Die Bedeutung von Siegeln in China

Jedem der schon einmal in China geschäftlich tätig gewesen ist, dürfte der markante rote Siegelabdruck auf allen möglichen Dokumenten aufgefallen sein. Das Siegel (chin.: yinzhang oder 印章) hat in China in etwa dieselbe Bedeutung wie die Unterschrift im Westen und ist das ultimative Werkzeug, um jedwedem Dokument Autorität zu verleihen.

Genauso unterschiedlich die Situation ist, für die man eine Autorisierung benötigt, genauso verschieden sind die Siegel und die Folgen, die es bei Geschäften in China zu berücksichtigen gilt.

In China hat der Stempel eine fast 3000 Jahre alte Tradition. Aber während sich seine äußere Form von Siegellack zu Stempelkissen mit Metallstempel entwickelt hat, ist seine Wichtigkeit die gleiche geblieben. Das Siegel dient dazu, Dokumente in allen Lebenslagen zu beglaubigen. Während eine Unterschrift lediglich eine geschäftliche Absichtserklärung darstellt, ist sie nicht rechtlich bindend, solange das Schreiben nicht mit einem Stempeldruck versehen wurde.

Im Folgenden werden wir kurz die wichtigsten Stempelarten erklären

Firmensiegel

Das Firmensiegel ist der Kern jeder chinesischen Firma – sobald ein Unternehmen bei der Behörde für Industrie und Handel (Administration of Industry and Commerce oder AIC) registriert wurde, muss der Firmenstempel beim Büro für Öffentliche Sicherheit (Public Security Bureau oder PSB) angemeldet und schließlich von einem autorisierten Siegelhersteller geschnitzt werden.

Üblicherweise hat das Siegel eine runde Form, trägt den Firmennamen und wird in einem Stück produziert. Der Stempel reicht aus, um den Nutzer als einen rechtlichen Vertreter des Unternehmens auszuweisen und er wird daher für jeglichen, rechtlich wirksamen Schriftverkehr verwendet.

Siegel des rechtlichen Vertreters

Viele chinesische Dokumente benötigen das Siegel des rechtlichen Vertreters. Ähnlich wie das Firmensiegel, kann dieses Siegel die Firma rechtlich binden.

Steuersiegel

Das Steuersiegel, auch Fapiao-Siegel genannt, wird für alle von der Firma ausgestellten Rechnungen verwendet. Dieses Siegel hilft den Empfängern, die Kosten bei der Steuerbehörde geltend zu machen.

Finanzsiegel

Das Finanzsiegel dient der Verifikation beim Schriftverkehr mit Finanzinstituten und Banken, z. B. auf Checks.

Vertragssiegel

Bei der Unterzeichnung eines Vertrags hat dieses Siegel das gleiche Gewicht wie das Firmensiegel – es wird daher oft von Außendienstmitarbeitern verwendet.

Weitere Siegel

Zollsiegel, Personalsiegel u.a.

Der Vorteil des Siegelsystems ist, dass es zu einem gewissen Grad Sicherheit bietet, zum Beispiel beim Abschluss eines Vertrags. Hierbei wird das Firmensiegel quer über alle Seiten des aufgefächerten Vertragstextes gepresst; daher der Spitzname „Fächerstempel“. So kann man einfach überprüfen, ob eine Seite ausgetauscht wurde. Zudem ist es relativ einfach, Autorität an Mitarbeiter abzugeben, falls der gesetzliche Vertreter abwesend ist, oder bei der Nutzung eines Siegelmanagement-Services.

Die Wichtigkeit der Siegelverwahrung

Nicht alle Siegel haben die gleiche Reichweite und einige verlangen nach stärkerer Kontrolle als andere. Insbesondere das Firmensiegel, Vertragssiegel und das Siegel des rechtlichen Vertreters bedürfen besonderer Aufmerksamkeit, da sie unabhängig vom Anwender für das Unternehmen rechtliche Verbindlichkeiten schaffen können. Das Finanzsiegel benötigt einen bei der Bank hinterlegten Musterabdruck oder eine Unterschrift, um gültig zu sein, aber auch dieses Siegel sollte gut aufbewahrt werden, und sei es nur, weil es Finanztransaktionen absegnen kann.

Obwohl der Siegeldiebstahl eine reale Gefahr darstellt, liegt das Hauptrisiko innerhalb der Firma. Das häufigste Problem ist dabei die unerlaubte Nutzung. Dies muss nicht unbedingt mit betrügerischer Absicht geschehen, weist aber auf mangelnde interne Kontrollmechanismen und unklar definierte Abgrenzungsbereiche hin. Deswegen ist es wichtig, die Siegel in einem Tresor aufzubewahren und einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter zu benennen, der für die Aufsicht und Nutzung die Verantwortung übernimmt.

Zwischenfälle, wie solche, in denen Mitarbeiter die Siegel quasi als „Geiseln” genommen haben, nachdem sie von ihrer Entlassung erfuhren und diese erst nach zähen Verhandlungen freigaben, sollten jedem eine Warnung sein, die „Macht“ dieser Stempel in China nicht zu unterschätzen.

Die im Folgenden aufgelisteten Vorkehrungen sollten bei der Risikominimierung behilflich sein:

• Niemand sollte Zugriff auf alle Siegel haben.
• Die Siegel sollten bei Nichtnutzung in einem Tresor sicher aufbewahrt werden.
• Firmen sollten Nutzungsprozesse implementieren (z. B. Nutzung erst nach schriftlicher Genehmigung durch einen oder mehrere Manager).
• Nutzung erst nach schriftlichem Antrag.
• Führung eines Nutzungsregisters aller Siegelnutzungen sowie Archivierung von Dokumentenkopien aller gestempelten Schriftzeugnisse.

Nutzung externer Siegelmanagement-Services

Eine weitere Möglichkeit der Risikominimierung ist der Rückgriff auf Siegelmanagement-Services durch Drittanbieter. Dies kann eine ideale Lösung für kleine und mittelständische Betriebe sein, insbesondere,

• wenn die Geschäftsleitung oder die Rechtsabteilung nicht in China beheimatet ist,
• wenn sich Geschäftsleiter zwar in China aufhalten, aber keine Zeit für die alltägliche Nutzung und Aufbewahrung der Siegel haben,
• bei Firmenneugründungen oder wenn sich das Unternehmen in einem Fusions- oder Übernahmeprozess befindet,
• wenn das Management wechselt und der oder die Nachfolger noch nicht eingetroffen ist/sind,
• wenn das Unternehmen sich in einem inaktiven Zustand befindet.

In diesen Situationen können Siegelmanagement-Services eine sichere Aufbewahrung der Siegel garantieren. Sie stellen sicher, dass interne Kontrollprozesse eingehalten werden und es eine lückenlose Dokumentation der Nutzung gibt.

Zusammenfassend sollte klar sein, dass Siegel ein essentielles und mächtiges Werkzeug im chinesischen Geschäftsbetrieb darstellen. Und obwohl die Vielzahl an Siegeln etwas verwirrend erscheinen mag, sollte jedem Inhaber eines Unternehmens in China bewusst sein, wie wichtig es ist, über den Zugang und die Kontrolle von Siegeln Bescheid zu wissen.

Um sicherzugehen, sollten Firmeninhaber daher stets auf vertrauenswürdige Beziehungen zu ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern achten, oder, falls diese zweifelhaft sind, auf externe Siegelmanagement-Anbieter zurückgreifen.