Eingang einer E-Mail beim Empfänger muss vom Absender bewiesen werden

Es gilt im deutschen Zivilrecht ohnehin der Grundsatz, dass der Zugang einer Willenserklärung beim Empfänger im Streitfall durch den Absender bewiesen werden muss. Dies hat das Landesarbeitsgericht Köln mit Urteil vom 12.1.2022 - Az. 4 Sa 315/21 - für eine E-Mail nochmals ausdrücklich klargestellt.

Im konkreten Fall hatte der Arbeitgeber bis zu einem bestimmten Termin eine Erklärung abzugeben. Diese Erklärung hatte er per E-Mail abgegeben. Der Arbeitnehmer hatte aber behauptet, die E-Mail erst drei Tage später erhalten zu haben. Der Arbeitgeber konnte nicht beweisen, wann die E-Mail bei dem Arbeitnehmer tatsächlich eingegangen ist. Dies ging zulasten des Arbeitgebers.

Der Zugang einer E-Mail lässt sich eigentlich nur beweisen, wenn eine Eingangsbestätigung oder Lesebestätigung vorliegt. Als Absender sollte man diese daher automatisiert anfordern. Gibt der Empfänger keine entsprechende Bestätigung ab, kann man den Zugang der E-Mail nicht beweisen.

Das bedeutet, dass wichtige fristgebundene Erklärungen in der Regel nicht per E-Mail abgegeben werden sollten. 

Besser ist es, solche Erklärungen schriftlich zu fassen und dem Empfänger gegen Quittung ( also Empfangsbestätigung auf einer Kopie des Schreibens) zu übergeben. Sollte dies nicht möglich sein, sollte das Schriftstück  im Zweifel beim Empfänger zu Hause durch einen Boten (Zeugen) eingeworfen werden. Ein einfacher Versand per Post reicht nicht. Auch ein Versand mit Einschreiben/Rückschein ist nicht zu empfehlen, da dies nur dann erfolgreich ist, wenn der Empfängerr bei Zustellung des Einschreibtens zu Hause ist und der Rückschein unterschreibt.

Bei wichtigen fristgebundene Erklärungen sollte in jedem Fall immer darauf geachtet werden, dass diese frühzeitig (und nicht erst kurz vor Fristablauf) abgegeben werden. Man kann es dann zuerst mit einer E-Mail und Lesebestätigung versuchen ( sollte diese Bestätigung nicht eingehen, muss man die Erklärung nochmals auf sicherem Weg abgeben).