Datenschutz - MUSTER für die Praxis

Nachfolgend einige DS- GVO  / BDSG - Muster für die Praxis zur "individuellen Anpassung" und Verwendung.

Ihr

Malte Jörg Uffeln

www.maltejoerguffeln.de

DS- GVO

Muster für die Vereinspraxis

Stand der Bearbeitung 18.05.2022

MUSTER

Datenschutzrechtliche Ergänzung  zur Beitrittserklärung

…………….

Datenschutz

Ich willige ein, dass der oben genannte Verein als verantwortliche Stelle, die in dieser  Beitrittserklärung erhobenen personenbezogenen Daten wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion im Verein und Bankverbindung (……) ausschließlich zum Zwecke der Mitgliederverwaltung, des Beitragseinzuges und der Übermittlung von Vereinsinformationen durch den Verein, evtl. weitere Zwecke) und für alle in der Satzung genannten Zwecke verarbeiten und nutzen darf.

Eine Übermittlung von Daten an übergeordnete Institutionen und………………….(Stellen, Institutionen) darf nur im Rahmen der in der Satzung festgelegte Zwecke sowie der satzungsgemäßen Zwecke der übergeordneten Institutionen  stattfinden. Ich habe Kenntnis, dass diese Datenübermittlungen  notwendig zur Erfüllung der  Zwecke des Vereins auf der Grundlage der aktuell geltenden Satzung  sind ( Anmerkung:  Die Satzung steht unter www…… auf der Homepage des Vereins) .

Eine Datenübermittlung an Dritte außerhalb der ……………….. ( Stellen, Institutionen) findet nicht statt. Eine Datennutzung für Werbezwecke verbiete ich.  Bei Beendigung der Mitgliedschaft sind die personenbezogenen Daten zu löschen, soweit sie nicht entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Vor der Löschung mache ich bereits jetzt von meinem Recht auf Datenportabilität ( Art. 20 DS- GVO ) Gebrauch mit der Folge, dass alle personenbezogenen Daten an mich herauszugeben sind.

 Ich habe Kenntnis davon, dass ich im Rahmen der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes n.F.  – BDSG n.F. - (DSAnpUG EU) ein Recht auf Auskunft über meine personenbezogenen Daten, die zu meiner Person bei der verantwortlichen Stelle gespeichert sind, habe.

Außerdem habe ich  im Falle von fehlerhaften Daten, ein Korrekturrecht.

Beschwerdestelle ist ………………..

Ort, Datum Unterschrift des Mitglieds/ gesetzlichen Vertreters

MUSTER 

Einwilligung  zur Veröffentlichung von Bildern

 und Filmaufnahmen:

______________________________

(Name, Vorname)

______________________________

(Straße)

______________________________

(Ort)

______________________________

(Kommunikationsverbindung)

In Kenntnis meiner Persönlichkeitsrechte, insbesondere des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung und informiert über meine Rechte nach der DS- GVO und dem BDSG erkläre ich freiwillig folgendes:

1. Ich willige ein, dass im Rahmen von Veranstaltungen des Vereins   angefertigte Bild - und Filmaufnahmen von mir  für Veröffentlichungen, Berichte, in Printmedien, Neuen Medien, insbesondere auf facebook, youtube…… und auf der Internetseite des Vereines  www…………….. und seinen übergeordneten Verbänden unentgeltlich verwendet werden dürfen.
2. Eine Verwendung der Aufnahmen für andere als die beschriebenen Zwecke oder ein Inverkehrbringen durch Überlassung der Aufnahme an Dritte außer der Dachorganisationen  des Vereins ist nicht zulässig. Ich verbiete das ausdrücklich.
3. Durch eine nicht erteilte Einwilligung entstehen mir als Mitglied keine Nachteile. Die Einwilligung kann von mir  jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Ort, Datum Unterschrift des Mitglieds/ gesetzlichen Vertreters

MUSTER 

Datenschutzklausel Satzung

1.Der Verein schützt die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder. Der Verein verarbeitet die personenbezogenen Daten stets unter Berücksichtigung aller geltenden Datenschutzvorschriften., insbesondere der DS- GVO und dem BDSG.

2. Der Verein verarbeitet und nutzt die personenbezogene Daten seiner Mitglieder zur Erfüllung der  in dieser Satzung niedergelegten Zwecke und Aufgaben.

3. Folgende personenbezogene  Mitgliederdaten verarbeitet der Verein:

(Nicht zutreffendes bitte streichen)

• Name, Vorname und Anschrift,
• Bankverbindung für den Lastschrifteinzug,
• Telefonnummern (Festnetz, Mobil und Fax) sowie E-Mail,
• Adresse,
• Geschlecht,
• Geburtsdatum,
• Eintrittsdatum,
• Beruf,
• Namen und Vornamen von Erziehungsberechtigten bei Minderjährigen,
• Lizenz(en), Funktion(en) im Verein,
• Auszeichnungen und Ehrungen,
• Ausbildungen, Lehrgänge… .

4. Als Mitglied des ……..verbandes  ist der Verein  verpflichtet, bestimmte Daten an den Verband (Kreis-, Bezirks-, Landesebene) zu melden.

