Verpflegungsmehraufwand bei beruflichen Reisen: Was gehört dazu?

Arbeitnehmer, die nicht regelmäßig an ihrem vertraglich vereinbarten Arbeitsplatz tätig sind, können je nach Dauer ihrer Abwesenheit verschiedene Kosten steuerlich geltend machen. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten. Der vertraglich vereinbarte Arbeitsplatz wird steuerrechtlich als sogenannte erste Tätigkeitsstätte bezeichnet (§ 9 Abs. 4 Einkommensteuergesetz, EStG). Diese muss räumlich festgelegt sein, zum Beispiel in einem Büro. Wer vorübergehend von der ersten Tätigkeitsstätte und von zu Hause abwesend ist, dem entstehen durch diesen Mehraufwand Kosten, die sonst nicht anfallen würden.  

Das berufliche Reisen und der damit verbundene Verpflegungsmehraufwand betrifft insbesondere Vertriebsmitarbeiter oder auch Monteure im Kundendienst, aber natürlich auch verschiedenste andere Branchen. Ein nicht geringer Faktor dabei ist die Verpflegung: Arbeitnehmer, die unterwegs sind, müssen sich anders und meist kostenintensiver als zu Hause versorgen. Besuche in Restaurants oder Cafés und der Halt am Imbiss sind die Regel. Auch Fortbildungs- und Seminarreisen oder der Einsatz an verschiedenen Arbeitsorten sind Auswärtstätigkeiten, die berufliche Verpflegungsmehraufwendungen nach § 9 Abs. 4a EStG begründen. 

Selbstständige, Unternehmer und Gewerbetreibende können bei ihren geschäftlichen Reisen den Verpflegungsmehraufwand ebenfalls steuerlich geltend machen und so ihre Steuerlast mindern: hier als Betriebsausgaben. Dies gestaltet sich jedoch etwas umfangreicher, als es bei Arbeitnehmern der Fall ist, weshalb dieser Ratgeber in erster Linie den Verpflegungsmehraufwand bei Arbeitnehmern behandelt. Bei Selbstständigen, Unternehmern und Gewerbetreibenden wird die Bearbeitung der Kosten aufgrund des Aufwands oft von Steuerberatern vorgenommen. Jedoch können auch Selbstständige dabei die Pauschalen nutzen. Die Vorsteuer wiederum kann in Höhe der tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. 

Der Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung

Aufwendungen, die aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung anfallen, gehören steuerlich betrachtet grundsätzlich zu den Reisekosten im Sinne des Einkommensteuergesetzes (§ 9 Abs. 4a S. 2 EStG). Arbeitgeber können, müssen aber nicht die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand erstatten. Die Reisekosten, die vom Arbeitgeber erstattet werden, erhält der Arbeitnehmer neben seinem Lohn steuerfrei ausgezahlt.  

Die Kosten, die im Zusammenhang mit dem Verpflegungsmehraufwand nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, können in der eigenen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten – Aufwendungen zum Erwerb und Erhalt der eigenen Einnahmen – geltend gemacht werden und das zu versteuernde Einkommen mindern. Dabei kann der Verpflegungsmehraufwand aber nicht in Höhe der tatsächlich anfallenden und vielleicht höheren Kosten geltend gemacht werden, sondern ist nur in Höhe von gesetzlich vorgegebenen Pauschalbeträgen steuerfrei und einkommensteuermindernd. 

Übernachtungskosten gehören ebenfalls zu den Reisekosten und können in Höhe der tatsächlichen Kosten oder als Pauschalbetrag abgerechnet werden. Da die anerkannte Übernachtungspauschale in Höhe von derzeit € 20 im Inland aber nicht immer ausreicht, werden vom Arbeitgeber oft die tatsächlichen Kosten der Unterkunft erstattet. Dieser kann die Kosten wiederum als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. 

Welche Pauschalen gelten für Verpflegungsmehraufwendungen?

