Vermeiden Sie eine Beschlussanfechtung bei virtuellen Mitgliederversammlungen

Worum geht es?

Der "Digitalisierungsschub" bei Vereinen ist durch die Corona-Krise nicht mehr zu leugnen. Zunehmend werden virtuelle Mitglieder- oder Delegiertenversammlungen durchgeführt. Auch der Vorstand kann jetzt "offiziell" nach der neuen Regelung des § 5 Abs. 3a des  Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie ( GesRuaCOVBekG) seine Vorstandssitzungen im "Wege der elektronischen Kommunikation" durchführen.

Da "Verein" und "Vernunft" häufig nur die ersten drei Buchstaben gemeinsam haben, droht teilweise Ungemach von Mitgliedern, die mit diesen modernen Formen der Beschlussanfechtung nicht einverstanden sind. Es wird eine Feststellungsklage erhoben, mit dem Zielm die gefassten Beschlüsse zu Fall zu bringen. Achten Sie daher im Vorfeld bei der Vorbereitung der Versammlung darauf, diese rechtssicher durchzuführen, um wenig Angriffsfläche zu bieten.

Die wichtigsten Fragen habe ich für Sie zusammengefasst.

1. Frage: Muss ich meinen Mitgliedern einen Computer zur Verfügung stellen?

Nein! Das OLG Hamm (OLG Hamm, Beschluss vom 27. September 2011 – I-27 W 106/11) hat bereits 2011 festgehalten, dass keine unangemessene Benachteiligung von Vereinsmitgliedern vorliegt, wenn diese über keinen eigenen Computer verfügen. 

Der Verein muss auch nicht Kommunikation auf jede erdenkliche Weise anbieten. Darüber hinaus gibt es auch öffentliche Internetzugänge, auf die die Vereinsmitglieder zumutbar zurückgreifen können.

2. Frage: Welche Form und welche Frist müssen Sie beachten?

Hier kommt es entscheidend auf Ihre Satzung an. Diese Vorgaben, die Sie sich selbst gesetzt haben, müssen Sie beachten. Das ( GesRuaCOVBekG)  hat hier keine Änderungen geschaffen, so dass wie gewohnt einladen müssen.

3. Frage: Wer darf rein?

Wie bei einer Präsenzversammlung dürfen nur Mitglieder zu der Mitgliederversammlung erscheinen. Stellen Sie daher durch einen passwortgeschützten Zugang sicher, dass keine Fremden zu der virtuellen Mitgliederversammlung erscheinen können. 

Vergewissern Sie sich auch davon, wenn die Versammlung läuft und bitten Sie die Mitglieder, sich immer mit ihrem richtigen Namen anzumelden, damit Sie eine Teilnehmerliste erstellen können und diese mit dem Mitgliederverzeichnis abgleichen können.

4. Frage: Wie gehen Sie mit technischen Problemen um?

Es kommt drauf an. Hat der Verein oder das Mitglied die technischen Probleme "verursacht"?

Wenn der technische Fehler nicht dem Verein zugerechnet werden kann, kann auch eine Anfechtung der Beschlüsse nicht mit diesen technischen Problemen begründet werden. Hier können Sie sich auf die Wertung des § 243 Abs. 3 Nr. 1 AktG berufen, wonach die Anfechtung nicht darauf gestützt werden kann, dass eine technische Störung Mitgliedschaftsrechte, die auf elektronischem Wege wahrgenommen worden sind, verletzt hat. Dies gilt jedoch nicht, wenn dem Verein grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz vorzuwerfen ist. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn Sie manchen „kritischen“ Mitgliedern falsche Zugangsdaten senden.

Dementsprechend können Probleme auf Seiten des Mitgliedes, dass es beispielsweise nicht in den virtuellen Versammlungsraum kommt, nicht zu einer Anfechtbarkeit der Beschlüsse führen.

Auch hier ist eine Vergleichbarkeit zu der Präsensversammlung zu sehen. Wenn beispielsweise das Auto des Mitglieds eine Panne hat und es dadurch nicht mehr rechtzeitig zu der Versammlung erscheinen kann, liegt dies nicht im Verantwortungsbereich des Vereins.

Etwas anderes gilt, wenn beispielsweise das gebuchte System gar nicht zugänglich ist, weil beispielsweise die entsprechenden Server zusammengebrochen sind. In diesem Fall kann die Versammlung nur neu angesetzt werden.

5. Frage: Wie lange kann denn eine Anfechtung drohen?

Die wenigsten Vereine haben eine Anfechtungsfrist in der Satzung vorgesehen, so dass hier keine feste Frist für eine Feststellungsklage vorgesehen ist. In der Rechtsprechung wird allgemein von einer Frist von einem Monat ausgegangen. Diese Frist beginnt mit der Bekanntmachung des Protokolls (OLG Hamm, Urteil vom 01. März 2021 – 8 U 61/20).

Je schneller Sie also das protokoll veröffentlichen, desto schneller können Sie den "Haken" hinter die Versammlung machen.

Wenn Sie Probleme bei der Vorbereitung, Durchführung oder Nachbereitung der virtuellen Mitgliederversammlung haben, würde ich mich freuen, wenn ich Sie unterstützen kann. Auch bei einem Klageverfahren kann ich Sie, auch im Hinblick auf meine Spezialisierung gerne unterstützen!