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Aufbewahrungspflichten für Praxis-Unterlagen

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Wer ein Unternehmen führt, der braucht auch einen großen Lagerraum – allein schon um die Mengen an Unterlagen abzulegen, für die es eine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungspflicht gibt. Ärzte können in 2017 wieder Platz schaffen – wir sagen Ihnen, welche Praxisunterlagen jetzt vernichtet werden dürfen. Grundsätzlich, so Steuerberater Jörg Treppner, Partner bei AJT in Neuss und Fachberater für das Gesundheitswesen: „Alles was älter als zehn Jahre ist, muss aus steuerlichen Gesichtspunkten nicht mehr aufbewahrt werden. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt für alle Buchführungsunterlagen, die im Rahmen einer eventuell angesetzten Steuerprüfung zur Nachprüfung vorhanden sein müssen.

Die Pflicht gilt auch für nur noch elektronisch vorhandene Unterlagen. Dies bedeutet für Praxen, die zunehmend Wert auf umfassende Digitalisierung legen, dass auch ausreichend Sicherungskopien vorhanden sein müssen, denn der Ausfall einer Festplatte oder die fehlende Lesbarkeit eines Speichermediums wird dem Dateneigentümer angelastet. Treppner: „Wer Daten nicht vorlegen kann wird geschätzt – und das ist niemals gut!“

Briefe, Faxe, oder Emails, die der geschäftlichen Kommunikation dienen, dürfen nach 5 Jahren entsorgt werden. Stichtag ist hier für 2017 der 31. Dezember 2010. Für Mediziner gelten darüber hinaus noch Dokumentationspflichten die aus dem beruflichen Alltag erwachsen. Auch Behandlungsprotokolle müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden – besser auch darüber hinaus, denn zivilrechtliche Ansprüche von Patienten können gegenüber behandelnden Medizinern bis zu 30 Jahre nach dem letzten Arztkontakt gestellt und eventuell sogar eingeklagt werden. Will der Arzt sich entlasten, muss er entsprechende Unterlagen vorweisen können. Treppner: „Datensicherung ist hier auch Selbstschutz.“

Mehr Informationen: www.steuerberatung-ajt-neuss.de


Rechtstipp vom 18.01.2017
aus dem Rechtsgebiet Steuerrecht

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            Rechtsanwalt Markus Jansen (AJT Jansen Treppner Schwarz & Schulte-Bromby) Rechtsanwalt Markus Jansen

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