Werbungskosten in der Steuererklärung: So setzen Sie die Kosten steuerlich ab!

Werbungskosten sind Ausgaben, die im Rahmen der Erzielung von Einkünften anfallen und von der Steuer abgesetzt werden können. Dadurch können Sie das zu versteuernde Einkommen reduzieren und somit Ihre Steuerlast mindern.  

Es handelt sich bei den Werbungskosten um berufliche Kosten, die durch die Ausübung einer nicht selbstständigen Tätigkeit (Arbeitnehmer) oder einer selbstständigen Tätigkeit (Selbstständige, Gewerbetreibende) entstehen. Ohne Nachweise können Sie für das Steuerjahr 2023 als Arbeitnehmer 1230 Euro als Werbungskostenpauschale steuerlich absetzen. 

Werbungskosten: Beispiele für mögliche Aufwendungen

• Fahrtkosten: Kosten für den Weg zur Arbeit, Dienstreisen, Fahrten zwischen verschiedenen Arbeitsstätten und ähnliche Fahrten 

• Fortbildungskosten: Ausgaben für berufliche Weiterbildung, die im Zusammenhang mit dem ausgeübten Beruf stehen 

• Arbeitsmittel: Anschaffung und Reparatur von beruflich genutzten Geräten, Werkzeugen, Computern oder Ähnlichem 

• Fachliteratur: Kosten für Fachbücher, Zeitschriften oder Fachzeitschriften, die für die berufliche Tätigkeit notwendig sind 

• Bewerbungskosten: Ausgaben für Bewerbungen auf eine neue Stelle, beispielsweise Portokosten, Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch 

• Berufskleidung: Kosten für spezielle Arbeitskleidung, die aus beruflichen Gründen notwendig ist und nicht privat getragen wird 

• Gewerkschaftsbeiträge: Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände und Gewerkschaften 

• Umzugskosten: Unter bestimmten Voraussetzungen können auch Umzugskosten als Werbungskosten geltend gemacht werden. 

Die genannten Ausgaben sind nur Beispiele für mögliche Werbungskosten. Entscheidend ist, dass die genannten Ausgaben grundsätzlich beruflich veranlasst sein müssen.  

Es empfiehlt sich, Belege und Nachweise für die angegebenen Werbungskosten für die Steuererklärung aufzubewahren. Da es je nach Art der Einkünfte und der individuellen Situation unterschiedliche Regelungen und Grenzen für die Anerkennung von Werbungskosten gibt, ist es ratsam, bei steuerlichen Fragen und der Erstellung der Steuererklärung eine Steuersoftware zu verwenden oder sich von einem Steuerberater beraten zu lassen. 

Vorweggenommene Werbungskosten

Sogenannte vorweggenommene oder vorab entstandene Werbungskosten sind Ausgaben, die einem Arbeitnehmer bereits vor oder zu Beginn seiner erwerbstätigen Tätigkeit entstehen. Sie können nur dann steuerlich abgezogen werden, wenn sie später im Zusammenhang mit der Erzielung von Einkünften stehen.  

Daher müssen diese Kosten in Verbindung mit einer zukünftigen beruflichen Tätigkeit oder einem Einkommenserzielungsziel stehen, um als Werbungskosten anerkannt zu werden. Das Finanzamt prüft in der Regel sehr sorgfältig den engen wirtschaftlichen und zeitlichen Zusammenhang, insbesondere wenn ein längerer Zeitraum zwischen den Aufwendungen und den Einnahmen liegt. 

Werbungskosten: Arbeitnehmerpauschale ab 2023

Ab dem Jahr 2023 werden automatisch 1230 Euro als berufliche Ausgaben bei Arbeitnehmern abgezogen – als sogenannte Arbeitnehmerpauschale oder Arbeitnehmerpauschbetrag. Im Vergleich dazu betrug die Pauschale im Vorjahr 1200 Euro und davor sogar nur 1000 Euro. 

Arbeitgeber berücksichtigen diesen Pauschbetrag bereits monatlich bei der Lohnsteuerberechnung, was sich direkt auf die Gehaltsabrechnungen auswirkt. Durch die Berücksichtigung der Arbeitnehmerpauschale in den Gehaltsabrechnungen ergeben sich bei der Steuererklärung für viele Arbeitnehmer keine zusätzlichen Einsparungen, es sei denn, es werden höhere berufliche Ausgaben als die pauschal abgezogene Summe von 1230 Euro für das Jahr 2023 angegeben. 

Wenn Arbeitnehmer also über das Jahr hinweg tatsächlich höhere berufliche Ausgaben hatten, als durch die Pauschale bereits abgedeckt sind, lohnt es sich, diese zusätzlichen Aufwendungen in der Steuererklärung anzugeben. Dadurch besteht die Möglichkeit, weitere Steuervorteile zu erhalten und die Gesamtsteuerlast zu reduzieren. Deshalb sollten Sie sämtliche beruflich bedingten Ausgaben sorgfältig dokumentieren und die Belege sammeln, um zu ermitteln, ob Ihre Werbungskosten den jährlichen Pauschbetrag übersteigen.  

Auf diese Weise kann die Steuerbelastung optimiert werden, und Arbeitnehmer können eine mögliche Rückzahlung erhalten oder ihre Steuerschuld reduzieren. Eine genaue und vollständige Erfassung aller relevanten Kosten ist daher entscheidend, um von den steuerlichen Vorteilen optimal zu profitieren. 

