Datenschutzvorfall: Meldepflichten und Maßnahmen für Unternehmen

Datenpanne, Datenleck oder Cyberangriff – was ist zu tun?

Ein Datenverlust oder Datendiebstahl (auch „Data Breach“ genannt) kann für Unternehmen und betroffene Personen schwerwiegende Folgen haben – von finanziellen Einbußen über rechtliche Konsequenzen bis hin zu empfindlichen Reputationsschäden. Die Ursachen für einen solchen Datenschutzvorfall sind vielfältig: Cyberangriffe durch Hackergruppen, ein Fehlversand von E-Mails oder Dokumenten, der Verlust unverschlüsselter Datenträger oder auch technische Fehlkonfigurationen, die zu einem Verlust oder Abfluss von Daten führen können.

Wird ein Datenschutzvorfall im Unternehmen bekannt, ist ein schnelles, klares und strukturiertes Vorgehen entscheidend, um die gesetzlich vorgeschriebenen Melde- und Benachrichtigungspflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen (und gegebenenfalls auch gegenüber Kunden) einzuhalten.

Was ist ein Datenschutzvorfall?

Ein Datenschutzvorfall (Datenpanne oder Datenleck) liegt vor, wenn personenbezogene Daten unbefugt offengelegt, verändert oder gelöscht werden (vgl. Art. 4 Nr. 12 DSGVO).

Immer dann, wenn eine unbefugte Handlung – also nicht rechtmäßige Verarbeitung – die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit oder Integrität von personenbezogenen Daten beeinträchtigt (oder beeinträchtigen kann), liegt ein Datenschutzvorfall vor. 

Ursachen können u. a. sein:

🔹 Cyberangriffe (Ransomware, Phishing)
🔹 Fehlversand von E-Mails oder Dokumenten
🔹 Verlust unverschlüsselter Datenträger
🔹 Technische Fehler oder Fehlkonfigurationen

Wann besteht eine Meldepflicht?

Bei einem Datenschutzvorfall besteht Meldepflicht gegenüber der zuständigen Datenschutzbehörde, sofern der Vorfall voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führt (vgl. Art. 33 DSGVO). Die Frist für diese Meldung beträgt 72 Stunden ab Bekanntwerden des Vorfalls.

Liegt sogar ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen vor, müssen diese unverzüglich benachrichtigt werden (vgl. Art. 34 DSGVO). 

Unternehmen stehen daher unter erheblichem Zeit- und Handlungsdruck, den Vorfall schnell zu analysieren, die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen und passende Maßnahmen einzuleiten.

Eine Benachrichtigung kann nur unterbleiben, wenn die betroffenen Daten beispielsweise durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung) geschützt sind, nachträgliche Maßnahmen das hohe Risiko vollständig beseitigt haben oder ausnahmsweise ein unverhältnismäßiger Aufwand vorliegt und stattdessen eine öffentliche Bekanntmachung erfolgt (vgl. Art. 34 Abs. 3 DSGVO).

Beispiele für „hohes Risiko“:

⚠️ Identitätsdiebstahl oder -betrug
⚠️ Finanzielle Verluste für Betroffene
⚠️ Veröffentlichung sensibler Daten (Gesundheit, Ethnie, Religion)

Risikoanalyse: Risiko oder hohes Risiko?

Die Abgrenzung zwischen „Risiko“ und „hohem Risiko“ ist in der Praxis oft komplex. Anhand der Risikoeinschätzung wird entschieden, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde und eine Benachrichtigung der betroffenen Personen erforderlich ist. Ein Risiko liegt insbesondere dann vor, wenn physische, materielle oder immaterielle Schäden drohen (vgl. Erwägungsgrund 75 DSGVO). Orientierung bieten unter anderem die Stellungnahmen der Aufsichtsbehörden und die Leitlinien 9/2022 des Europäischen Datenschutzausschusses (EDSA) für die Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten gemäß DSGVO.

💡 Folgende Risikofaktoren sind zu berücksichtigen:

✔ Art der Verletzung (Vertraulichkeits-, Integritäts-, Verfügbarkeitsverlust)
✔ Sensibilität der Daten (z. B. medizinische Daten)
✔ Anzahl der Betroffenen
✔ Folgen für Betroffene (z. B. finanzielle Schäden)

💡 Das Risiko bestimmt sich aus dem Zusammenspiel von Schadensschwere und Eintrittswahrscheinlichkeit. Diese Einschätzung sollte in Bezug auf die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität vorgenommen werden. 

Beispiele für die Risikoeinschätzung:

🔹 Ransomware-Angriff auf ein Krankenhaus → Melde- und Benachrichtigungspflicht
🔹 Fehlversand einer internen E-Mail mit allgemeinen Kundendaten → ggf. keine Meldepflicht

Welchen Inhalt muss die Meldung enthalten?

Art. 33 Abs. 3 DSGVO verlangt folgende Angaben in der Meldung:

✅ Beschreibung der Verletzung: Art der Datenschutzverletzung mit Angabe der betroffenen Datenkategorien, der ungefähren Anzahl der betroffenen Personen und Datensätze.
✅ Kontaktinformationen: Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer zuständigen Anlaufstelle für Rückfragen.
✅ Folgenabschätzung: Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Datenschutzverletzung für die betroffenen Personen.
✅ Ergriffene Maßnahmen: Beschreibung der ergriffenen oder geplanten Maßnahmen zur Behebung der Datenschutzverletzung sowie zur Schadensbegrenzung.

Wichtig: Auch wenn keine Meldung nötig ist, muss der Vorfall intern dokumentiert werden (Art. 33 Abs. 5 DSGVO).

Datenschutzvorfälle bei Auftragsverarbeitern

Meldepflicht für Auftragsverarbeiter:

Ein Auftragsverarbeiter (z. B. Cloud-Anbieter, IT-Dienstleister) muss den Verantwortlichen unverzüglich informieren (Art. 33 Abs. 2 DSGVO).

📌 In  Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) können Meldepflichten an die Verantwortlichen spezifisch geregelt sein. Nicht selten ist eine Meldepflicht innerhalb von 24 Stunden vereinbart.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So reagieren Unternehmen richtig

Unternehmen sollten einen dokumentierten Prozess mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten einführen. Die folgende Darstellung stellt beispielhaft dar, welche Schritte zu beachten sind.

Fazit: Datenschutzverstöße sicher managen

Datenschutzverletzungen können für Unternehmen und betroffene Personen erhebliche Folgen haben. Ein klar definierter Prozess mit eindeutigen Zuständigkeiten ist daher unverzichtbar.

Entscheidend sind die rasche Identifikation eines Vorfalls und sofortige Maßnahmen zur Eindämmung sowie eine gründliche Risikobewertung und umfassende Dokumentation. Eine regelmäßige Schulung der Beschäftigten hilft dabei, Datenschutzvorfälle von vornherein zu vermeiden. Durch eine sorgfältige Nachbereitung lassen sich wirkungsvolle Präventionsmaßnahmen ableiten und das Risiko künftiger Vorfälle spürbar verringern.

📌 Tipp: Unternehmen sollten regelmäßig ihre Datenschutzmaßnahmen überprüfen und testen, um DSGVO-Verstöße zu vermeiden.

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www.dataandlaw.com
Der Artikel ist in ausführlicher Form hier abrufbar:
https://dataandlaw.com/datenschutzvorfall-melden-so-reagieren-unternehmen-richtig/