Das Wichtigste zum Lieferschein: Inhalt, Ausstellungspflicht, Beweiskraft
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Experten-Autorin dieses Themas
Lieferscheine gehören in der Unternehmenspraxis in der Regel dazu. Gesetzliche Vorgaben gibt es zum Lieferschein allerdings kaum. In diesem Ratgeber ist das Wichtigste rund um den Lieferschein wie Inhalt, Beweiskraft und Ausstellungspflicht für Sie zusammengefasst.
Was ist ein Lieferschein?
Der Lieferschein ist ein vom Warenversender ausgestelltes Handelsdokument über den Inhalt einer Warenlieferung, das der Lieferung grundsätzlich in Papierform beiliegt. Mittlerweile wird der Lieferschein jedoch auch immer häufiger digital übermittelt, sobald die Ware versandt wurde. Ein digitaler Lieferschein ist insofern vorteilhaft, als dass der Empfänger unmittelbar über den Versand in Kenntnis gesetzt wird.
Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet. Sowohl für Versender als auch für Empfänger erfüllt er in jedem Fall eine Kontroll- und Informationsfunktion, indem nachvollzogen werden kann, welche Ware das Lager verlassen hat.
Gibt es eine Pflicht zum Ausstellen eines Lieferscheins?
Nein, gesetzliche Vorgaben dahingehend existieren nicht. Unternehmer sind gesetzlich nicht verpflichtet, einer Warenlieferung einen Lieferschein beizulegen. Eine Lieferung ist daher auch ohne Lieferschein möglich.
Doch auch wenn die Ausstellung eines Lieferscheins nicht verpflichtend ist, so hat sie viele Vorteile, denn neben der Informations- und Kontrollfunktion kommt dem Lieferschein Beweiskraft zu (siehe: Beweiskraft von Lieferscheinen). Die Ausstellung macht daher grundsätzlich immer Sinn.
Welcher Inhalt ist wichtig?
Mangels gesetzlicher Vorschrift zum Ausstellen eines Lieferscheins gibt es auch keine gesetzlichen Vorgaben bezüglich des Inhalts eines Lieferscheins, sodass lediglich die Mindestanforderungen an Geschäftsbriefe gelten. Diese sind von der Unternehmensform abhängig. Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gelten besondere gesetzliche Vorschriften. Die Pflichtangaben von Geschäftsbriefen können Sie im Detail auf der Website der Industrie- und Handelskammer nachlesen. Um den Sinn und Zweck eines Warenbegleitscheins zu erfüllen, und damit Lieferanten und Empfänger sofort abgleichen können, ob Bestellung und Lieferung übereinstimmen, sollten jedenfalls folgende Angaben enthalten sein:
Name und Adresse des Verkäufers beziehungsweise Lieferanten
Name und Adresse des Empfängers
Ausstellungsdatum
konkrete Bezeichnung von Art und Anzahl der Ware
Auftrags- und/oder Liefernummer
Auftrags-, Versand- und bestenfalls Lieferdatum
bestehende Teillieferungen (optional)
Unterschriftenfeld für den Empfänger, damit dieser den Erhalt bestätigen kann (optional)
Viele Unternehmen entscheiden sich außerdem zu Zahlungszwecken dazu, nochmals Produktpreise sowie Bankinformationen anzugeben.
Lieferschein vs. Rechnung
Anders als die Rechnung, die auch im Anschluss versandt werden kann, liegt der Lieferschein beziehungsweise Warenbegleitschein, sofern er nicht in digitaler Form versandt wurde, der Ware meist unmittelbar bei und ist – ebenfalls anders als die Rechnung – keine Pflicht. Für einen Lieferschein gibt es auch keine Pflichtangaben, sodass der Lieferschein eine Rechnung grundsätzlich nicht ersetzen kann.
Möglich ist es aber, die Rechnung so zu gestalten, dass sie zusätzlich auch als Lieferschein fungieren kann, oder in der Rechnung einen Hinweis auf den Lieferschein zu ergänzen. In diesem Fall handelt es sich jedoch nicht mehr um einen Lieferschein im eigentlichen Sinne, sondern um eine Rechnung, die auch als solche gekennzeichnet werden muss.
Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen
Unternehmer müssen geschäftliche Unterlagen über bestimmte Zeiträume aufbewahren. Die Aufbewahrung von insbesondere Buchführungs- und weiteren Unterlagen ist sowohl steuerrechtlich (§ 147 Abgabenordnung, AO) als auch handelsrechtlich (§ 257 Handelsgesetzbuch, HGB) beziehungsweise im Umsatzsteuergesetz (UStG, § 14b) geregelt.
