Was bedeutet Compliance für Unternehmen und warum ist sie wichtig?

In der Unternehmensführung gewinnt das Thema Compliance – auch bekannt als Regelkonformität oder Regeltreue – zunehmend an Bedeutung. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich an eine Vielzahl von gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben zu halten. Die Beachtung von Compliance-Regeln und Compliance-Richtlinien ist essenziell, um rechtliche, finanzielle und reputationsbezogene Risiken zu minimieren. Doch was bedeutet Compliance konkret und warum ist sie so wichtig?  

In diesem Ratgeber werden die Bedeutung von Compliance, die Aufgaben des Compliance-Beauftragten sowie die möglichen Risiken eines Compliance-Verstoßes näher erläutert. Am Ende des Ratgebers erfahren Sie, wie Unternehmen Hilfe und Beratung zum Thema Compliance erhalten können. 

Bedeutung von Compliance

Compliance bedeutet die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, unternehmensinterner Richtlinien sowie ethischer Standards. Für Unternehmen ist Compliance ein unverzichtbarer Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Obwohl dies selbstverständlich sein sollte, sind klare Vorgaben hierzu hauptsächlich im Deutschen Corporate Governance Kodex für börsennotierte Unternehmen festgelegt, der ein wirksames Compliance-Management-System (CMS) fordert, um Regelverstöße zu verhindern. Der Deutsche Corporate Governance Kodex ist ein Regelwerk, das Standards und Empfehlungen für eine gute und verantwortungsvolle Unternehmensführung in börsennotierten Unternehmen in Deutschland festlegt.  

Der Kodex ist zwar nicht verbindlich, aber Unternehmen werden ermutigt, die Empfehlungen umzusetzen oder Abweichungen zu erklären. Die Compliance-Thematik betrifft aber nicht nur börsennotierte Unternehmen. Auch im Mittelstand sollte Compliance von Unternehmern ernst genommen werden. 

Aufgaben des Compliance-Beauftragten

Der Compliance-Beauftragte spielt eine zentrale Rolle im Unternehmen. Er dient als Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen Fragen rund um die Compliance und berichtet direkt an die Geschäftsführung oder den Vorstand. Zu seinen Hauptaufgaben gehören: 

• Überwachung und Implementierung von Compliance-Richtlinien: Der Compliance-Beauftragte stellt sicher, dass alle relevanten Vorschriften und internen Richtlinien im Unternehmen bekannt sind und eingehalten werden.
• Schulung und Sensibilisierung: Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zu Compliance-Themen sind unerlässlich, um ein Bewusstsein für rechtliche und ethische Standards zu schaffen.
• Risikomanagement: Der Compliance-Beauftragte identifiziert potenzielle Risiken und entwickelt Maßnahmen zur Risikominderung.
• Beratung und Unterstützung: Er steht den Mitarbeitern bei Fragen und Unsicherheiten rund um Compliance-Themen zur Seite und unterstützt bei der Implementierung von Compliance-Maßnahmen.

Compliance-Analyse

Ob Datenschutz, Geldwäsche, Korruption, unlauterer Wettbewerb oder Steuerrecht: In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche potenzielle Risiken. Die Identifizierung von Risiken ist bei jeder Compliance-Analyse die Ausgangsbasis. Es gilt, sowohl allgemeine als auch spezifische Risikobereiche zu erkennen, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind. Dabei spielt das Verständnis des eigenen Unternehmens, seiner internen Abläufe und seiner Geschäftsstruktur eine entscheidende Rolle. Nach der Identifizierung der spezifischen Risikofelder ist es erforderlich, die relevanten gesetzlichen Vorschriften und die daraus abgeleiteten Prozessanforderungen zu bestimmen. 

Um Compliance-Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen vor allem ein Compliance-Management-System entwickeln. Dieses hilft, Regelverstöße im Unternehmen frühzeitig zu erkennen und bestenfalls von vornherein zu verhindern. Compliance-Risiken werden auch dadurch verringert, dass Mitarbeitende regelmäßig zu relevanten Compliance-Themen geschult werden, um ihr Bewusstsein für rechtliche und ethische Standards zu schärfen. Natürlich sollte die Einhaltung der Compliance-Regeln auch regelmäßig im Unternehmen überprüft werden. Dadurch können weitere potenzielle Schwachstellen aufgedeckt und gegebenenfalls auch Verbesserungen angestoßen werden. 

