Datenschutz und Vereinssatzung

Auch Vereine müssen datenschutzrechtliche Bestimmungen beachten. So müssen die Vereine als „verantwortliche Stelle“ geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“ ergreifen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Diese Maßnahmen können auch in der Vereinssatzung abgebildet werden. 

1. Verarbeiten Sie nur richtige Daten

Ein sehr praxisrelevantes Problem besteht darin, dass Mitglieder nicht immer die Änderungen ihrer Anschrift oder auch ihrer Bankverbindung mitteilen. Damit verarbeitet Ihr Verein unrichtige Daten, was schon ein Verstoß gegen Art. 5 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) darstellt.

Nehmen Sie daher eine Klausel in Ihrer Satzung auf, wonach „die Mitglieder verpflichtet sind, Änderungen ihrer Anschrift (und ggf. ihrer Bankverbindung) unverzüglich mitzuteilen. Auf diese Weise können Sie durch ihrer Satzung dokumentieren, dass Sie alles getan haben, um nur richtige Daten zu verarbeiten.

2. Regeln Sie die Zuständigkeiten

Wer ist in Ihrem Verein verantwortlich für den Datenschutz? Regeln Sie diese Zuständigkeiten am besten in der Geschäftsordnung für den Vorstand. Dort sollte ein „Ressort Datenschutz“ bestehen. Wenn Sie bislang keine Geschäftsordnung für den Vorstand haben, müssen Sie diese erst in der Satzung vorsehen. Dies kann durch einen neuen Paragraphen im „Vorstandsparagraphen“ erfolgen. Nehmen Sie dort auf, dass „der Vorstand sich eine Geschäftsordnung geben kann“.

3. Informieren Sie Ihre Mitglieder

Ein wichtiger Punkt, welcher sich in der DSGVO immer wiederholt, ist die Information der „betroffenen Personen“, hier also Ihre Mitglieder. Diese müssen Sie informieren, welche Daten Sie zu welchen Zwecken verarbeiten. Idealer Ort für diese Informationen ist wiederum Ihre Satzung. Nehmen Sie dort auf, welche Daten Sie konkret verarbeiten und ob Sie diese Daten evtl. weitergeben. Dies kann beispielsweise ein Dachverband sein, dem Sie angehören oder eine Versicherung, welche Sie für Ihre Mitglieder abgeschlossen haben. Weisen Sie schlussendlich in der Satzung darauf hin, dass eine Weitergabe nur erfolgt, soweit dies rechtlich geboten ist.

Fazit

Mit diesen Maßnahmen können Sie auf einfache Weise dokumentieren, dass Sie das Thema Datenschutz ernst genommen haben. Dies sowohl gegenüber Ihren Mitgliedern als auch gegenüber den Aufsichtsbehörden.