Bis zum Inkrafttreten des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG II) am 06.07.2017 waren Lieferscheine sechs Jahre aufzubewahren. Sofern der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung fungierte, zehn Jahre. Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz ist die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine weggefallen. Empfangene Lieferscheine können nach dem BEG II daher grundsätzlich mit dem Erhalt der Rechnung und versendete Lieferscheine mit dem Versand der Rechnung entsorgt werden. Alte Lieferscheine, die vor dem 06.07.2017 ausgestellt wurden, mussten nach alter Regelung sechs Jahre verwahrt werden.
Achtung: Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt nach wie vor, sofern der Lieferschein die Pflichtangaben einer Rechnung enthält und damit eine Rechnung ist oder aber die Rechnung einen Hinweis auf den Lieferschein enthält (§ 14b Abs. 1 UStG).
Vor der Entsorgung ist daher zu prüfen, ob der Lieferschein für das Unternehmen einen Buchungsbeleg, eine Rechnung o. Ä. darstellt und ob daher die Aufbewahrungspflicht von sechs beziehungsweise zehn Jahren gilt (§ 147 Abs. 1, 3 AO). Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, der Buchungsbeleg entstanden, die Aufzeichnung vorgenommen, die sonstigen Unterlagen entstanden beziehungsweise die Rechnung ausgestellt worden ist.
Unabhängig von dem Wegfall der Aufbewahrungspflicht empfiehlt es sich für Unternehmer – jedenfalls für den Warenversender –, Lieferscheine aus Gründen der Beweiskraft zunächst über den Versand der Rechnung hinaus aufzubewahren. Das gilt zumindest, bis die Rechnung vollständig beglichen ist.
Beweiskraft von Lieferscheinen
Das Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf hat im Urteil vom 13.07.2005 – Az.: 18 U 27/05 entschieden, dass der Lieferschein indizielle Beweiskraft dafür hat, dass die Warensendung die Versandabteilung des Absenders durchlaufen hat. Das heißt, durch den Lieferschein als Indiz kann logisch darauf geschlossen werden, dass die Ware auch versandt wurde. Diese Indizwirkung kommt einem Lieferschein hingegen nicht zu, wenn formularmäßig per Computer die Rechnung zugleich auch mit dem Zusatz Lieferschein versehen wird.
Der Lieferschein gilt als Urkunde, § 416 Zivilprozessordnung (ZPO). Ist ein Lieferschein vom Empfänger unterschrieben, so stellt die unterzeichnete Empfangsquittung ein starkes Indiz für die tatsächliche Übernahme der Ware dar und verliert nur dadurch an Bedeutung, wenn die Richtigkeit des unterschriebenen Lieferscheins erschüttert wird. Irrelevant ist, ob die Unterschrift digital oder handschriftlich erfolgt. Durch die Unterschrift wird die Ware außerdem angenommen mit der Folge, dass das Eigentum an der Ware auf den Empfänger übergeht. Gleichzeitig kommt es zum sogenannten Gefahrenübergang (§ 446 Bürgerliches Gesetzbuch, BGB). Das bedeutet, dass die Gefahr des zufälligen Untergangs und der zufälligen Verschlechterung der Ware auf den Käufer übergeht. Der Empfänger ist mithin für die Ware verantwortlich. Für Diebstahl o. Ä. ist der Lieferant nicht mehr haftbar zu machen.
Fazit
Ein Lieferschein ist ein Handelsdokument über den Inhalt einer Warenlieferung.
Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet.
Eine gesetzliche Pflicht, einer Warensendung einen Lieferschein beizulegen, existiert nicht. Inhaltliche Vorgaben sind daher ebenfalls gesetzlich nicht vorgeschrieben.
Digitale Lieferscheine sind mangels konkreter gesetzlicher Vorgaben möglich und kommen immer häufiger vor.
Empfangene Lieferscheine können seit Inkrafttreten des BEG II mit dem Erhalt der Rechnung und versendete Lieferscheine mit dem Versand der Rechnung entsorgt werden. Vorab ist zu prüfen, ob ausnahmsweise eine Aufbewahrungspflicht von sechs oder zehn Jahren gilt (§ 147 AO).
Enthält ein Lieferschein alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung, gilt er als solche und muss über eine Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden.
