Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit meinem Reinigungsunternehmen? Muss das sein?

Die Zeit läuft. Am 25. Mai 2018 endet die Übergangsfrist für die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Damit beginnt u. a. für Unternehmen nicht weniger als ein neues Kapitel der Datenschutzgeschichte. Im Folgenden beschäftigen wir uns mit der Frage, ob Ihr Unternehmen einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit Ihrem Reinigungsunternehmen schließen muss bzw. ob dies nach der DSGVO nun erforderlich ist.

Insoweit müssen wir gleich vorab darauf hinweisen, dass hinsichtlich dieser Frage mehrere Auffassungen vertreten werden können, sodass eine eindeutige Antwort nicht möglich ist. Unserer Ansicht nach stellt das Werfen von Papiermüll in einen Vernichtungsbehälter oder in einen Schredder eine Datenverarbeitung nach der DSGVO dar. Im Falle einer doppelten (d. h. manuellen und elektronischen) Kundenkarteiführung werden Kundenbriefe nämlich eingescannt und erst sodann in das Dokumentenmanagementsystem aufgenommen. Im Scannen eines Briefes ist eindeutig „Datenverarbeitung“ im Sinne des Gesetzes zu erblicken, sodass die DSGVO Anwendung findet. Somit dürfte unserer Ansicht nach eine „Datenverarbeitung im Auftrag“ zumindest in den Fällen vorliegen, in denen die Reinigungskraft auch beauftragt ist, Papiermülleimer zu leeren und in Vernichtungssammelbehälter im Unternehmen zu verbringen. Somit wäre auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen.

In allen anderen Fällen halten wir es für vertretbar, nicht von einer „Datenverarbeitung“ durch die Reinigungskraft auszugehen. Dann würde auch keine „Datenverarbeitung im Auftrag“ vorliegen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wäre entbehrlich.

Brauchen Sie weitere Informationen zum Thema Datenschutz im Unternehmen? Für Rückfragen stehen Datenschutzexperten der Sozietät HOS Rechtsanwälte – gerne auch telefonisch oder per E-Mail – zur Verfügung.