Bürokratieentlastungsgesetz (BEG) IV: Digitaler Arbeitsvertrag, digitales Arbeitszeugnis etc.

Bürokratieabbau ist Ziel des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV), das am 01.01.2025 in Kraft getreten ist. Auch für Arbeitgeber soll es Erleichterungen bringen, z. B. in Hinblick auf Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge, Aushänge oder Anträge für werdende Eltern.

Das BEG IV und das Arbeitsrecht

Das BEG IV soll für bürokratische Entlastung sorgen und u. a. in Hinblick auf Formerfordernisse Erleichterungen schaffen, um den Verwaltungsaufwand in Unternehmen zu reduzieren.

Das gilt auch für den Bereich Arbeitsrecht: Das BEG IV soll auch für Arbeitgeber Entlastung bringen.

1. Digitaler Arbeitsvertrag

Arbeitsverträge können nach wie vor formlos geschlossen werden. Allerdings verlangte § 2 Nachweisgesetz (NachwG) bisher einen Nachweis über die Arbeitsbedingungen in Schriftform. Das sorgte dafür, dass für Arbeitsverträge faktisch ein Schriftformerfordernis galt, Arbeitsverträge also ausgedruckt und handschriftlich von beiden Seiten unterzeichnet werden mussten. Die elektronische Form war für den Nachweis bisher ausdrücklich ausgeschlossen.

Seit dem 01.01.2025 ist der Nachweis auf Grundlage von Art. 50 BEG IV nun auch in Textform möglich – damit ist der Weg für „digitale Arbeitsverträge“ frei. Wird der Arbeitsvertrag also so geschlossen, dass er les- und speicherbar ist, sind die Voraussetzungen der Textform erfüllt. Für einen Nachweis i. S. d. Nachweisgesetzes und für die Wirksamkeit eines digitalen Arbeitsvertrages reicht es inzwischen also aus, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich mit einem per E-Mail übersendeten pdf nur im Rahmen einer E-Mail, per SMS oder Messenger-Nachricht einigen.

Hinweis: Eine Sprachnachricht z. B. über einen Messengerdienst entspricht nicht der Textform – es fehlt am „Text“.     

Außerdem wurden ausdrücklich auch an anderer Stelle Schriftformerfordernisse durch die mögliche Textform ersetzt:  

• Arbeitnehmerüberlassungsverträge, § 12 Abs 1 S 1 AÜG (Art. 55 BEG IV),
• Altersgrenzenvereinbarungen, § 41 Abs. 2 SGB VI (Art. 63 BEG IV),
• Inanspruchnahme von Pflegezeit oder Familienzeit, § 3 PflegeZG (Art. 68 BEG IV) bzw. § 2a FPfZG (Art. 69 BEG IV).

Allerdings gibt es Ausnahmen: In manchen Fällen ist der Nachweis über die Arbeitsbedingungen nach wie vor schriftlich zu erbringen, ein digitaler Arbeitsvertrag also nicht möglich.

Das betrifft Verträge in Branchen mit einem hohen Schwarzarbeitsrisiko (vgl. § 2a SchwarzarbBekG, z. B. Baugewerbe, Gastgewerbe etc.) und die Befristung eines Arbeitsvertrages (§ 14 Abs. 4 TzBfG).

2. Digitales Arbeitszeugnis

Aber nicht nur beim „digitalen Arbeitsvertrag“ hat sich etwas getan: War ursprünglich auch das Arbeitszeugnis nur in Schriftform gesetzeskonform, ist nun mit Zustimmung des Arbeitnehmers auch ein „digitales Arbeitszeugnis“ zulässig.

§ 630 S. 2 BGB und § 109 Abs. 3 GewO erklären in diesem Fall die elektronische Form ausdrücklich als zulässig. Bei dieser Form des Zeugnisses ist allerdings eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig, anders als bei der Textform.

3. Aushangpflicht: digitaler Aushang teilweise möglich

Auch hinsichtlich der „physischen“ Pflicht, bestimmte Schutzvorschriften im Unternehmen auszuhängen, hat das BEG IV zu Änderungen geführt: So ist es seit dem 01.01.25 möglich, z. B. das ArbeitszeitG (§ 16 ArbZG, Art. 52 BEG IV ) und § 47 JugendarbeitsschutzgesetzArt. 53 BEG IV auch digital zur Verfügung zu stellen, z. B. über die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik, also beispielsweise das Intranet.

Für andere aushangpflichtige Gesetze gilt diese Erleichterung aktuell (3/2025) allerdings nicht – hier gilt es, den Überblick zu behalten.

4. Anträge für werdende Eltern

Auch im Zusammenhang mit der Elternzeit hat das BEG IV für Erleichterungen in Hinblick auf Formerfordernisse gesorgt.

Bisher mussten sowohl die Inanspruchnahme durch (werdende) Eltern als auch die Ablehnung von Elternzeit bzw. Elternteilzeit durch den Arbeitgeber schriftlich erfolgen. Seit 01.01.2025 können nun der Anspruch auf Elternzeit (§ 16 BEEG) und auf Teilzeit in der Elternzeit (§ 15 Abs. 7 BEEG) z. B. per E-Mail in Textform gestellt werden (Art. 57 BEG IV). Genauso können Arbeitgeber diese Anträge aber nun auch in Textform ablehnen, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen (§ 15 Abs. 4 BEEG).

Regelungen: ein unübersichtlicher Anfang  

Das BEG IV hat für einige Erleichterungen gesorgt, da teilweise statt der Schriftform nun digitale Lösungen ausreichen. Das ist ein gut gemeinter Anfang, der sicherlich teils zu weniger Verwaltungsaufwand führen wird.

Da einige Schriftformerfordernisse im Arbeitsrecht aber nicht angepasst wurden, gilt es, sich im Detail damit zu beschäftigen, wann die Schriftform noch zwingend ist, um formunwirksame Erklärungen und Verträge nicht zu riskieren.

Ein wesentlicher Punkt: Die Kündigung eines Arbeitsvertrages muss weiterhin schriftlich erfolgen.

Christian Seidel
Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Telefon + 49 89 547143
oder per E-Mail c.seidel@acconsis.de

Ich freue mich auf Ihre Nachricht.

Online-Terminbuchungssystem: Termin jetzt buchen