Workation-Revolution: Arbeiten im Ausland als unschlagbarer Benefit! Steuerliche & Rechtliche Aspekte

Wie Sie Top-Talente mit flexiblen Arbeitsmodellen begeistern und rechtliche und steuerliche Aspekte im Fokus haben

In der heutigen Arbeitswelt wird Flexibilität immer wichtiger, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Eine innovative Möglichkeit, die sich in den letzten Jahren entwickelt hat, ist die Workation.

Workation kombiniert Arbeit und Freizeit, indem Mitarbeiter an einem attraktiven Ort im Ausland arbeiten können. Der Mitarbeiter verlagert somit sein Homeoffice in sein Urlaubsgebiet im Ausland. Diese neue Art des Arbeitens bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, insbesondere im Hinblick auf die Mitarbeitergewinnung und -bindung. In diesem Beitrag werde wir Ihnen alles Wissenswerte rund um Workation als unschlagbaren Benefit vorstellen. Wir werden auch die arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte beleuchten.

Was ist eine Workation und was bedeutet das für Arbeitgeber und Mitarbeiter konkret?

Eine Workation ist eine Kombination aus Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation). Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Arbeitsaufgaben an einem beliebigen Ort im Ausland zu erledigen, während sie gleichzeitig die Möglichkeit nutzen, neue Kulturen und Erfahrungen zu entdecken.

Für Arbeitgeber bedeutet dies die Chance, ihren Mitarbeitern einen attraktiven Benefit zu bieten, der die Mitarbeiterbindung stärkt und die Anziehungskraft für Top-Talente erhöht.

Arbeitnehmer wiederum profitieren von einer verbesserten Work-Life-Balance, einem inspirierenden Arbeitsumfeld und der Möglichkeit, ihre beruflichen und persönlichen Interessen in Einklang zu bringen.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Workation haben. Letztendlich bestimmt der Arbeitgeber kraft seines Direktionsrechts Inhalt, Zeit und Ort der Arbeitsleistung.

Welche arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei einer Workation im Ausland beachtet werden?

Bei einer Workation im Ausland müssen arbeitsrechtliche Aspekte beachtet werden, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Zunächst einmal gilt es zu klären, ob deutsches oder ausländisches Arbeitsrecht Anwendung findet. Insoweit muss dabei unterschieden werden, ob die Workation innerhalb oder außerhalb der EU liegt. Bei einer Beschäftigung in der EU gelten insbesondere die europarechtlichen Richtlinien, insbesondere die sog. ROM-I-VO.

Das Arbeitsschutzrecht ist davon zu trennen. Hier gilt das Territorialitätsprinzip, d.h. deutsches Abreitschutzrecht gilt nur innerhalb der Grenzen von Deutschland.  Dies umfasst insbesondere Themen wie Arbeitszeitregelungen und Arbeitsschutzbestimmungen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Arbeitsbedingungen im Ausland den gesetzlichen Anforderungen im Gastland entsprechen, z. B. wenn im Gastland Feiertage zu beachten sind, an denen nicht gearbeitet werden darf, gilt dies auch für Workation

Auch die Abklärung von Visabestimmungen und Arbeitserlaubnissen ist von großer Bedeutung, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Innerhalb der Europäischen Union gelten bestimmte arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen, die auch für das Arbeiten im EU-Ausland relevant sind. Die EU-Richtlinien zum Arbeitsrecht garantieren unter anderem Mindestarbeitsstandards wie Arbeitszeiten, Ruhepausen und Mindesturlaubsansprüche, die in den EU-Mitgliedstaaten einheitlich gelten. Dennoch können spezifische Regelungen und Bestimmungen des Gastlandes im EU-Ausland vorhanden sein, die von den nationalen Gesetzen und Tarifverträgen abhängen..

Bei einer Workation im EU-Ausland profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer von den gemeinsamen europäischen Standards, sollten aber gleichzeitig die spezifischen arbeitsrechtlichen Vorschriften des Gastlandes beachten, um mögliche rechtliche Risiken zu vermeiden.

Wie kann das Personalwesen die organisatorischen und rechtlichen Herausforderungen einer Workation bewältigen?

Das Personalwesen spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung einer Workation. Es sollte klare Richtlinien und Vereinbarungen für Workation-Angebote erstellen und sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

Insbesondere sollte verbindlich vorab geregelt sein, welcher Mitarbeiter zum Kreis der Berechtigten gehört, welche  Bedingungen für die Inanspruchnahme wie auch für die Beendigung gelten. Bereits aus den gesetzlichen Bestimmungen des Nachweisgesetzes ergibt sich, dass der Arbeitgeber die wesentlichen (geänderten) Arbeitsbedingungen vor der Abreise auszuhändigen hat, falls die Workation länger als 4 Wochen dauert.  Gemäß § 2 Abs. 2 NachwG besteht erst bei einer Auslandstätigkeit von mehr als 4 Wochen Handlungsbedarf, die Arbeitsvertragsbedingungen entsprechend anzupassen. Dies kann im Rahmen einer (befristeten) arbeitsrechtlichen Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag vorgenommen werden. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern über ihre Rechte und Pflichten während der Workation ist deswegen unerlässlich.

