsführers im privaten Garten anerkannt, weil es ausschließlich für Mitarbeiter ausgerichtet wurde (BFH, Urteil vom 01.02.2007, Az.: VI R 25/03). 

Bewirtungskosten für Mitarbeiter 

Kosten für die Bewirtung eigener aktueller sowie ehemaliger Arbeitnehmer und Leiharbeiter lassen sich bis zu 100 % von der Steuer absetzen. Für freie Mitarbeiter gilt das jedoch nicht. Für die dabei zu beachtenden Freigrenzen kommt es außerdem auf den Zweck der Bewirtung an. Für den Nachweis gelten dabei einfachere Regeln als für die Bewirtung bei den zuvor dargestellten Geschäftsessen.

• Arbeitsbedingte Verpflegung, z. B. im Rahmen Betriebsveranstaltung, stellt keinen geldwerten vom Arbeitnehmer zu versteuernden Vorteil dar bei Beachtung des Freibetrags. Die Obergrenze hierfür liegt gemäß § 19 EStG bei 110 Euro brutto inklusive Umsatzsteuer pro Person im Rahmen einer Betriebsveranstaltung. Eventuell miteingeladene Begleitpersonen wie etwa Ehepartner sind ihr jeweils zuzurechnen. Neben Bewirtungskosten umfasst die 110-Euro-Grenze auch Kosten für Fahrten, Übernachtung, Unterhaltungsdarbietungen, Eintrittskarten und unter Umständen auch Geschenke ohne bleibenden Wert. Pro Jahr bleiben bei Einhaltung der 110-Euro-Grenze pro Betriebsveranstaltung maximal zwei davon frei von Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben für die teilnehmenden Arbeitnehmer. Da es sich um einen Freibetrag handelt, ist für den die 110 Euro überschreitenden Betrag eine Pauschalbesteuerung möglich. Für den Gastgeber stellen die Kosten hingegen Betriebsausgaben dar. Aktuell soll im Frühjahr 2024 über eine Erhöhung des Betrags von 110 Euro auf 150 Euro entschieden werden, der dann rückwirkend zum 1. Januar 2024 gelten würde.  

• Die Einladung eigener Arbeitnehmer zum Essen als Gegenleistung für deren besondere Arbeitsleistung – z. B. nach einem anstrengenden Projekt – ist ein sogenanntes Belohnungsessen. Hier gilt eine Grenze von 60 Euro einschließlich Umsatzsteuer für Essen, Getränke und Nebenkosten der Bewirtung wie etwa Trinkgeld pro Mitarbeiter. Wird sie überschritten, gilt die Bewirtung als vollständig zu versteuernder Arbeitslohn, da es sich hier um eine Freigrenze handelt und nicht um einen Freibetrag. Die Sachbezugswerte sind zudem nicht anwendbar. Zudem gilt die Steuerbefreiung nicht für regelmäßige gemeinsame Mitarbeiteressen auch bei Unterschreiten der 60-Euro-Grenze.

• Mitarbeitern zum Verzehr im Unternehmen überlassene Lebensmittel wie Obst, Gemüse, unbelegte Brötchen, Rosinenbrot und Getränke wie Kaffee, Tee und Wasser sind ohne Einschränkung steuerfrei. Für eine Mahlzeit gilt das nicht mehr, wozu bereits ein belegtes Brötchen zählt, wie der Bundesfinanzhof entschieden hat (Urteil v. 03.07.2019, Az.: VI R 36/17). 

• Für sonstige Essen, die Arbeitgeber einem Arbeitnehmer kostenfrei gewähren, gelten die Grenzen der Sachbezugswerte für Mahlzeiten. Im Jahr 2024 betragen diese pro Tag 2,17 Euro für ein Frühstück und 4,13 Euro für ein Mittagessen bzw. Abendessen. Parallel dazu anwendbar ist die monatliche 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge, da zu diesen unter anderem Mahlzeiten zählen. Bei Überschreiten dieser Beträge ist die Pauschalbesteuerung des darüber liegenden Betrags mit 25 % möglich.   

Bewirtungskosten als Arbeitnehmer absetzen

Arbeitnehmer bekommen Kosten für Bewirtungen, die im Auftrag des Arbeitgebers stattfinden, grundsätzlich wieder erstattet. Anders kann dies jedoch sein, wenn der Arbeitnehmer erfolgsabhängige Leistungen bezieht. Weil er ein eigenes Interesse an der Pflege der Kundenbeziehung hat, kann er privat von ihm finanzierte Bewirtungskosten dementsprechend als Werbungskosten geltend machen (BFH: Urteil vom 01.02.2007, Az.: VI R 25/03 und FG Köln, Urteil vom 19.01.2007, Az.: 10 K 4902/04). 

Auch Aufwendungen für den Einstand oder Ausstand von Mitarbeitern werden anerkannt (BFH, Urteil vom 11.1.2007, Az.: VI R 52/03). Und das selbst dann, wenn der Abschied noch nicht unbedingt in den wohlverdienten Ruhestand führt, sondern nur zu einer anderen beruflichen Wirkstätte.