Die Frist zur Jahresabrechnung – und was kann ein Vermieter bei (drohender) Verspätung tun?

Wie bereits in meinem vorherigen Beitrag angekündigt, möchte ich heute auf eine der häufigsten Fragen bei der Beratung von Eigentümern eingehen: innerhalb welcher Frist muss der Verwalter eigentlich die Jahresabrechnung erstellen und welche Folgen und Ansprüche ergeben sich für einen Vermieter für den Fall, dass diese nicht rechtzeitig erstellt wird, sodass der Vermieter dann die Jahresfrist für die Abrechnung der Betriebskosten versäumt?

1. Gesetzliche Regelung, § 28 Abs. 3 WEG

Das Gesetz bestimmt lediglich, dass der Verwalter nach Ablauf eines Kalenderjahres die Abrechnung zu erstellen hat. Es bestimmt dafür aber keine Frist.

2. Vertragliche Regelung

Möglicherweise ist aber bereits in der Teilungserklärung oder aber (wahrscheinlicher) im Verwaltervertrag eine Regelung dazu enthalten. Sofern die dort genannte Frist verstreicht, ohne dass die Abrechnung erstellt wurde, stehen die Pflichtwidrigkeit und der Verzug bereits fest, ohne dass der Eigentümer „noch einmal unter Fristsetzung schreibt“. Insofern lohnt ein Blick in die vorgenannten Unterlagen. Außerdem sollten die Eigentümer darauf achten, einen entsprechenden Passus in ihre Verwalterverträge aufzunehmen.

3. Rechtsprechung: 3-6 Monate sind ausreichend

Die Rechtsprechung geht von einer Abrechnungsfrist von regelmäßig drei, in schwierigeren Fällen sechs Monaten aus (so z. B. OLG Zweibrücken, vom 11.05.2007, AZ: 3 W 153/06).

4. Weiteres Vorgehen

Was aber können sollten Sie tun, wenn Sie feststellen, dass diese Frist verstrichen ist und Sie daher möglicherweise nicht rechtzeitig (Jahresfrist, § 556 III 2 BGB) Ihrem Mieter die Betriebskostenabrechnung übersenden können?

Es kommen hier zwar Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter in Betracht, die Prüfung und Geltendmachung solcher Ansprüche sind aber meines Erachtens bei richtigem Vorgehen nicht notwendig (und oftmals auch schwierig zu beurteilen: denn auch dieser könnte sich seinerseits exkulpieren, falls er nicht an der Verspätung schuld ist, wenn ihm z. B. trotz ausreichender Anstrengung seinerseits nicht alle Unterlagen zur Abrechnung vorlagen).

Denn:

Der Gesetzgeber hat diese Problematik auch erkannt und daher folgendes in § 556 Abs. 3 BGB festgelegt:

„Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“

Insofern kann der Vermieter auch nach Ablauf der Frist dann eine Nachforderung geltend machen, wenn er an der Verspätung „nicht schuld“ ist. Aber Achtung: die Rechtsprechung setzt dabei voraus, dass der Vermieter dann aber zügig nach Beseitigung des „Abrechnungshindernisses“ die Betriebskostenabrechnung erstellt und übersendet. Und mit „zügig“ sind maximal drei Monate gemeint. In einem vom BGH entschiedenen Fall (BGH, Urteil v. 05.07.06, Az. VIII ZR 220/05) hatte sich der Vermieter etwa neun Monate Zeit gelassen, dies war dem Bundesgerichtshof zu lang.

Exkurs:

Ferner ist es – den Verzug des Verwalters vorausgesetzt – rechtlich auch möglich, im Wege der sogenannten „Ersatzvornahme“ vorzugehen. Also die Beauftragung eines Abrechnungsunternehmens mit der Erstellung der Abrechnung und anschließende Geltendmachung der Kosten beim Verwalter.

In der Praxis habe ich davon allerdings noch nie gehört. Gleiches gilt für den Vorschlag, doch selbst bei der Verwaltung die Unterlagen einzusehen und anhand derer dann selbst eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

5. Praxistipp für Vermieter

a) Nochmalige Aufforderung nebst Fristsetzung

Auch wenn in dem Verwaltervertrag oder der Teilungserklärung bereits eine Frist für die Erstellung festgelegt ist, so sollten Sie nochmals schriftlich unter Fristsetzung zur Erstellung der Jahresabrechnung auffordern. Damit zeigen Sie – falls es später einmal um die Frage geht, ob Sie die verspätete Betriebskostenabrechnung „zu vertreten“ haben – dass Sie alles notwendige und Zumutbare getan haben, um die Jahresabrechnung zu erhalten.

b) Nachweis des Zugangs sicherstellen

Bitte achten Sie dabei darauf, dass Sie den Zugang nachweisen können. Unser Vorschlag ist dabei folgender: bitte lassen Sie das unterschriebene Original von einem Zeugen kopieren, bevor dieser das Schreiben dann „eintütet“ und per Einwurf-Einschreiben an die Verwaltung sendet. Dieser Zeuge vermerkt sich dann auf der Kopie in etwa: „Das unterschriebene Original habe ich am [Datum] zur Post gebracht und per Einwurf-Einschreiben an die in diesem Schreiben genannten Adresse versandt. Ort, Datum, Unterschrift“. An die Kopie heften Sie dann noch den Einlieferungsbeleg und später auch den Nachweis des Einwurfs durch den Postzusteller. Damit haben Sie dann den Nachweis dafür, dass und was bei der Hausverwaltung zugestellt wurde. Ein Einschreiben mit Rückschein ist dabei weniger geeignet, denn wenn der Empfänger dieses nicht entgegennimmt oder abholt, dann ist dieses Schreiben nicht so in seinen Empfangsbereich gelangt, dass er davon Kenntnis nehmen konnte. Also es gilt als nicht zugestellt. Bei dem Einwurfeinschreiben haben Sie aber die volle Kontrolle über das Geschehen, Sie sind nicht von der Mitwirkung der Gegenseite abhängig. Dieses Vorgehen empfehlen wir für alle Fälle, in denen man den Zugang einer Erklärung nachweisen muss, also insbesondere auch bei Kündigungen aller Art. Es kommt ja leider recht häufig vor, dass von der Gegenseite einfach behauptet wird, man habe nichts erhalten. Und dann ist man als Kündigender voll darlegungs- und beweispflichtig.

c) 3-Monatsfrist beachten

Sobald Sie dann die Abrechnung vorliegen haben, sollten Sie so schnell wie möglich die Betriebskostenabrechnung erstellen und übersenden (und auch hier darauf achten, dass Sie den Zugang nachweisen können).

Dieser Artikel erhebt natürlich weder einen Anspruch auf Vollständigkeit, noch kann er eine Rechtsberatung im Einzelfall ersetzen. Sofern Sie also Anregungen dazu haben, welche rechtlichen Themen aus diesem Bereich interessant sind/sein könnten, freue ich mich über Ihre Rückmeldung oder auf Ihre Fragen. Ich werde diese Aspekte dann, je nach Umfang und Geeignetheit, in diesen Artikel einarbeiten oder einen neuen Beitrag erstellen.