Datenschutz mit Software - alles easy?

Haben Sie schon einmal daran gedacht, den Datenschutz bei Ihnen im Unternehmen per Software zu managen? Gute Idee! Nur wer die Wahl hat, hat die Qual. Was nimmt man am besten?

Cloud oder on-premise?

Vor Einführung der DSGVO im Mai 2018 gab es geschätzt zwei Hand voll Softwareprodukte im Datenschutz, meist als lokale Installation oder Client-/Server-Variante. Nach dem Stichtag witterten eine Vielzahl von Anbietern das schnelle Geld und warfen unzählige Eigenkreationen auf den Markt. Dementsprechend schwierig war die Auswahl des richtigen Tools für Unternehmen.

Zu Beginn sollten sich Unternehmen darüber Gedanken machen, wer mit der Software arbeiten soll. Daran schließt sich die Entscheidung an, ob eine Cloud-Software in Frage kommt oder eine lokal installierte.

Vorteil Cloud

Eine cloudbasierte Datenschutzsoftware hat zweifelsohne den unschlagbaren Vorteil der überragenden Kollaborationsmöglichkeiten. Sie können Beschäftigte im Büro, im Homeoffice oder mobil ebenso einbinden wie externe Geschäftspartner oder Ihren Datenschutzbeauftragten. Um Datensicherheit und/oder Datenhaltung müssen Sie sich nicht mehr kümmern und nutzen den Dienst "out-of-the-box".

Vorteil on-premise

Für sehr kleine Unternehmen kann es ausreichen, eine lokale Software zu installieren. Beispielsweise dann, wenn nur eine einzelne Person den Datenschutz per Software dokumentiert und das Tool dann auf seinem Computer laufen kann. Die Vorteile eine Cloudlösung drehen sich hier in Aufgaben um: Datensicherheit und Backup sind in Eigenregie durchzuführen.

Anzahl der Nutzer?

Das Angebot der verfügbaren Datenschutz-Software unterteilt sich in verschiedene Lizenzformen. Von "Lizenz pro Firma", über "Lizenz pro Nutzer" bis zu "Lizenz pro Dokument" ist fast jede denkbare Variante vertreten.

Sollen in Ihrem Unternehmen viele Beschäftige bzw. Externe (ca. ab 10 Nutzer) in die Arbeit mit der Software eingebunden werden, empfiehlt sich meist gerade keine Lösung, die nach Nutzern abrechnet. Das könnte schnell ins Geld gehen.

Ist zu vermuten, dass in Ihrem Unternehmen sehr viele Verarbeitungstätigkeiten, viele AV-Verträge und sonstige Dokumentationen anfallen, empfiehlt sich tendenziell eher keine Software, die nach Dokumenten abrechnet.

Usability

Aus eigener Erfahrung kann ich berichten: Wenn die Benutzung einer Software kompliziert, nervig oder anstrengend ist, war die Anschaffung nutzlos. Daher sollten Sie sich die Softwareoberfläche genau anschauen und ggf. eine Testversion ausprobieren. Achten Sie darauf, ob Sie intuitiv zu den Punkten geführt werden, die Sie häufig nutzen werden.

Compliance

Es mag kurios anmuten, aber selbst bei einer Datenschutz-Software sind insbesondere die Compliance-Anforderungen zu beachten. Besonders im Bereich der Cloudsoftware ist es leider noch nicht als selbstverständlich anzusehen, dass ausschließlich deutsche oder europäische Server und Subunternehmer verwendet werden. Prüfen Sie daher bei Cloudanbietern vorab den AV-Vertrag und die eingesetzten Subunternehmer.

Lösung Ihres Datenschutzbeauftragten

So wie ich auch bieten einige Datenschutzbeauftragte die Nutzung einer eigenen oder lizenzierten Lösung an. Dies hat zweifelsohne den Vorteil, dass Ihr Datenschutzbeauftragte mit den Funktionen der Software vertraut ist und bei der Nutzung Hilfestellung leisten kann. Eine reibungslose Kollaboration wird hierdurch gewährleistet.

Checkliste Datenschutz-Software

1. Klären Sie vorab: Wer soll mit der Software arbeiten? Hat ggf. Ihr Datenschutzbeauftragter bereits eine Lösung im Angebot?
2. Lässt sich die Software intuitiv bedienen und macht die Nutzung "Spaß"?
3. Hält die Software selbst die Anforderungen der DSGVO und des BDSG ein?

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Folgende Artikel sind auf anwalt.de bereits erschienen:

1. Wann benötige ich einen Datenschutzbeauftragten?
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3. Datenschutzhinweis - Reicht der auf der Website?
4. IT-Sicherheit und Datenschutz -  best buddy`s?
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6. Datenübermittlung in Drittländer: Gute Idee oder "no-go"?
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