Die Pauschbeträge beziehungsweise Pauschalen haben den Vorteil, dass nicht jeder einzelne Beleg gesammelt und abgeheftet werden muss. Die Höhe dieser Pauschalen ist dabei festgeschrieben. Der Bundesrat hat in seiner Sitzung vom 28. Oktober 2022 (Drucksache 455/22) die allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Besteuerung des Arbeitslohns 2023 (Lohnsteuer-Richtlinien 2023 – LStR) beschlossen. Die Lohnsteuer-Richtlinie R 9.6 besagt hinsichtlich von Verpflegungsmehraufwendungen und Verpflegungspauschalen zu § 9 Einkommensteuergesetz (EStG): 

„(4a) Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung sind nur nach Maßgabe der folgenden Sätze als Werbungskosten abziehbar. Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen. Diese beträgt 

1. 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, 

2. jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, 

3. 14 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 14 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der     Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.“ 

Zusammengefasst bedeutet das: 

Für die Tage der An- und Abreise gilt die halbe Tagespauschale, auch kleine Pauschale genannt.  

Beispiel: Berechnung der Höhe der Verpflegungspauschale für eine viertägige Abwesenheit im Inland: 

1. Tag: Anreise = € 14 

2. Tag: Abwesenheit mehr als 24 Stunden = € 28 

3. Tag: Abwesenheit mehr als 24 Stunden = € 28 

4. Tag: Abreise = € 14 

Hier können für die viertägige beruflich veranlasste Abwesenheit zweimal € 28 und zweimal € 14, also insgesamt € 84 steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden. 

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen?

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflich oder betrieblich veranlassten Auslandsreisen ab 01. Januar 2023 wurden den obersten Finanzbehörden der Länder am 23. November 2022 vom Bundesministerium der Finanzen mitgeteilt (Geschäftszeichen IV C 5 - S 2353/19/10010). Diese Pauschalen können nicht einheitlich beziffert werden, denn sie unterscheiden sich je nach Land. 

Die Kosten für die Verpflegungsmehraufwendungen für Auslandsreisen werden an verschiedenen Faktoren gemessen. Dazu zählt beispielsweise auch die Wirtschaftslage des jeweiligen Landes. Aber auch innerhalb eines Landes können die Pauschalen unterschiedlich hoch sein. So werden zum Beispiel in Urlaubsregionen andere Pauschbeträge angesetzt als in ruhigeren, dörflichen Gegenden. Ausschlaggebend für die Berechnung der Höhe des Pauschalbetrages bei der Einreise ist das Land, in das man vor 24:00 Uhr eingereist ist. Wenn mehrere Länder bereist werden, gelten bei der Abreise die Pauschalbeträge des Landes, in dem man vor der Abreise tätig war. 

Verpflegungsmehraufwand bei doppelter Haushaltsführung  

Führt der Arbeitnehmer neben seinem Haupthaushalt einen weiteren Haushalt aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit – außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und der Hauptwohnung –, fallen gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG Verpflegungsmehraufwendungen an. Maßgeblich dafür ist, dass der Haupthaushalt als eigener Hausstand den gewöhnlichen Lebensmittelpunkt des Arbeitnehmers darstellt und dieser auch an den Lebensführungskosten der Hauptwohnung beteiligt ist. Mindestbeträge sind dafür gesetzlich nicht vorgegeben.  

Die Höhe der für beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung geltenden Pauschalen liegt 2023 bei € 28 pro Kalendertag. Für die An- und Abreise wird ein Pauschbetrag in Höhe von € 14 erstattet. 

Die Dauer der Berücksichtigung des Verpflegungsmehraufwands aufgrund doppelter Haushaltsführung ist auf drei Monate beschränkt. Nach einer Unterbrechungsfrist von vier Wochen kann die Berücksichtigung des Verpflegungsmehraufwands wegen doppelter Haushaltsführung aber erneut beginnen.