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E-Rechnungspflicht seit Januar 2025 – So vermeiden Unternehmen Bußgelder
- 3 Minuten Lesezeit
Seit Januar 2025 ist Schluss mit Papier und PDF: Die E-Rechnung ist für Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich vorgeschrieben – und zwar verbindlich.
Wer weiterhin analoge oder nicht normkonforme Rechnungen verschickt, riskiert mehr als nur verspätete Zahlungen: Es drohen Bußgelder, steuerliche Nachteile und Probleme bei Betriebsprüfungen.
Die neue Pflicht betrifft Unternehmen aller Größen – vom Einzelunternehmer bis zum Großkonzern.
Was jetzt zählt: rechtzeitig umstellen, typische Fehler vermeiden und die eigene Buchhaltung auf digitale Prozesse trimmen.
Was genau ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931 ist keine bloße digitalisierte Rechnung als PDF oder Scan. Sie ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell lesbar ist und automatisiert weiterverarbeitet werden kann.
Im deutschen Kontext sind vor allem zwei Formate relevant:
XRechnung: das bevorzugte Format für öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD (Version 2.x): kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem visuell lesbaren PDF
Nur wer diese Standards erfüllt, erfüllt auch die neue gesetzliche Pflicht.
Die neue Rechtslage ab Januar 2025
Rechtsgrundlage ist § 14 UStG, konkretisiert durch das Wachstumschancengesetz. Es regelt, dass ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland eine E-Rechnungspflicht gilt.
Zeitplan:
Ab 01.01.2025: Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen für alle
Übergangsfrist für den Versand: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen unter bestimmten Bedingungen noch „Altformate“ nutzen
Ab 01.01.2027: Ausschließliche Pflicht zur E-Rechnung für alle Inlandsgeschäfte
Betroffen sind alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, unabhängig von Branche oder Größe.
So setzen Unternehmen die E-Rechnung korrekt um
Technische Anforderungen:
Nutzung strukturierter XML-Formate (XRechnung, ZUGFeRD)
Sichere Übertragung per E-Mail, Peppol oder über spezialisierte Portale
Revisionssichere Archivierung nach GoBD
Prozessumstellung in der Buchhaltung:
Anpassung von ERP-Systemen
Prüfung und Anpassung von Rechnungsfreigabeprozessen
Integration in das bestehende Workflow-Management
Zusammenarbeit mit Dienstleistern:
Abstimmung mit Steuerberater:innen, IT-Dienstleistern und Software-Anbietern
Beratung zur Auswahl geeigneter Tools und Konvertierungslösungen
Diese Fehler können teuer werden
Typische Praxisfehler:
Versand von Rechnungen im PDF-Format ohne strukturierte Daten
Fehlende Pflichtangaben (z. B. Umsatzsteuer-ID, Rechnungsnummer)
Nicht fristgerechte Umstellung trotz Pflicht
Stolperfallen bei der Einführung:
Unklare interne Verantwortlichkeiten
Fehlende technische Schnittstellen
Kein einheitlicher Standard im Unternehmen
Die Geschäftsführung ist zur Einhaltung der steuerlichen Vorschriften verpflichtet – inklusive korrekter Rechnungstellung.
Bußgelder und Sanktionen bei Verstößen
Rechtliche Konsequenzen:
Verstöße gegen die Pflicht zur E-Rechnung können nach dem OWiG mit Bußgeldern geahndet werden
Bei systematischer Missachtung drohen empfindliche Sanktionen und steuerliche Risiken
Steuerliche Risiken:
Der Vorsteuerabzug kann bei Formfehlern verloren gehen
Im Rahmen von Betriebsprüfungen drohen Nachzahlungen und Zinsforderungen
Bußgeldrahmen:
Je nach Verstoß bis zu mehreren Tausend Euro
Besonders relevant bei wiederholten oder vorsätzlichen Fehlern
Handlungsempfehlungen: Jetzt aktiv werden
Checkliste für Unternehmen:
✅ Bestehende Rechnungsprozesse prüfen
✅ Technische Infrastruktur vorbereiten
✅ XRechnung/ZUGFeRD-Format einführen
✅ Mitarbeitende schulen
✅ Testläufe starten
Interne Schulungen & Verantwortlichkeiten:
Zuständigkeiten klären (z. B. Buchhaltung, IT, Compliance)
Schulung der Mitarbeiter:innen auf neue Prozesse und Formate
Empfehlung:
Frühzeitige Beratung durch IT und Rechtsanwälte spart Zeit, Geld und Nerven – und verhindert teure Fehler.
Fazit: Pflicht mit Potenzial – Jetzt handeln statt abwarten
Die E-Rechnung ist nicht nur eine neue Form der Rechnungsstellung – sie ist ein Gamechanger für die gesamte Unternehmenskommunikation mit der Finanzverwaltung.
Wer die Pflicht ignoriert, riskiert Bußgelder, verliert den Vorsteuerabzug und bringt unnötig Unruhe in die Buchhaltung.
Wer dagegen frühzeitig handelt, sichert sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern nutzt die Gelegenheit, interne Prozesse zu modernisieren und digital zu verschlanken.
✅ Checkliste: Sind Sie bereit für die E-Rechnungspflicht?
Wir wissen, ab wann die E-Rechnung für unser Unternehmen Pflicht ist
Unsere Buchhaltungssoftware unterstützt XRechnung und/oder ZUGFeRD
Verantwortlichkeiten im Unternehmen sind klar geregelt
Unsere Geschäftspartner können E-Rechnungen empfangen
Wir haben unsere Mitarbeitenden geschult
Testläufe mit der neuen E-Rechnung sind erfolgreich durchgeführt
Unsere steuerlichen Berater sind eingebunden
Jetzt Kontakt aufnehmen: Kanzlei Herfurtner berät Sie umfassend
Die Rechtsanwälte der Kanzlei Herfurtner unterstützt Unternehmen bei der rechtssicheren Umstellung auf die E-Rechnung.
Von der Prüfung bestehender Prozesse bis zur Begleitung bei der technischen Umsetzung stehen wir Ihnen mit rechtlicher und wirtschaftlicher Expertise zur Seite.
👉 Vereinbaren Sie jetzt bundesweit ein Erstgespräch – und vermeiden Sie kostspielige Fehler ab dem ersten Tag der E-Rechnungspflicht.
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