Vereine in Zeiten von Corona – Mitgliederversammlungen online durchführen!

Auch in Zeiten von Corona besteht bei Vereinen die Notwendigkeit Mitgliederversammlungen durchzuführen. Eine Präsenzversammlung ist jedoch aufgrund der jeweils geltenden Corona-Regelungen schwierig, wenn nicht gar verboten. Es empfiehlt sich also, die Mitgliederversammlung online durchzuführen. Grundsätzlich ist eine solche virtuelle Mitgliederversammlung vereinsrechtlich nur dann zulässig, wenn die jeweilige Vereinssatzung die Möglichkeit einer Online-Versammlung ausdrücklich vorsieht.

Da bislang (vor der Covid-19-Pandemie) für Vereine die Notwendigkeit einer Online-Mitgliederversammlung nicht bestand, fehlt eine dahingehende Regelung jedoch in den meisten Satzungen. Auf diese Problematik hat der Gesetzgeber nun mit dem Covid-19-Gesetz reagiert: Gem. Art. 2 § 5 des Covid-19-Gesetzes kann eine Mitgliederversammlung vom 28. März 2020 bis zum 31. Dezember 2021 auch ohne entsprechende Satzungsbestimmung rein virtuell durchgeführt werden.

Einladung

Zu beachten ist allerdings, dass das Covid-19-Gesetz nicht von den übrigen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Mitgliederversammlung entbindet. Beispielsweise gelten die in der Satzung geregelten Form- und Fristerfordernisse für die Einladung fort. Sollte die Satzung danach eine „schriftliche“ Einladung vorsehen, hat diese grundsätzlich per Brief mit Originalunterschrift (vgl. § 126 BGB) zu erfolgen; eine Einladung per E-Mail würde nicht reichen. Es empfiehlt sich, die Satzung diesbezüglich zu überprüfen und gegebenenfalls durch Satzungsänderungsbeschluss das Formerfordernis zukünftig so anzupassen, dass auch Einladungen per E-Mail zulässig sind.

Beschlussfassung

Auch im Rahmen der Beschlussfassung sind die in der Satzung festgelegten Mehrheitserfordernisse und  Formvorschriften weiterhin zu beachten. Letzteres findet sich z.B. in Form von Protokollierungs- und Unterzeichnungspflichten in vielen Vereinssatzungen, die danach auch bei Online-Versammlungen einzuhalten sind.

Sicherheit

Zudem ist auch bei der virtuellen Mitgliederversammlung sicherzustellen, dass sich tatsächlich nur die Mitglieder (oder ordnungsgemäß berufene Vertreter:innen) versammeln. Die Online-Mitgliederversammlung sollte daher in einem passwortgesicherten virtuellen Konferenzraum erfolgen, auf welchen nur die Mitglieder des Vereins Zugriff haben. Dies kann z.B. durch die Mitteilung spezieller Zugangsdaten und dem Hinweis, dass diese nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen, sichergestellt werden. Die Teilnehmer:innen sollten ihre Identität dabei durch Verwendung des Klarnamens kenntlich machen.