Das Wichtigste zum Lieferschein: Inhalt, Ausstellungspflicht, Beweiskraft

Lieferscheine gehören in der Unternehmenspraxis in der Regel dazu. Gesetzliche Vorgaben gibt es zum Lieferschein allerdings kaum. In diesem Ratgeber ist das Wichtigste rund um den Lieferschein wie Inhalt, Beweiskraft und Ausstellungspflicht für Sie zusammengefasst. 

Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein ist ein vom Warenversender ausgestelltes Handelsdokument über den Inhalt einer Warenlieferung, das der Lieferung grundsätzlich in Papierform beiliegt. Mittlerweile wird der Lieferschein jedoch auch immer häufiger digital übermittelt, sobald die Ware versandt wurde. Ein digitaler Lieferschein ist insofern vorteilhaft, als dass der Empfänger unmittelbar über den Versand in Kenntnis gesetzt wird. 

Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet. Sowohl für Versender als auch für Empfänger erfüllt er in jedem Fall eine Kontroll- und Informationsfunktion, indem nachvollzogen werden kann, welche Ware das Lager verlassen hat. 

Gibt es eine Pflicht zum Ausstellen eines Lieferscheins?

Nein, gesetzliche Vorgaben dahingehend existieren nicht. Unternehmer sind gesetzlich nicht verpflichtet, einer Warenlieferung einen Lieferschein beizulegen. Eine Lieferung ist daher auch ohne Lieferschein möglich.  

Doch auch wenn die Ausstellung eines Lieferscheins nicht verpflichtend ist, so hat sie viele Vorteile, denn neben der Informations- und Kontrollfunktion kommt dem Lieferschein Beweiskraft zu (siehe: Beweiskraft von Lieferscheinen). Die Ausstellung macht daher grundsätzlich immer Sinn. 

Welcher Inhalt ist wichtig?

Mangels gesetzlicher Vorschrift zum Ausstellen eines Lieferscheins gibt es auch keine gesetzlichen Vorgaben bezüglich des Inhalts eines Lieferscheins, sodass lediglich die Mindestanforderungen an Geschäftsbriefe gelten. Diese sind von der Unternehmensform abhängig. Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gelten besondere gesetzliche Vorschriften. Die Pflichtangaben von Geschäftsbriefen können Sie im Detail auf der Website der Industrie- und Handelskammer nachlesen. Um den Sinn und Zweck eines Warenbegleitscheins zu erfüllen, und damit Lieferanten und Empfänger sofort abgleichen können, ob Bestellung und Lieferung übereinstimmen, sollten jedenfalls folgende Angaben enthalten sein: 

• Name und Adresse des Verkäufers beziehungsweise Lieferanten 

• Name und Adresse des Empfängers 

• Ausstellungsdatum 

• konkrete Bezeichnung von Art und Anzahl der Ware  

• Auftrags- und/oder Liefernummer 

• Auftrags-, Versand- und bestenfalls Lieferdatum 

• bestehende Teillieferungen (optional) 

• Unterschriftenfeld für den Empfänger, damit dieser den Erhalt bestätigen kann (optional) 

Viele Unternehmen entscheiden sich außerdem zu Zahlungszwecken dazu, nochmals Produktpreise sowie Bankinformationen anzugeben. 

Lieferschein vs. Rechnung

Anders als die Rechnung, die auch im Anschluss versandt werden kann, liegt der Lieferschein beziehungsweise Warenbegleitschein, sofern er nicht in digitaler Form versandt wurde, der Ware meist unmittelbar bei und ist – ebenfalls anders als die Rechnung – keine Pflicht. Für einen Lieferschein gibt es auch keine Pflichtangaben, sodass der Lieferschein eine Rechnung grundsätzlich nicht ersetzen kann.  

Möglich ist es aber, die Rechnung so zu gestalten, dass sie zusätzlich auch als Lieferschein fungieren kann, oder in der Rechnung einen Hinweis auf den Lieferschein zu ergänzen. In diesem Fall handelt es sich jedoch nicht mehr um einen Lieferschein im eigentlichen Sinne, sondern um eine Rechnung, die auch als solche gekennzeichnet werden muss. 

Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen

Unternehmer müssen geschäftliche Unterlagen über bestimmte Zeiträume aufbewahren. Die Aufbewahrung von insbesondere Buchführungs- und weiteren Unterlagen ist sowohl steuerrechtlich (§ 147 Abgabenordnung, AO) als auch handelsrechtlich (§ 257 Handelsgesetzbuch, HGB) beziehungsweise im Umsatzsteuergesetz (UStG, § 14b) geregelt. 