Rechte und Pflichten können beispielsweise den Arbeitsumfang und die Arbeitszeiten, die Erreichbarkeit während der Workation, die Nutzung von Unternehmensressourcen und die Vertraulichkeit von Informationen umfassen.

Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter während der Workation in der Lage ist, seine Aufgaben effektiv zu erledigen und gleichzeitig die geltenden Arbeitsgesetze und -vorschriften sowohl im Heimatland als auch im Gastland einzuhalten.

Das Personalwesen kann auch bei der Auswahl geeigneter Standorte unterstützen, die den rechtlichen Anforderungen entsprechen und den Mitarbeitern ein optimales Arbeitsumfeld bieten.

Welche steuerlichen Aspekte sind bei einer Workation zu berücksichtigen, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter?

Bei einer Workation können sich steuerliche Aspekte sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter ergeben. Abhängig von der Dauer des Aufenthalts sind die daraus resultierende Fragen wie steuerrechtliche Betriebsstätte bzw. die Steuerpflicht im Ausland zu klären. Es ist wichtig, die steuerlichen Auswirkungen im Heimatland des Unternehmens und im Gastland zu verstehen. Hierbei sollten Aspekte wie die Besteuerung des Einkommens und Betriebsstättenregelungen berücksichtigt werden.

Arbeitnehmer können mit Fragen zur Besteuerung ihres Einkommens, der Sozialversicherung und möglicher Doppelbesteuerung konfrontiert sein. Eine professionelle steuerliche Beratung ist ratsam, um mögliche Risiken zu minimieren und die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften sicherzustellen.

Welche sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen hat eine Workation im Ausland und wie kann man mögliche Risiken minimieren?

Eine Workation im Ausland kann Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht haben. Es ist wichtig zu prüfen, ob die Sozialversicherungsabgaben weiterhin im Heimatland geleistet werden müssen oder ob eine Versicherung im Gastland erforderlich ist. Hierbei sind die Regelungen der EU-Verordnung zur sozialen Sicherheit, bilaterale Abkommen und die besonderen Bestimmungen des Gastlandes zu berücksichtigen. Eine gründliche Prüfung der sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen und gegebenenfalls eine Beratung durch Experten sind empfehlenswert, um mögliche Risiken zu minimieren.

Welche Länder eignen sich besonders gut für eine Workation und welche Besonderheiten gelten dort in Bezug auf Arbeitsrecht und Sozialversicherung?

Bei der Auswahl eines geeigneten Standorts für eine Workation sollten sowohl arbeitsrechtliche als auch sozialversicherungsrechtliche Aspekte berücksichtigt werden. Einige Länder haben besondere Regelungen und Vorteile für digitale Nomaden und Remote-Arbeiter, die eine Workation erleichtern. Dabei ist es wichtig, die gesetzlichen Rahmenbedingungen des Gastlandes in Bezug auf Arbeitsrecht, Steuern und Sozialversicherung zu überprüfen. Eine sorgfältige Recherche und gegebenenfalls eine rechtliche Beratung können dabei helfen, das ideale Ziel für eine Workation zu finden.

Welche technischen und rechtlichen Maßnahmen sollten ergriffen werden, um den Datenschutz und die IT-Sicherheit während einer Workation zu gewährleisten?

Die Sicherheit von Daten und IT-Systemen ist ein wesentlicher Aspekt während einer Workation. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter Zugang zu sicheren Netzwerken haben und über verschlüsselte Verbindungen auf sensible Daten zugreifen können. Zudem sollten klare Richtlinien zum Datenschutz und zur Datensicherheit während der Workation kommuniziert werden. Eine sorgfältige Auswahl von Tools und Technologien sowie Schulungen zur sicheren Nutzung sind ebenfalls empfehlenswert, um die IT-Sicherheit zu gewährleisten und Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

Eine Workation kann für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen ein unschlagbarer Benefit sein. Sie bietet die Möglichkeit, Arbeits- und Urlaubserlebnisse zu verbinden und eine neue Art der Arbeitsumgebung zu schaffen.

FAZIT

Das Projekt „Homeoffice im Ausland“ sollte deswegen vorausschauend geplant werden. Andernfalls läuft der Arbeitgeber und auch der Arbeitnehmer Gefahr, gegen geltende Gesetze – gegebenenfalls im Ausland – zu verstoßen. Gerade dann, wenn Mitarbeitende nicht nur vorübergehend im Ausland tätig sind, kann sich der Aufwand für Personalabteilungen signifikant erhöhen.

Christian Seidel
Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Telefon + 49 89 547143
oder per E-Mail c.seidel@acconsis.de

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