Der Lieferschein hat indizielle Beweiskraft dafür, dass die Warensendung die Versandabteilung des Absenders durchlaufen hat, denn durch den Lieferschein als Indiz kann logisch darauf geschlossen werden, dass die Ware versandt wurde.
Ist ein Lieferschein vom Empfänger unterschrieben, so stellt die unterzeichnete Empfangsquittung ein starkes Indiz für die tatsächliche Übernahme der Ware dar. Die Beweiskraft verliert nur an Bedeutung, wenn die Richtigkeit des unterschriebenen Lieferscheins erschüttert wird.
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Rechtstipps zu "Lieferschein" | Seite 2
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16.04.2021 Rechtsanwalt Timm Drouven„… bei. Von dem Abgemahnten wird weiter eine Auskunft über den Nutzungsumfang unter Vorlage von Rechnungen, Lieferscheinen und Belegen gefordert. Zudem verlangt die Kanzlei Lubberger Lehment für die Volkswagen AG …“ Weiterlesen
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11.01.2021 Rechtsanwältin Verteidigerin Dr. Jasmin Haider Maître en droit„… aufgefordert, einen Email-Anhang zu öffnen, weil sich darin etwa eine Rechnung oder ein Lieferschein einer Bestellung befinde. In vielen Fällen geben sich die Täter auch als Bundeskriminalamt, Windows …“ Weiterlesen
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09.11.2023 Rechtsanwalt Timm Drouven„… von Rechnungen, Lieferscheinen und Belegen. Die beiliegende Unterlassungserklärung beinhaltet eine feste Vertragsstrafe in Höhe von 7.500,00 €. Außerdem soll der Abgemahnte die Abmahnkosten in Höhe …“ Weiterlesen
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06.10.2020 Rechtsanwalt Dr. Oliver Wallscheid LL.M.„… von Kopien der Lieferdokumente, einschließlich Rechnungen, Aufträge und Lieferscheine. Schadensersatzansprüche von Ford Auch Schadensersatzansprüche einschließlich der Kostenerstattungsansprüche …“ Weiterlesen
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09.06.2020 RA/Fachanwalt für Steuerrecht Jens H. Adler„… sind und er dafür die Mehrwertsteuer tatsächlich entrichtet hatte. Daher dürften Lieferscheine nicht ausreichend sein, weil aus ihnen normalerweise nicht die tatsächliche Zahlung der Mehrwertsteuer hervorgeht …“ Weiterlesen
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12.12.2019 Rechtsanwalt Alexander Hufschmid„… bei der Kontaktaufnahme mit burgerprints.com Bei dem Versuch, die Ware zurückzusenden, stellten unsere Mandanten dann fest, dass weder ein Lieferschein noch ein Retourschein beigefügt waren …“ Weiterlesen
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28.08.2019 Rechtsanwalt Jan B. Heidicker„… : - sofortige Unterlassung - Abgabe einer strafbewehrten Unterlassungserklärung - Vorlage von Lieferscheinen und Handelsdokumenten - Auskunftserteilung über Herkunft der Waren und Identität der Lieferanten …“ Weiterlesen
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21.08.2019 Rechtsanwalt Marc Hügel„… der Benutzung der Marke bzw. der ähnlichen Aufnahmevorrichtung auf dem Kühlergitter. Der Verkäufer hätte nach Ansicht des BGH bspw. im Text des Internetangebots oder des Lieferscheins darauf hinweisen können …“ Weiterlesen
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07.10.2019 Rechtsanwalt Timm Drouven„… wird Auskunft über den konkreten Lieferanten verlangt, sowie die Übergabe sämtlicher Dokumente aus der Geschäftsbeziehung, die die Herkunft der Waren belegen, insbes. Rechnungen und Lieferscheine …“ Weiterlesen
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21.11.2017 Rechtsanwalt Florian Sievers„… ihm das möglich ist – sämtliche diesbezüglichen Dokumente, also Rechnungen sowie Lieferscheine etc. vorlegen. Gemäß Art. 102 Abs. 2 UMV i. V. m. § 19 Abs. 1, 3 MarkenG sowie auch gemäß § 9 UWG i. V. m …“ Weiterlesen
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14.02.2018 Ferdinand Mang, anwalt.de-Redaktion„… tatsächlich vorliegen, insbesondere welche Heizmittelmengen geliefert wurden. Hierbei ist nicht nur die Rechnung, sondern auch der Lieferschein zu prüfen, an welche Adresse zum Beispiel das Heizöl …“ Weiterlesen
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