Bis zum Inkrafttreten des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG II) am 06.07.2017 waren Lieferscheine sechs Jahre aufzubewahren. Sofern der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung fungierte, zehn Jahre. Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz ist die Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine weggefallen. Empfangene Lieferscheine können nach dem BEG II daher grundsätzlich mit dem Erhalt der Rechnung und versendete Lieferscheine mit dem Versand der Rechnung entsorgt werden. Alte Lieferscheine, die vor dem 06.07.2017 ausgestellt wurden, mussten nach alter Regelung sechs Jahre verwahrt werden. 

Achtung: Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt nach wie vor, sofern der Lieferschein die Pflichtangaben einer Rechnung enthält und damit eine Rechnung ist oder aber die Rechnung einen Hinweis auf den Lieferschein enthält (§ 14b Abs. 1 UStG).  

Vor der Entsorgung ist daher zu prüfen, ob der Lieferschein für das Unternehmen einen Buchungsbeleg, eine Rechnung o. Ä. darstellt und ob daher die Aufbewahrungspflicht von sechs beziehungsweise zehn Jahren gilt (§ 147 Abs. 1, 3 AO). Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, der Buchungsbeleg entstanden, die Aufzeichnung vorgenommen, die sonstigen Unterlagen entstanden beziehungsweise die Rechnung ausgestellt worden ist. 

Unabhängig von dem Wegfall der Aufbewahrungspflicht empfiehlt es sich für Unternehmer – jedenfalls für den Warenversender –, Lieferscheine aus Gründen der Beweiskraft zunächst über den Versand der Rechnung hinaus aufzubewahren. Das gilt zumindest, bis die Rechnung vollständig beglichen ist. 

Beweiskraft von Lieferscheinen

Das Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf hat im Urteil vom 13.07.2005 – Az.: 18 U 27/05 entschieden, dass der Lieferschein indizielle Beweiskraft dafür hat, dass die Warensendung die Versandabteilung des Absenders durchlaufen hat. Das heißt, durch den Lieferschein als Indiz kann logisch darauf geschlossen werden, dass die Ware auch versandt wurde. Diese Indizwirkung kommt einem Lieferschein hingegen nicht zu, wenn formularmäßig per Computer die Rechnung zugleich auch mit dem Zusatz Lieferschein versehen wird.

Der Lieferschein gilt als Urkunde, § 416 Zivilprozessordnung (ZPO). Ist ein Lieferschein vom Empfänger unterschrieben, so stellt die unterzeichnete Empfangsquittung ein starkes Indiz für die tatsächliche Übernahme der Ware im korrekten Zustand und Umfang dar und verliert nur dadurch an Bedeutung, wenn die Richtigkeit des unterschriebenen Lieferscheins erschüttert wird. Irrelevant ist, ob die Unterschrift digital oder handschriftlich erfolgt. 

Fazit

• Ein Lieferschein ist ein Handelsdokument über den Inhalt einer Warenlieferung. 

• Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet. 

• Eine gesetzliche Pflicht, einer Warensendung einen Lieferschein beizulegen, existiert nicht. Inhaltliche Vorgaben sind daher ebenfalls gesetzlich nicht vorgeschrieben. 

• Digitale Lieferscheine sind mangels konkreter gesetzlicher Vorgaben möglich und kommen immer häufiger vor. 

• Empfangene Lieferscheine können seit Inkrafttreten des BEG II mit dem Erhalt der Rechnung und versendete Lieferscheine mit dem Versand der Rechnung entsorgt werden. Vorab ist zu prüfen, ob ausnahmsweise eine Aufbewahrungspflicht von sechs oder zehn Jahren gilt (§ 147 AO). 

• Enthält ein Lieferschein alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung, gilt er als solche und muss über eine Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden. 

• Der Lieferschein hat indizielle Beweiskraft dafür, dass die Warensendung die Versandabteilung des Absenders durchlaufen hat, denn durch den Lieferschein als Indiz kann logisch darauf geschlossen werden, dass die Ware versandt wurde. 

• Ist ein Lieferschein vom Empfänger unterschrieben, so stellt die unterzeichnete Empfangsquittung ein starkes Indiz für die tatsächliche Übernahme der Ware dar. Die Beweiskraft verliert nur an Bedeutung, wenn die Richtigkeit des unterschriebenen Lieferscheins erschüttert wird.