E-Rechnungspflicht seit Januar 2025 – So vermeiden Unternehmen Bußgelder

  • 3 Minuten Lesezeit

Seit Januar 2025 ist Schluss mit Papier und PDF: Die E-Rechnung ist für Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich vorgeschrieben – und zwar verbindlich. 

Wer weiterhin analoge oder nicht normkonforme Rechnungen verschickt, riskiert mehr als nur verspätete Zahlungen: Es drohen Bußgelder, steuerliche Nachteile und Probleme bei Betriebsprüfungen. 

Die neue Pflicht betrifft Unternehmen aller Größen – vom Einzelunternehmer bis zum Großkonzern.

Was jetzt zählt: rechtzeitig umstellen, typische Fehler vermeiden und die eigene Buchhaltung auf digitale Prozesse trimmen.

Was genau ist die E-Rechnung?

Die E-Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931 ist keine bloße digitalisierte Rechnung als PDF oder Scan. Sie ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell lesbar ist und automatisiert weiterverarbeitet werden kann.

Im deutschen Kontext sind vor allem zwei Formate relevant:

  • XRechnung: das bevorzugte Format für öffentliche Auftraggeber

  • ZUGFeRD (Version 2.x): kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem visuell lesbaren PDF

Nur wer diese Standards erfüllt, erfüllt auch die neue gesetzliche Pflicht.

Die neue Rechtslage ab Januar 2025

Rechtsgrundlage ist § 14 UStG, konkretisiert durch das Wachstumschancengesetz. Es regelt, dass ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland eine E-Rechnungspflicht gilt.

Zeitplan:

  • Ab 01.01.2025: Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen für alle

  • Übergangsfrist für den Versand: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen unter bestimmten Bedingungen noch „Altformate“ nutzen

  • Ab 01.01.2027: Ausschließliche Pflicht zur E-Rechnung für alle Inlandsgeschäfte

Betroffen sind alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, unabhängig von Branche oder Größe.

So setzen Unternehmen die E-Rechnung korrekt um

Technische Anforderungen:

  • Nutzung strukturierter XML-Formate (XRechnung, ZUGFeRD)

  • Sichere Übertragung per E-Mail, Peppol oder über spezialisierte Portale

  • Revisionssichere Archivierung nach GoBD

Prozessumstellung in der Buchhaltung:

  • Anpassung von ERP-Systemen

  • Prüfung und Anpassung von Rechnungsfreigabeprozessen

  • Integration in das bestehende Workflow-Management

Zusammenarbeit mit Dienstleistern:

  • Abstimmung mit Steuerberater:innen, IT-Dienstleistern und Software-Anbietern

  • Beratung zur Auswahl geeigneter Tools und Konvertierungslösungen

Diese Fehler können teuer werden

Typische Praxisfehler:

  1. Versand von Rechnungen im PDF-Format ohne strukturierte Daten

  2. Fehlende Pflichtangaben (z. B. Umsatzsteuer-ID, Rechnungsnummer)

  3. Nicht fristgerechte Umstellung trotz Pflicht

Stolperfallen bei der Einführung:

  1. Unklare interne Verantwortlichkeiten

  2. Fehlende technische Schnittstellen

  3. Kein einheitlicher Standard im Unternehmen

Haftungsrisiko:

Die Geschäftsführung ist zur Einhaltung der steuerlichen Vorschriften verpflichtet – inklusive korrekter Rechnungstellung.

Bußgelder und Sanktionen bei Verstößen

Rechtliche Konsequenzen:

  • Verstöße gegen die Pflicht zur E-Rechnung können nach dem OWiG mit Bußgeldern geahndet werden

  • Bei systematischer Missachtung drohen empfindliche Sanktionen und steuerliche Risiken

Steuerliche Risiken:

  • Der Vorsteuerabzug kann bei Formfehlern verloren gehen

  • Im Rahmen von Betriebsprüfungen drohen Nachzahlungen und Zinsforderungen

Bußgeldrahmen:

  • Je nach Verstoß bis zu mehreren Tausend Euro

  • Besonders relevant bei wiederholten oder vorsätzlichen Fehlern

Handlungsempfehlungen: Jetzt aktiv werden

Checkliste für Unternehmen:
✅ Bestehende Rechnungsprozesse prüfen
✅ Technische Infrastruktur vorbereiten
✅ XRechnung/ZUGFeRD-Format einführen
✅ Mitarbeitende schulen
✅ Testläufe starten

Interne Schulungen & Verantwortlichkeiten:

  • Zuständigkeiten klären (z. B. Buchhaltung, IT, Compliance)

  • Schulung der Mitarbeiter:innen auf neue Prozesse und Formate

Empfehlung:

  • Frühzeitige Beratung durch IT und Rechtsanwälte spart Zeit, Geld und Nerven – und verhindert teure Fehler.

Fazit: Pflicht mit Potenzial – Jetzt handeln statt abwarten

Die E-Rechnung ist nicht nur eine neue Form der Rechnungsstellung – sie ist ein Gamechanger für die gesamte Unternehmenskommunikation mit der Finanzverwaltung. 

Wer die Pflicht ignoriert, riskiert Bußgelder, verliert den Vorsteuerabzug und bringt unnötig Unruhe in die Buchhaltung.

Wer dagegen frühzeitig handelt, sichert sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern nutzt die Gelegenheit, interne Prozesse zu modernisieren und digital zu verschlanken.

Checkliste: Sind Sie bereit für die E-Rechnungspflicht?

  1. Wir wissen, ab wann die E-Rechnung für unser Unternehmen Pflicht ist

  2.  Unsere Buchhaltungssoftware unterstützt XRechnung und/oder ZUGFeRD

  3.  Verantwortlichkeiten im Unternehmen sind klar geregelt

  4.  Unsere Geschäftspartner können E-Rechnungen empfangen

  5.  Wir haben unsere Mitarbeitenden geschult

  6.  Testläufe mit der neuen E-Rechnung sind erfolgreich durchgeführt

  7.  Unsere steuerlichen Berater sind eingebunden

Jetzt Kontakt aufnehmen: Kanzlei Herfurtner berät Sie umfassend

Die Rechtsanwälte der Kanzlei Herfurtner unterstützt Unternehmen bei der rechtssicheren Umstellung auf die E-Rechnung. 

Von der Prüfung bestehender Prozesse bis zur Begleitung bei der technischen Umsetzung stehen wir Ihnen mit rechtlicher und wirtschaftlicher Expertise zur Seite.

👉 Vereinbaren Sie jetzt bundesweit ein Erstgespräch – und vermeiden Sie kostspielige Fehler ab dem ersten Tag der E-Rechnungspflicht.

Foto(s): https://kanzlei-herfurtner.de/


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