Erfolgreiche Kanzleiführung: „Mit dem Anschrauben des Kanzleischildes begann das Lernen“

Kanzleiführung, organisatorische Aufgaben und nicht zuletzt die Mandantenbetreuung: Als Kanzleiinhaber gilt es, viele verschiedene Unternehmensbereiche unter einen Hut zu bekommen. Rechtsanwalt Dr. Henning Hartmann hat 1997 seine eigene Kanzlei gegründet und erfolgreich aufgebaut. Im Interview erklärt er, welche Fähigkeiten als Kanzleiinhaber seiner Erfahrung nach entscheidend sind, wie er die Weichen für reibungslose Kanzleiabläufe gestellt hat und von welchen Marketingmaßnahmen er besonders profitiert. 

Als Sie Ihre eigene Kanzlei ins Leben gerufen haben, was waren für Sie die ausschlaggebenden Gründe?  

Wenn ich Interviews gebe, bin ich ehrlich. Die Antwort lautet daher: Geld zu verdienen.

Aus Fehlern lernt man: Gab es Unternehmensentscheidungen, die Sie heute anders treffen würden? Haben Sie im Rahmen Ihrer Unternehmenslaufbahn auch mal Lehrgeld bezahlt?  

O ja, eine ganze Menge sogar! Mir fällt als Erstes ein zu schnelles Wachsen in der Anfangsphase ein. Da wurden zu viele Akten angenommen, zu viele Mitarbeiter ins Boot geholt und zu viele Zweigstellen eröffnet. Das ging zulasten der klaren Strukturen und damit auch der Effizienz. Wir haben das korrigiert. 

Gibt es Eigenschaften oder Soft Skills, die in Ihren Augen als Kanzleiinhaber besonders wichtig sind?  

Aus meiner Sicht ist die wichtigste Eigenschaft, die man mitbringen muss, die Fähigkeit zu gewichten. In welche Aufgabe lege ich volle Energie und viel Zeit, welche Akte hole ich mir von Anfang an nicht ins Regal? Diese Entscheidungen sind Weichenstellungen, die eine Voraussetzung für gute Kanzleiabläufe sind. Werden hier Fehler gemacht, rächt es sich – wenn auch manchmal erst viel später.  

Wie haben Sie sich auf die Führung Ihrer eigenen Kanzlei vorbereitet? Haben Sie z. B. Weiterbildungen im Bereich Unternehmensführung besucht?

Nein, keine einzige. Ich habe am Tag vor der mündlichen Abschlussprüfung mein Kanzleischild beauftragt und noch am Tag des Absolvierens beim Graveur abgeholt. Da war ich 26. Mit dem Anschrauben des Schildes begann das Lernen. 

Haben Sie selbst einen Businessplan erstellt oder dabei Unterstützung in Anspruch genommen?

Mein Vater Edwin hat mich von früh auf fachkundig und wohlwollend unterstützt, er war selber selbstständiger Freiberufler. Mein Businessplan lautete „Learning by Doing“. Deshalb ja auch das viele Lehrgeld (lacht). 

Wie haben Sie Ihren Mandantenstamm aufgebaut?

Durch das Bemühen, gute Ergebnisse für die Mandanten zu erzielen. Hartnäckigkeit und Interesse an der Materie waren gefragt. Auch wurden schon früh redaktionelle Beiträge geschrieben. Zunächst in den Printmedien, später im Internet. 

Zu erfolgreicher Kanzleiarbeit gehört ein reibungsloses Zusammenwirken der verschiedenen Kanzleibereiche.  

Zunächst ist fähiges, selbstständig arbeitendes Personal wichtig. Jeder hat Stärken und Schwächen. Stärken ausbauen und Eigenverantwortung aufbauen führt zu Ressort-Kompetenz. Kurze Kommunikationswege zum Austausch bei Problemstellungen ermöglichen dann praktikable Lösungen. 

Welchen Stellenwert nimmt die Mitarbeiterführung in Ihrer Kanzlei ein?