Werbungskosten in der Steuererklärung

Die Werbungskosten sind in der Anlage N Ihrer Steuererklärung einzutragen. Die Anlage N ist der spezielle Teil der Steuererklärung, in dem Arbeitnehmer ihre Werbungskosten angeben können. Allerdings ist eine detaillierte Aufschlüsselung Ihrer Ausgaben in der Anlage N nur erforderlich, wenn Ihre beruflichen Kosten in einem Jahr den Arbeitnehmerpauschbetrag überschreiten.  

Es ist wichtig, alle Belege und Nachweise für Ihre Werbungskosten sorgfältig aufzubewahren, da das Finanzamt im Rahmen einer möglichen Prüfung diese Unterlagen anfordern könnte. Eine korrekte und vollständige Angabe Ihrer Werbungskosten in der Anlage N trägt dazu bei, dass Sie Ihre steuerlichen Möglichkeiten optimal ausschöpfen können. Ohne Nachweise kann maximal die für das jeweilige Steuerjahr gültige Werbungskostenpauschale steuerlich abgesetzt werden. 

Kein genereller Maximalbetrag für Werbungskosten

Tatsächlich gibt es keinen expliziten Maximalbetrag für Werbungskosten in der Steuererklärung. Anders als beim ohne Nachweise absetzbaren Arbeitnehmerpauschbetrag gibt es für die absetzbaren nachgewiesenen Werbungskosten keinen festen Höchstbetrag. 

Arbeitnehmer können grundsätzlich alle tatsächlich angefallenen und berufsbedingten Ausgaben als Werbungskosten geltend machen, sofern sie beleghaft nachweisbar sind und einen direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit haben. Der Werbungskostenabzug ist also nicht pauschal begrenzt, sondern richtet sich nach den individuellen Aufwendungen und Ausgaben, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstanden sind. 

Werbungskosten: Nutzen Sie die Möglichkeit, Verluste vorzutragen

Falls Ihre Werbungskosten in einem bestimmten Jahr höher sind als Ihre Einnahmen, ergibt sich ein Verlust, den das Finanzamt feststellt. Dieser Verlust kann mit Ihren Einkünften desselben oder des vorherigen Jahres verrechnet werden – bei einer gemeinsamen Veranlagung gilt dies auch für die Einkünfte Ihres Ehepartners. Sollte es keine Möglichkeit zur sofortigen Verrechnung geben, wird der Verlust von den Finanzbeamten vorgemerkt und so lange vorgetragen, bis Sie in den folgenden Jahren wieder Einkünfte erzielen. 

Der Vortrag von Verlusten bietet Ihnen die Chance, steuerliche Vorteile zu nutzen, wenn sich Ihre Ausgaben vorübergehend über Ihre Einkünfte erheben. Durch die Verrechnung des Verlustes mit späteren Einkünften können Sie Ihre Steuerlast reduzieren und möglicherweise eine Rückerstattung erhalten. Es ist jedoch wichtig, die entsprechenden Verlustbescheinigungen und Nachweise sorgfältig aufzubewahren, um die Verrechnung bei Bedarf nachweisen zu können. 

In der Steuererklärung sollten Sie Ihre Werbungskosten und etwaige Verluste genau angeben, um von den Vorteilen des Verlustvortrags profitieren zu können. Eine ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Ausgaben ist dabei unerlässlich, um die steuerlichen Regelungen bestmöglich zu nutzen. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, einen Steuerberater hinzuzuziehen, der Sie bei der optimalen Nutzung des Verlustvortrags unterstützen kann. 

Auch Rentner können Werbungskosten geltend machen

Rentner können Ausgaben, die im Zusammenhang mit ihrer Rente stehen, in der Anlage R ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten angeben und steuerlich absetzen. Das Finanzamt berücksichtigt automatisch einen Werbungskostenpauschbetrag von 102 € für Rentner und zieht diesen von der steuerpflichtigen Rente ab, auch wenn die tatsächlichen Ausgaben geringer sind. Falls die Werbungskosten jedoch höher sind als die Pauschale, ist ein Nachweis erforderlich. 

Zu den Werbungskosten für Rentner zählen beispielsweise Kontoführungsgebühren für das Girokonto, auf das die Rente überwiesen wird, Steuerberatungskosten (nur für die Anlage R), Rechtsberatungs- und Prozesskosten im Zusammenhang mit Rentenansprüchen, Gewerkschaftsbeiträge, Renten- oder Versicherungsberatungskosten (nur in Verbindung mit Ansprüchen aus der gesetzlichen oder privaten Rentenversicherung oder erstmaligem Rentenbezug), Kosten für Steuersoftware und Fachliteratur mit Rentenbezug sowie Kredit- oder Darlehenszinsen für die Nachzahlung von Rentenversicherungsbeiträgen. 

Der Werbungskostenpauschbetrag von 102 € steht sowohl Rentnern als auch ihren (Ehe-)Partnern zu, wenn sie gemeinsam zur Einkommensteuer veranlagt sind und beide eine Rente beziehen. Wenn mehrere Renten oder Unterhaltsleistungen vorliegen, kann der Pauschbetrag dennoch nur einmal pro Rentner berücksichtigt werden.