Das neue Nachweisgesetz – Was Betriebsräte jetzt beachten sollten

Seit dem 01.08.2022 ist das neue Nachweisgesetz (NachwG) in Kraft. In der neuen Fassung wurden die Nachweise über die wesentlichen Arbeits- und Vertragsbedingungen deutlich erweitert. 

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht, Dr. Thomas Koeppen, gibt einen kurzen Überblick über den Zweck des Nachweisgesetzes, die Änderungen und was Betriebsräte beachten müssen.

Was ist das Nachweisgesetz und wozu dient es?

Das Nachweisgesetz in seiner ursprünglichen Fassung trat 1995 in Kraft. Das Gesetz verpflichtete den Arbeitgeber, den Arbeitnehmer über die wesentlichen Arbeits- und Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses zu informieren. Dieser Nachweis konnte durch eine Niederschrift in schriftlicher Form erbracht werden, wenn die wesentlichen Arbeits- und Vertragsbedingungen nicht bereits in einem Arbeitsvertrag niedergelegt waren.

Der Sinn des Gesetzes lag darin, für beide Seiten Transparenz und Verbindlichkeit zu schaffen und dem Arbeitnehmer die Möglichkeit zu geben, die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses auch schriftlich fixiert nachzulesen. Aber auch ohne Nachweis wurde und wird ein begonnenes Arbeitsverhältnis als wirksam angesehen. Verstöße des Arbeitgebers gegen das Nachweisgesetz wurden in der Vergangenheit faktisch nicht sanktioniert.

Welche Änderungen sind zum 01.08.2022 in Kraft getreten?

Die Änderung des Nachweisgesetzes zum 01.08.2022 war aufgrund einer EU-Richtlinie erforderlich (Richtlinie 2019/1152).

Kernpunkt der Änderungen des Nachweisgesetzes sind die Erweiterungen und Neuerungen bei den Nachweispflichten. Für die Praxis relevant dürften insbesondere folgende Änderungen sein:

Nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 NachwG muss vom Arbeitgeber nun in Hinsicht auf den Arbeitsort auch angegeben werden, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann. Dieser Passus ist insbesondere relevant, wenn die Möglichkeit der mobilen Arbeit vereinbart wurde. 

Neu ist ferner, dass die Höhe der Vergütung, einschließlich der Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen nach § 2 Abs. 1 Nr. 7 NachwG schriftlich mitzuteilen und jeweils getrennt anzugeben ist. Ebenso deren Fälligkeit und Auszahlung. 

Gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 8 NachwG sind seit dem 01.08.2022 auch die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und die Ruhezeiten schriftlich niederzulegen. 

Gem. § 2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG ist ferner schriftlich auf das bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren hinzuweisen, mindestens auf das Schriftformerfordernis und auf die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses und für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage. In welcher Detaillierung diese Vorgabe umzusetzen ist, lässt das Gesetz offen. An dieser Stelle ist davon auszugehen, dass nahezu alle Formulararbeitsverträge zu ändern sind, da ein Hinweis auf das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren in Formulararbeitsverträgen in der Vergangenheit absolut unüblich war. 

Neu ist auch, dass der Arbeitgeber bei Ansprüchen auf eine arbeitgeberseitig bereitgestellte Fortbildung oder bei Zusage einer betrieblichen Altersversorgung schriftlich hinzuweisen hat (§ 2 Abs. 1 Nr. 12, 13 NachwG).

Der Gesetzgeber gestattet für bestimmte Nachweise auch einen Hinweis auf die jeweilige gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Regelung (§ 2 Abs. 4 NachwG).

Außerdem wurde eine Sanktion für den Arbeitgeber aufgenommen, die bei einer nicht richtigen, nicht vollständigen oder gänzlich unterlassenen Niederschrift der Nachweise zum Tragen kommt. Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz stellt nun eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einer Geldbuße bis zu EUR 2.000,00 sanktioniert werden, § 4 NachwG.

Die Änderungen und Erweiterungen der Nachweispflichten gelten in erster Linie für neue Arbeitsverhältnisse, die ab dem 01.08.2022 begonnen haben. Für diese sind die neuen Nachweispflichten einzuhalten. 

Bei Arbeitsverhältnissen, die vor dem 01.08.2022 begonnen haben, können Arbeitnehmer einen Nachweis über die erweiterten wesentlichen Arbeits- und Vertragsbedingungen von ihrem Arbeitgeber verlangen. Hier hat der Arbeitgeber dann innerhalb kurzer Fristen ergänzende Informationen in Schriftform (!) zur Verfügung zu stellen, wenn diese nicht bereits in den geschlossenen Arbeitsverträgen enthalten sind. 

Was müssen Betriebsräte aufgrund der Änderungen beachten?

Nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG hat der Betriebsrat darüber zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze im Betrieb durchgeführt werden. Hierzu zählt auch das Nachweisgesetz.

Der Betriebsrat kann daher nach Ansicht des BAG z.B. die bestehenden Formulararbeitsverträge dahingehend prüfen, ob alle Nachweispflichten eingehalten werden. Dazu kann sich der Betriebsrat auch eine gewisse Anzahl von ausgefüllten Arbeitsverträgen vorlegen lassen. In der Praxis dürfte – wie so oft - auch ein Gespräch mit dem Arbeitgeber sinnvoll sein, um zu klären, ob und in welcher Form der Arbeitgeber die Vorgaben des NachwG umzusetzen gedenkt. Denn die Praxis zeigt, dass nicht wenige Arbeitgeber die neuen Verpflichtungen aus dem NachwG schlichtweg übersehen haben.