Mich wundert, dass dieser Aspekt so spät angesprochen wird. Die Mitarbeiter sind ALLES. Nur wenn ein Team harmoniert und jeder eigenverantwortlich, gut und gern arbeitet, funktioniert eine Kanzlei. Das ist bei uns der Fall. Was man gern macht, macht man auch gut. Dazu gehören auch Erfolgserlebnisse und Belohnung von guter Arbeit. Ich habe zum Beispiel von Anfang an Umsatzbeteiligung gezahlt, auch an Auszubildende. 

Wie stellen Sie sicher, dass neben organisatorischen Aufgaben genügend Zeit für die Mandantenbetreuung bleibt?  

Indem ich die Aufgaben derjenigen meiner – äußerst kompetenten – Mitarbeiterinnen zuleite, die sie am besten bewältigen kann. 

Beim Kanzleimarketing zählt Effizienz. Wie viel Zeit planen Sie monatlich für die Marketingmaßnahmen Ihrer Kanzlei ein?

Eine gute Frage, da dies kanzleiintern mein Ressort ist. Es fallen hier grob geschätzt 20 bis 40 Stunden pro Monat an. 

Inwiefern unterstützt Ihr anwalt.de-Profil Sie in Ihrem Marketing?

Was jetzt kommt, ist keine Gefälligkeitsantwort. Über anwalt.de kommen tatsächlich zahlreiche Anfragen, und zwar auf den Gebieten, die unserem Profil entsprechen. Dies lässt sich steuern durch das Verfassen von redaktionellen Beiträgen, in diesem Falle von Rechtstipps. 

Weiterempfehlungen sind für die Mandantenakquise unerlässlich. Wie profitiert Ihr Reputationsmanagement von Ihrem anwalt.de-Profil?  

Sowohl das Bewertungssystem als auch die redaktionellen Beiträge helfen, eine Reputation aufzubauen bzw. zu festigen. Dies setzt sich in persönlichen Empfehlungen fort, sodass heute das eine nicht mehr vom anderen zu trennen ist. Anders ausgedrückt: Internet-PR und das Bestreben, aufgrund von Leistung weiterempfohlen zu werden, sind gleich bedeutsam. 

Welche Entscheidungen im Rahmen der Kanzleigründung haben sich aus Ihrer heutigen Sicht besonders bewährt?  

Hier fallen mir vor allem zwei Sachen ein: 

1. Nur eine spezialisierte Kanzlei, die ein klares Profil erkennen lässt, kann erfolgreich sein. In meinem Fall war es das Verkehrsrecht, das Strafrecht – folglich auch das Verkehrsstrafrecht – und das Fahrerlaubnisrecht, dem ich mich frühzeitig verschrieben habe.  

2.) Das Bekenntnis zu SEO hat viel bewirkt. Wir haben derzeit auf unserer Hauptseite (www.ra-hartmann.de) durchschnittlich 250 neue Besucher PRO TAG. Auch wenn hiervon nur ein Bruchteil mandatiert, dürfte jedem klar sein, was das für die wirtschaftliche Positionierung einer Kanzlei bedeutet.  

Hat sich die Strategie Ihrer Kanzlei im Lauf der Jahre verändert?  

Klare Antwort: Ja! Das Einlassen auf das Internet als Akquisemöglichkeit durch SEO, das Anbieten von Online-Beratungen und auch die Einführung der elektronischen Akte waren beispielsweise Meilensteine. Hier umzudenken, war erst mal unbequem, es hat sich aber in jeder Hinsicht gelohnt. 

Welche Ziele haben Sie für die Zukunft Ihrer Kanzlei?

Da ich derzeit auf der Suche nach einem Übernehmer der Kanzlei bin: dass diese langfristig in guten Händen ist. Weiterhin wünsche ich mir, dass auch weiterhin die Offenheit im Denken erhalten bleibt, dass neue Wege erkannt und beschritten werden und dass alle weiterhin Spaß an ihrer Arbeit haben. 

Rechtsanwalt Dr. Henning Hartmann ist mit seinem persönlichen Anwaltsprofil auf anwalt.de vertreten. Er steht seinen Mandanten als Fachanwalt für Verkehrsrecht und Strafrecht zur Seite. 

(LES; ZGRA) 

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