Risiken bei einem Compliance-Verstoß

Ein Compliance-Verstoß kann schwerwiegende Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Zu den rechtlichen Risiken zählen vor allem Bußgelder und Schadensersatzansprüche, die erhebliche finanzielle Belastungen für das Unternehmen mit sich bringen können, aber auch eine strafrechtliche Verfolgung kann den verantwortlichen Personen im Unternehmen drohen. Ein Compliance-Verstoß kann auch das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit erschüttern und langfristigen Schaden für das Unternehmensimage bedeuten.  

Notfallplan bei Compliance-Verstoß

Es kann trotz größter Sorgfalt und umfangreicher Präventionsmaßnahmen in einem Unternehmen zu Compliance-Verstößen kommen. Die möglichen Konsequenzen solcher Verstöße sind vielfältig und reichen von Rückrufaktionen aufgrund von Sicherheitsmängeln bis hin zu staatsanwaltlichen Durchsuchungen bei Verdacht auf Straftaten wie Korruption. Insbesondere bei schwerwiegenden Fällen, die Durchsuchungen durch die Staatsanwaltschaft nach sich ziehen, ist es entscheidend, dass ein detaillierter Notfallplan vorhanden ist, der den Mitarbeitern klare Handlungsanweisungen gibt und sie über ihre Rechte und Pflichten informiert. 

Ein umfassender Notfallplan sollte mindestens die wichtigsten Punkte in Bezug auf die Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten enthalten. Es muss klar definiert sein, wer im Falle eines Compliance-Verstoßes zuerst informiert wird und wie die Information in der Hierarchie weitergeleitet wird. Es sollte auch ein klar benannter Ansprechpartner existieren, der für die Kommunikation mit den Behörden zuständig ist. Daneben sollte im Hinblick auf die etwaige Kommunikation mit den Medien bestimmt werden, wer gegenüber der Presse Stellung nimmt, um konsistente und kontrollierte Informationen nach außen zu geben. 

Generell gilt: Je mehr Prozesse im Krisenfall vorab klar strukturiert und festgelegt sind, desto besser ist dafür vorgesorgt, dass im Ernstfall eines Compliance-Verstoßes schnell und effektiv gehandelt werden kann. Ein guter Notfallplan für Compliance-Verstöße sorgt dafür, dass das Unternehmen organisiert und besonnen reagieren kann. Er minimiert das Risiko von Fehlverhalten und Kommunikationspannen, welche die Situation verschlimmern könnten. Durch klare Vorgaben und Strukturen können sowohl die rechtlichen als auch die reputativen Folgen eines Compliance-Verstoßes besser kontrolliert und gemindert werden. 

Hilfe oder Beratung zum Thema Compliance

Unternehmen können auf verschiedene Weise Hilfe oder Beratung zum Thema Compliance finden. Es gibt viele Möglichkeiten für Unternehmen jeder Größe, die nötige Unterstützung und Beratung zu finden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Die gängigen Möglichkeiten sind die Folgenden: 

Externe Beratung

• Spezialisierte Compliance-Beratungsfirmen: Es gibt spezialisierte Firmen, die maßgeschneiderte Lösungen und Beratung zu Compliance-Themen anbieten, wie z. B. zu den Themen Datenschutz, Antikorruption und Branchenvorschriften. 

• Rechtsanwaltskanzleien: Viele größere Kanzleien haben Abteilungen oder spezialisierte Anwälte für Compliance, die rechtliche Beratung und Unterstützung bieten. 

• Wirtschaftsprüfungsgesellschaften: Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bieten umfassende Compliance-Dienstleistungen einschließlich interner Audits und Risikomanagement. 

Interne Compliance-Abteilungen 

• Große Unternehmen: Sie haben oft eigene Compliance-Abteilungen oder -Officer, die interne Richtlinien entwickeln, Schulungen durchführen und die Einhaltung von Vorschriften überwachen. 

• Compliance-Management-Systeme: Implementierung von spezialisierten Softwarelösungen, die helfen, Compliance-Prozesse zu automatisieren und zu überwachen. 

Branchenspezifische Verbände und Kammern 

• Handelskammern: Viele Handelskammern bieten Beratungsdienste und Schulungen zum Thema Compliance an. 

• Berufsverbände: Branchenverbände bieten oft Ressourcen, Workshops und Beratungsdienste an, um Mitglieder bei der Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften zu unterstützen. 

Öffentliche Stellen und Regulierungsbehörden 

• Gewerbeaufsichtsämter und andere Regulierungsbehörden: Diese Stellen bieten oft Richtlinien und Beratung, um Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen. 

Schulungen und Weiterbildung 

• Seminare und Workshops: Viele Institutionen bieten spezielle Schulungen und Workshops zu Compliance-Themen an. 

• E-Learning-Plattformen: Es gibt auch Online-Kurse und Zertifikate von spezialisierten Compliance-Schulungsanbietern.