Diese Hinweise sollten Sie Teilnehmern an Online-Mitgliederversammlungen unbedingt geben

Informationen zur eingesetzten Software

Informieren Sie die Teilnehmer möglichst frühzeitig darüber, mit welcher Software, welchem Programm die Veranstaltung durchgeführt wird und wie ggf. Abstimmungen organisiert werden. Diese Informationen sind für Teilnehmer wichtig, weil nicht von jedem Endgerät jedes Programm genutzt werden darf. So kann es etwa Teilnehmer geben, die an einer virtuellen Mitglieder-/Delegiertenversammlung über einen dienstlichen oder betrieblichen PC teilnehmen möchten. Es gibt Fälle, in denen dann aufgrund von Vorgaben des Arbeitgebers bestimmte Videokonferenzprogramme nicht genutzt werden dürfen. Diese Teilnehmer müssen rechtzeitig wissen, welches Programm eingesetzt werden soll, damit sie sich um eine Alternative bemühen können.

Aber auch die folgenden Hinweise sollten Sie Teilnehmern an einer virtuellen Mitgliederversammlung bzw. Delegiertenversammlung mit der Einladung mindestens geben (Formulierungsbeispiele):

Zugangsdaten nur für persönlichen Gebrauch

"Sie erhalten persönliche Einwahldaten in die virtuelle Mitgliederversammlung/Delegiertenversammlung. Diese sind nur für Ihren persönlichen Gebrauch bestimmt. Sie dürfen die Daten nicht an Dritte weitergeben oder Dritten ermöglichen, mit diesen Daten in Ihrem Namen an der Versammlung teilzunehmen und Mitgliedsrechte auszuüben."

Hinweis auf nicht-öffentliche Versammlung

"Es handelt sich um eine nicht-öffentliche Versammlung. Stellen Sie bitte sicher, dass niemand mithören, mitlesen oder mitsehen kann, wenn Sie an der Versammlung teilnehmen. Am besten suchen Sie sich einen ruhigen Platz."

Hinweis auf das Verbot von Aufzeichnungen

"Es ist Ihnen nicht erlaubt, die Versammlung aufzuzeichnen, da dies Persönlichkeitsrechte der anderen Teilnehmer verletzen kann."