5 Tipps für eine zielführende Kommunikation bei Online-Anfragen
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Rund 100.000 Kontakte finden jeden Monat auf anwalt.de statt. Zumeist schreiben die Ratsuchenden die Rechtsanwälte mit konkreten Anliegen an. Oft münden die Anfragen bereits nach kurzer Korrespondenz in ein Mandat. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Auftragserteilung durch eine effektive Kommunikationsstrategie zusätzlich fördern können.
1. Schnell und zuverlässig: Das perfekte Doppel für den ersten Eindruck
Die Art und Weise, wie Sie auf Erstanfragen reagieren, vermittelt potenziellen Mandanten bereits ein aussagekräftiges Bild darüber, wie gut Sie als Anwalt auf Anliegen eingehen und wie viel Ihnen an der Zufriedenheit der Mandanten liegt. Nutzen Sie diese Chance und präsentieren Sie sich von Anfang an als vertrauensvoller Ansprechpartner.
Reagieren Sie auf Online-Anfragen von Ratsuchenden möglichst unverzüglich. In der Regel wird eine Rückmeldung innerhalb von einem bis maximal drei Werktagen erwartet – dies hat eine anwalt.de-Umfrage zum Zeitfenster für Antworten gezeigt. Das anwalt.de-Konto macht es Ihnen leicht, eingehende Nachrichten im Blick zu behalten. Sie bekommen umgehend eine Benachrichtigung an bis zu zwei hinterlegte E-Mail-Adressen, wenn ein Ratsuchender Sie anschreibt. Von diesen aus können Sie direkt antworten oder Sie nutzen das komfortable anwalt.de-Postfach in Ihrem Konto dafür. Wenn Sie vorübergehend nicht erreichbar sind, aktivieren Sie den Abwesenheitsmodus. So wissen Anfragensteller, dass sie erst später mit einer Antwort rechnen können.
Lassen Sie außerdem jedem Ratsuchenden, der eine Anfrage stellt, eine Rückmeldung zukommen – selbst wenn Sie den Fall nicht übernehmen können. Dafür sprechen nicht nur berufsrechtliche Gründe. Ebenso zeigen Sie dadurch Kundennähe und empfehlen sich für eine mögliche weitere Anfrage in der Zukunft.
2. Formell – aber leicht verständlich
In der Onlinekorrespondenz mit Ratsuchenden gilt die Faustregel: So formell wie nötig, so leicht verständlich wie möglich. Auch Ihre digitalen Antworten sollten die Merkmale von geschäftlichem Briefverkehr aufweisen. Eine formelle Anrede und Schlussformel sowie die Kontaktdaten der Kanzlei unabhängig von deren Rechtsform zeugen von Ihrer professionellen Kommunikation.
Verfassen Sie die Nachrichten so, dass juristische Laien sie inhaltlich auf Anhieb erfassen können. Ideal ist eine Wortwahl ähnlich einem persönlichen Beratungsgespräch vor Ort in Ihrem Anwaltsbüro.
3. Bei jeder Antwort das Rad neu erfinden? Nicht nötig!
Ihre Rückmeldung können Sie entweder frei formulieren oder Sie greifen auf die Textvorschläge zurück, die im anwalt.de-Postfach bereitstehen. Mit diesen antworten Sie in nur wenigen Klicks. Das spart wertvolle Zeit.
Sie finden eine Auswahl an Textvorlagen für verschiedenste Anlässe: von der Bitte um Rückruf über die Vereinbarung eines Kanzleitermins bis hin zum Anfordern von Unterlagen. Die Textvorschläge lassen sich nach Belieben individuell abändern und erweitern.
4. Gute Gründe für ein Mandat
Gestalten Sie Ihre Antwort auf eine Erstanfrage gezielt so, dass sie den Ratsuchenden zur Beauftragung motiviert. Erklären Sie ihm, ob Sie seinen Fall übernehmen und was Sie für ihn tun können.
Es sind erst noch Rückfragen zur Sachverhaltsklärung nötig? Stellen Sie sie. Dadurch signalisieren Sie dem Ratsuchenden Ihre Aufmerksamkeit, ohne dass Sie sofort über den Auftrag entscheiden müssen.
Zugleich empfiehlt es sich, vor der Mandatserteilung – sofern durch die ersten Angaben bereits möglich – noch keine detaillierte Analyse der Rechtslage oder der einzelnen konkreten juristischen Schritte zu kommunizieren. Denn mit diesem Wissen in der Tasche könnte der Anfragensteller zu einem anderen Rechtsanwalt abwandern.
5. Kostenfrage: Kurze Hinweise schaffen Klarheit
Im Onlineformular sieht ein Ratsuchender, bevor er seine Nachricht verfasst, bereits folgenden Hinweis: „Der Kontakt ist kostenlos. Klären Sie mit dem Rechtsanwalt bitte mögliche Kosten vor Ihrem Auftrag.“
Sprechen auch Sie als Anwalt in Ihrer Antwort die Kostenfrage aktiv an. Machen Sie den Ratsuchenden – auch außerhalb berufsrechtlicher Pflichten – kurz darauf aufmerksam, ab wann Ihre Tätigkeit ein Entgelt verlangt. So ist für beide Seiten klar definiert, wo die Grenze zwischen einer unverbindlichen Anfrage und der mit Kosten verbundenen Rechtsberatung verläuft.
(FPR; ZGRA)
Lesen Sie, worauf es außerdem bei einer erfolgreichen Kommunikation mit Mandanten ankommt, und erfahren Sie, wie Sie effizient neue Mandanten gewinnen.
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