Reisekostenabrechnung: Tipps und Pauschalen, wie Sie Reisekosten erstattet bekommen

Was zählt zu den Reisekosten? 

Geschäftsreisen liegen immer dann vor, wenn Unternehmer oder Arbeitnehmer einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nachgehen. Auswärts bedeutet dabei: außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte – das ist der vertraglich vereinbarte Arbeitsplatz, § 9 Abs. 4 Einkommensteuergesetz, EStG – und der privaten Wohnung. Alle Kosten, die aufgrund der Geschäftsreise entstehen, zählen steuerrechtlich grundsätzlich zu den Reisekosten im Sinne des Einkommensteuergesetzes (§ 9 EStG) und der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) R 9.5 bis 9.8. Zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen: 

• Fahrtkosten: Nutzung von Verkehrsmitteln (Bus, Bahn, Pkw, Flugzeug), § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG, LStR R 9.5 

• Verpflegungsmehraufwand: Kosten der Verpflegung während der Auswärtstätigkeit (Restaurant, Café usw.), § 9 Abs. 4a EStG, LStR R 9.6 

• Übernachtungskosten: Kosten der Unterkunft, § 9 Abs. 5a EStG, LStR R 9.7 

• Reisenebenkosten: Trinkgelder, Telefongebühren, Parkgebühren, Eintrittsgelder, Mautgebühren u. Ä., § 9 Abs. 1 Nr. 5b EStG, LStR R 9.8 

Die Reisekostenerstattung kann dabei teilweise in Höhe der tatsächlichen Reisekosten durch Vorlage von Belegen oder in Form von Pauschalbeträgen erfolgen. 

Muss der Arbeitgeber die Reisekosten erstatten? 

Nein. Die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist eine freiwillige Leistung. Zwar ist die Erstattung von Reisekosten oftmals in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen gesondert geregelt. Eine gesetzliche Pflicht dazu besteht jedoch nicht.  

Erstattet Ihr Arbeitgeber keine Reisekosten, können Sie diese in Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Diese Aufwendungen mindern das zu versteuernde Einkommen. Erstattet Ihnen Ihr Arbeitgeber nur einen Teil der Reisekosten, können Sie den Rest der Kosten in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben (Anlage N). Für die Reisekostenabrechnung gibt es keine Formvorschrift. 

Welche Pauschalen gibt es bei der Reisekostenabrechnung? 

Wenn die Reisekosten mithilfe von Pauschalen – auch Pauschbeträge genannt – abgerechnet werden, wird das Abrechnungsprozedere oftmals um einiges erleichtert. Verpflegungs-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen ersparen so das mühsame Sammeln und Zuordnen einzelner Quittungen und Belege. Auch die zehnjährige Belegaufbewahrungspflicht (§ 147 Abgabenordnung, AO) ist bei der Anwendung von Pauschalbeträgen entbehrlich. Rechnen Arbeitnehmer Pauschalen ab, sind dafür keine Belege notwendig.  

Die Höhe der Pauschalen wird regelmäßig neu festgelegt. Zuletzt durch den Beschluss des Bundesrates (Drucksache 455/22) vom 28. Oktober 2022 als allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Besteuerung des Arbeitslohns 2023 (Lohnsteuer-Richtlinien 2023, LStR). 

Wie werden die Fahrtkosten bei den Reisekosten abgerechnet? 

Wer für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit keinen Firmenwagen, sondern andere Verkehrsmittel wie Bus, Bahn, Flugzeug oder auch ein Leih- oder Privatfahrzeug einsetzt, kann Fahrtkosten geltend machen. Diese können für die An- und Abreise zum beziehungsweise vom Tätigkeitsort, für Fahrten vor Ort sowie für zwischenzeitliche Fahrten nach Hause entstehen. Für öffentliche Verkehrsmittel werden gegen die Vorlage des entsprechenden Tickets die Kosten in tatsächlicher Höhe erstattet. Wird das private Fahrzeug für die auswärtige Tätigkeit genutzt, kann die Kilometerpauschale eingesetzt werden. 

Die Anwendung der Kilometerpauschale bei der Reisekostenabrechnung 

Im Einkommensteuergesetz ist die Kilometerpauschale in § 9 Abs. 1 Nr. 4a S. 2 geregelt. Dazu heißt es: 

„Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, können die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die für das jeweils benutzte Beförderungsmittel (Fahrzeug) als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind.“ 

Die pauschalen Kilometersätze zur beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit für 2023 haben sich zum Vorjahr nicht verändert: So erhalten Sie im In- und Ausland pauschal: 

• € 0,30 pro angefangenem Kilometer: bei der Nutzung eines Pkw 

• € 0,20 pro angefangenem Kilometer: bei der Nutzung eines anderen motorisierten Kraftfahrzeugs 

Auch die Zahlung einer Kilometerpauschale ist eine freiwillige Leistung Ihres Arbeitgebers. Sie ist an das Bundesreisekostengesetz (BRKG) für Beamte, Richter und Soldaten angelehnt. Dessen Werte werden regelmäßig als Berechnungsgrundlage für die Kilometerpauschalen herangezogen. 

