Buchhaltung: Welche Unterlagen können in den Schredder?

Gemäß § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung (AO) sind Unternehmer und Selbständige dazu verpflichtet, für die Steuer relevante Unterlagen entweder für 6 oder 10 Jahre aufzubewahren. Die anwalt.de Redaktion informiert Sie rechtzeitig zum Büro-Frühjahrsputz, welche Buchhaltungspapiere in den Papierkorb wandern können.

 
Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre 

Für Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und die dazu notwendigen Arbeitsanweisungen und Organisationsanweisungen, die jeweils bis zum 31.12.1997 aufgestellt worden sind, ist die 10-jährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen. Diese Unterlagen müssen seit 1. Januar 2008 nicht mehr aufbewahrt werden. Dies gilt auch für Bücher und Aufzeichnungen mit letztem Eintrag 1997.

 
Aufbewahrungspflicht für 6 Jahre 

Eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren besteht für Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Für Handels- und Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2001 eingegangen oder bis zum 31.12.2001 abgesendet worden sind, ist die Aufbewahrungspflicht entfallen. Auch sonstige Unterlagen, die aus dem Jahr 2001 stammen und Einfluss auf die Steuer haben können, können entsorgt werden.

 
Unterschiedliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege  

Bei Buchungsbelegen gelten zwei verschiedene Fristen in Hinblick auf die Aufbewahrung. Hintergrund hiervon ist eine Änderung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht aus dem Jahr 1998, wodurch für Buchungsunterlagen die 6-jährige Frist auf 10 Jahre verlängert wurde. Buchungsbelege mussten danach sechs Jahre aufbewahrt werden, wenn sie aus den Jahren bis einschließlich 1991 stammen. Mit dem 31.12.1997 ist diese Frist schon lange abgelaufen. Buchungsbelege aus dem Jahr 1992 und später müssen allerdings 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Damit können aktuell erstmals alle Buchungsbelege aus dem Jahr 1997 vernichtet werden, weil zum 31.12.2007 deren Aufbewahrungsfrist endete.

(WEL)