5. Der Verein stellt seinen Mitgliedern die gesetzlichen Informationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten unter (Quelle) zur Verfügung.

MUSTER

Datenverarbeitungsrichtlinie

-Kurzfassung-

Der Vorstand des ……….. vereins hat in seiner Sitzung am …….. auf der Grundlage des § …… der Satzung  zum Schutz der personenbezogenen Daten seiner Mitglieder und dem Schutz der Daten Dritter die nachfolgende

Datenverarbeitungsrichtlinie

beschlossen, die auf der Homepage des Vereins www…………. zu jedermanns Einsicht veröffentlicht  wird.

1.Datenverarbeiter 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Verein ……………………vertreten durch seinen Vorstand……………. dieser vertreten durch das für Datenschutz und Datensicherheit verantwortliche Vorstandsmitglied…………………

2.Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter des Vereins ist …………………

3.Zwecke der Verarbeitung

Die Verein verarbeitet  personenbezogene Daten  ausschliesslich und alleine im Rahmen der Zwecke und Aufgaben des Vereins, insbesondere  in der

• Mitgliederverwaltung (Zusendung von Informationen, Einzug der Mitgliedsbeiträge, Einladungen zu Mitgliederversammlungen)
• Spendenverwaltung (Buchung der Spendeneingänge, Zusendung von Spendenbescheinigungen, Zusendung von Informationen)
• Kooperationen (Kontakte zur anderen Institutionen, z.B. befreundeten Vereinen und Verbänden, denen der Verein als Mitglied angehört
• Spendenwerbung
• Kontaktpflege

4.Umfang der gespeicherten Daten

Die von  dem Verein  gespeicherten Adressdaten enthalten in jedem Datensatz folgende Felder:

• Name, Vorname,
• Straße, PLZ, Ort
• Telefon, e-mail
• IBAN-Nummer, Zahlungsart
• Empfänger von Rundbriefen per Post oder e-mail
• Eintrittsdatum Mitgliedschaft

Die von dem Verein . gespeicherten Zahlungsdaten enthalten in jedem Datensatz folgende Felder:

• Name, Vorname, ggf. Firmenname
• Mandatsreferenz
• IBAN-Nummer, Zahlungsart
• Datum der Überweisung, Überweisungsbetrag
• Fälligkeitsdatum der Abbuchung, Abbuchungsbetrag

Mitglieder werden ausschliesslich und alleine mit ihrem Klarrnamen geführt. Pseudonymisierungen ( Art 4 Nr. 5 DS- GVO) finden nicht statt.

5.Empfänger oder Kategorien von Empfängern 

Der Verein gibt die gespeicherten und verarbeiteten Daten werden  nicht an Dritte weiter.  An Mitglieder können Kontaktdaten weitergegeben werden, wenn das dem Vereinszweck dient und Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen nicht beeinträchtig sind . Eine Abwägung nach Art. 6 I lit. f) DS- GVO hat in jedem Einzelfall stattzufinden.

6.Auftragsdatenverarbeitung

Der Verein speichert die personenbezogenen Daten in einer Cloud auf einem eigenen Server bei einem Auftragsdatenverarbeiter. Dieser Server ist durch Passworte und SSL-Zertifikate gesichert. Es haben nur Vorstandsmitglieder Zugriff darauf.

7.Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten von Mitgliedern werden solange gespeichert, wie die Mitgliedschaft besteht, bzw. Ansprüche aus der Mitgliedschaft offen sind.

Die personenbezogenen Daten Dritter werden gespeichert, solange ein Interesse des Vereins daran besteht oder der Dritter nicht das Löschen der Daten gewünscht hat.

8.Belehrung über Betroffenenrechte 

Betroffene Personen können Auskunft über ihre gespeicherten Daten ,Berichtigungen, Einschränkung der Verarbeitung („Sperren“)  oder Löschung verlangen.

Betroffene  Personen haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ihrer Daten. Wenn Mitglieder der Verarbeitung widersprechen oder Löschung  oder Einschränkung der Verarbeitung („Sperren“) der Daten verlangen, erlischt die  Mitgliedschaft zum Ende des Kalenderjahres.

9.Widerrufsrecht der Einwilligung

Betroffene Personen können die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten jederzeit widerrufen. Dieser Widerruf erfolgt schriftlich an den Vereinsvorstand. Die Mitgliedschaft erlischt mit Zugang des Widerrufs an den Verein.

10.Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen  können  sich bei  der zuständigen Aufsichtsbehörden …………….. beschweren. Beschwerdestelle ist………….

MUSTER

VVT Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten 

( Art. 30 DS – GVO)

Ursprungsquellen:

https://www.lda.bayern.de/media/dsk_hinweise_vov.pdf

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ( Mindestinhalt)

Verantwortlicher

Name:

Anschrift:

Telefon:

E-Mail:

Internet-Adresse:

Datenschutzbeauftragter 

Vorname und Name:

Anschrift:

Telefon: 

E-Mail:

Konkrete Verarbeitungstätigkeit

Datum der Anlegung:

Datum der letzten Änderung:

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Zwecke der Verarbeitung

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen

Beschreibung der Datenkategorien

Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offen gelegt worden sind oder noch werden

Intern:

Extern:

Fristen für die Löschung