Frühstück in der Reisekostenabrechnung: Der Verpflegungsmehraufwand 

Auch wenn bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit das Frühstück meistens praktischerweise in der Unterkunft eingenommen wird, in der man übernachtet, so zählt es dennoch nicht zu den Übernachtungskosten. Das Frühstück – egal ob im Hotel oder in einem Café eingenommen – kann nicht in Höhe der tatsächlichen Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Vielmehr gehört die erste Mahlzeit des Tages steuerrechtlich als Teil der Reisekosten zum Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird als Verpflegungspauschale berücksichtigt. 

Gemäß § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) können für das Frühstück 20 % der vollen Verpflegungspauschale berechnet werden. Die aktuelle Verpflegungspauschale beträgt € 28 pro abwesendem Kalendertag im Inland. In Satz 8 wird festgelegt: 

„Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die nach den Sätzen 3 und 5 ermittelten Verpflegungspauschalen zu kürzen: 

1. für Frühstück um 20 Prozent, 

2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent, 

der nach Satz 3 Nummer 1 gegebenenfalls in Verbindung mit Satz 5 maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag; die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.“ 

Dementsprechend sind bei einer Auswärtstätigkeit innerhalb Deutschlands 20 % von € 28, also € 5,60 für das Frühstück erstattungsfähig. Zu beachten ist, dass bei Hotelleistungen mit Frühstück für die Übernachtung und das Frühstück zwei unterschiedliche Mehrwertsteuersätze anfallen. Während für die Übernachtung 19 % Mehrwertsteuer erhoben werden, gilt für Mahlzeiten vor Ort seit 01.07.2020 bis zum 31.12.2023 der ermäßigte Steuersatz (Corona-Steuerhilfegesetz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen) in Höhe von 7 %. Für Getränke wiederum wird weiterhin der reguläre Steuersatz in Höhe von 19 % berechnet. Deshalb müssen Übernachtung und Frühstück getrennt voneinander auf der Rechnung ausgewiesen werden. 

Reisekostenabrechnung für das Ausland 

Auch für Geschäftsreisen ins Ausland werden die Reisekosten abgerechnet. Als Arbeitnehmer werden sie entweder gegenüber dem Arbeitgeber oder in der eigenen Einkommensteuererklärung gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht. Die Reisekostenabrechnung für das Ausland erfolgt ähnlich wie die für die Auswärtstätigkeit im Inland. 

Abrechnung der Fahrtkosten im Ausland 

Die Fahrtkosten werden auch hier entweder in tatsächlicher Höhe durch Vorlage der entsprechenden Belege erstattet oder es greift die Kilometerpauschale. Bei der Kilometerpauschale gelten die gleichen Sätze wie im Inland. 

Abrechnung der Übernachtungskosten im Ausland 

Die Übernachtungskosten können in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen durch den Arbeitgeber erstattet werden. Oder aber es kommen die Übernachtungspauschalen zur Anwendung. Dabei übersteigen die geltenden Pauschalsätze so manches Mal die tatsächliche Höhe der Übernachtungskosten. Die jeweils geltenden Pauschalen werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) bekannt gegeben. Die Übernachtungspauschale unterscheidet sich dabei in ihrer Höhe je nach Land. 

Erstattet der Arbeitgeber beispielsweise die Kosten für eine Übernachtung für betrieblich veranlasste Tätigkeiten in New York, können pro Übernachtung pauschal € 308 abgerechnet werden – auch wenn Sie günstiger übernachten. Der Pauschbetrag für Izmir in der Türkei wiederum liegt derzeit bei € 55. Es hängt also von den festgelegten Übernachtungspauschalen für das jeweilige Land ab, welcher Pauschbetrag zum Tragen kommt. 

Abrechnung der Kosten für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland 

Die Verpflegungspauschalen werden auch hier jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) bekannt gegeben. Und auch hier sind sie ähnlich wie bei den Übernachtungskosten nicht einheitlich beziffert, sondern variieren je nach Land und Region. Ein Blick in die aktuelle Vorschrift des BMF zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten bei Auslandsreisen verschafft in jedem Fall Gewissheit.  

Auch die Dauer der Geschäftsreise spielt dabei eine Rolle. So gibt es für eine Reise, die länger als 24 Stunden dauert, den vollen Tagessatz (in Höhe der jeweiligen Länderpauschale). Für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden sowie für die An- und Abreise wird der halbe Tagessatz erstattet, die sogenannte kleine Pauschale. 

Was gilt für Unternehmer bei der Reisekostenabrechnung? 

Fahrtkosten 

Unternehmer können selbstverständlich wie Arbeitnehmer auch sowohl öffentliche Verkehrsmittel als auch einen Leihwagen für Geschäftsreisen ins Ausland nutzen. Durch Belege und Quittungen nachgewiesen, sind diese Kosten zu 100 % als Betriebsausgaben anrechenbar. Für Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug kann die Kilometerpauschale geltend gemacht werden. 

Übernachtungen 

Unternehmer selbst dürfen keine Pauschbeträge für Übernachtungen geltend machen, sondern müssen die Höhe ihrer tatsächlich entstandenen Kosten durch Belege wie Hotelrechnungen nachweisen. Diese gelten als Betriebsausgaben. Die deutsche – nicht ausländische! –  Umsatzsteuer dieser Rechnungen kann als Vorsteuer geltend gemacht werden. 

Verpflegungsmehraufwand 

Wie bei Arbeitnehmern kann der Verpflegungsmehraufwand nur in Höhe der festgelegten Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden.