„Eine Home-Office-Kanzlei kann genauso professionell und effektiv arbeiten wie eine traditionelle Kanzlei“

Rechtsanwalt Sebastian Geidel führt seine Kanzlei aus dem Home-Office. Warum er von Anfang an auf eine digitale Kanzlei gesetzt hat, welche Vorkehrungen für ein rechtssicheres Arbeiten als Anwalt im Home-Office unverzichtbar sind und wie ihm eine ortsunabhängige Mandantenberatung gelingt, erklärt er im Interview.  

In Ihrem anwalt.de-Profil präsentieren Sie Ihr Motto: „Innovative Rechtsberatung im digitalen Zeitalter“. Was zeichnet innovative Rechtsberatung für Sie aus?  

Innovative Rechtsberatung bedeutet für mich, altbekannte Pfade zu verlassen und moderne Technologien zu nutzen, um meine Arbeit effizienter und produktiver zu gestalten. Daher habe ich mich 2020 auch dazu entschieden, vollständig im Home-Office zu arbeiten. Die Digitalisierung spielt dabei eine Schlüsselrolle, indem sie mir ermöglicht, Prozesse zu automatisieren, flexibel zu arbeiten und stets für meine Mandanten erreichbar zu sein. Tools wie digitale Fallmanagementsysteme, Videokonferenzen und auch künstliche Intelligenz werden dabei zunehmend wichtiger, um Routineaufgaben zu bewältigen. So schaffe ich mir selbst den Raum als Einzelanwalt für strategische Überlegungen im Mandat. 

Durch diese Schritte kann ich meine Kanzlei ganz ohne Angestellte führen. Aufgaben, die sonst eine ReFa übernommen hätte, kann ich damit ebenfalls abbilden, was eine erhebliche Kostenersparnis darstellt. Zudem bin ich auch über den Anwaltsberuf hinaus ein großer Fan der Digitalisierung. So habe ich sowohl mein Fernstudium zum LL.M. als auch meinen Fachanwalt im IT-Recht komplett online absolviert, wenn man von den Klausuren absieht. 

Welche Rolle spielt die Online-Auffindbarkeit durch anwalt.de für Sie? 

Die Online-Auffindbarkeit über Plattformen wie anwalt.de ist für mich von großer Bedeutung. Gerade in den ersten Jahren meiner Selbstständigkeit habe ich auf diesem Wege Mandanten akquirieren können. Solche Plattformen ermöglichen mir noch heute, neue Mandanten zu gewinnen und meine Reichweite zu erhöhen. Eine gut gepflegte Online-Präsenz ist heute unerlässlich, um im digitalen Zeitalter sichtbar zu bleiben und Vertrauen bei potenziellen Mandanten aufzubauen. 

Über Ihr anwalt.de-Profil publizieren Sie auch Rechtstipps.  

Die Veröffentlichung von Rechtstipps verbessert meine Online-Auffindbarkeit erheblich. Sie positioniert mich als Experten auf meinem Fachgebiet und erhöht die Sichtbarkeit meiner Kanzlei. Ich schreibe auch bewusst zu den unterschiedlichsten Themen, die mich selbst interessieren oder die mir in meiner Anwaltspraxis begegnet sind. Die Leser schätzen dabei meine klare und etwas lockere Art zu formulieren und können so bereits einen ersten Eindruck gewinnen, wie ich in der Mandatsbearbeitung vorgehe.  

Wie groß ist der Anteil Ihrer Arbeitszeit, den Sie im Home-Office verbringen?  

Etwa 80 % meiner Arbeitszeit verbringe ich im Home-Office und das hat sich kaum verändert. Von Anfang an habe ich auf eine digitale Kanzlei gesetzt. Durch die zunehmende Akzeptanz von Online-Beratungen kann ich den Großteil meiner Mandantenbetreuung bequem von zu Hause aus erledigen. 

Die restliche Zeit verbringe ich mit Gerichtsterminen oder bei meinen Mandanten. Gerade Unternehmen schätzen es, wenn der Anwalt sich vor Ort einen Überblick verschafft, und meist kann ich so auch den ein oder anderen Tipp in Bezug auf den Datenschutz gleich mitliefern. 

Gibt es auch Tätigkeiten, die Sie in externen Kanzleiräumlichkeiten erledigen? 

Da ich vollständig im Home-Office arbeite, habe ich keine extra Kanzleiräume. Meine Wohnung ist meine Kanzlei, oder um es genauer zu sagen, ein Zimmer, in dem ich mein Büro habe. Hier kann ich auch Mandanten empfangen und beraten, ohne Abstriche zu machen. Nur wenn es mal mehr Personen werden, muss ich auf größere Räumlichkeiten ausweichen. In solchen Fällen nutze ich gerne die Angebote von Coworking Spaces, in denen man Meetingräume buchen kann. Hier hat man die notwendige technische Ausstattung, die man braucht, und gleichzeitig die professionelle Atmosphäre einer Kanzlei ohne den dauerhaften Kostenapparat.  

Es kommt also auch vor, dass Sie Mandanten im Home-Office empfangen? Wie gestalten sich diese Termine normalerweise? 

Ja, ich empfange Mandanten in meinem Home-Office-Büro, was eher die Ausnahme als die Regel ist. Gerade wenn ich im Bereich Strafrecht berate, braucht es die persönliche Komponente eines Treffens vor Ort. Die meisten Mandanten sind positiv überrascht von der modernen und persönlichen Atmosphäre, die ich in meinem Büro erzeugt habe. Man muss dabei berücksichtigen, dass mein heimisches Büro so eingerichtet ist wie eine „normale Anwaltskanzlei“, nur eben etwas kleiner und in einer Wohnung. 

Für einige, gerade im Strafrecht, ist es auch sehr angenehm, in die intime Atmosphäre einer Wohnung zu kommen und sich dort beraten zu lassen. Hier besteht nicht die Scham, die man verspüren könnte, wenn man ein großes Anwaltsbüro betritt. Der Kontakt zu den Mandanten ist dadurch deutlich enger und sie öffnen sich schneller. 

In der Regel finden aber meine Termine per Videokonferenz oder am Telefon statt. Da ich meine Beratung bundesweit anbiete, lässt sich das sonst allein gar nicht bewerkstelligen. Viele schätzen die Flexibilität und die Möglichkeit, Beratungen auch digital durchzuführen. Zudem sind die Termine auch in der Regel schneller, weil man die wichtigen Punkte konsequenter abhandelt. Zudem fällt sowohl für mich als auch für den Mandanten die Fahrzeit weg. Insgesamt habe ich auch den Eindruck, die wenigsten Mandanten wollen noch einen persönlichen Termin in der Kanzlei, was mir natürlich entgegenkommt. 

In Ihrem anwalt.de-Profil weisen Sie auf die Online-Rechtsberatung hin. Gibt es bestimmte Rechtsthemen, bei denen Mandanten besonders häufig diese Art der Beratung wünschen? 

Ja, insbesondere im Bereich IT-Recht und Datenschutz ist die Nachfrage nach Online-Rechtsberatung hoch. Mandanten schätzen die Flexibilität und Schnelligkeit, mit der sie rechtliche Fragen klären können. Auch im Vertragsrecht und bei arbeitsrechtlichen Fragen wird die Online-Beratung häufig in Anspruch genommen. 

Gibt es Unterschiede, wie häufig Privatpersonen und Unternehmen die Online-Beratung wahrnehmen? 

Ja, Unternehmen nutzen die Online-Beratung häufiger für komplexe Fragestellungen und Vertragsprüfungen, während Privatpersonen sie eher für schnelle rechtliche Auskünfte und Beratungen in alltäglichen Rechtsfragen nutzen. Beide Gruppen schätzen jedoch die Möglichkeit, unkompliziert und zeitnah rechtliche Unterstützung zu erhalten. 

Ist es Ihrer Einschätzung nach möglich, eine Anwaltskanzlei vollständig im Home-Office zu führen? 

Das ist absolut möglich, wenn man der Typ dafür ist. Seit über vier Jahren halte ich so meine Kanzlei mit Erfolg am Laufen. Wichtig dabei ist aber, dass man sich selbst jeden Tag für die Arbeit motivieren kann. Gerade das häusliche Umfeld verleitet gerne dazu, zu prokrastinieren. Das heißt, man braucht schon eine gewisse intrinsische Motivation für die Arbeit. Dafür ist nicht jeder gemacht, aber bei mir hat sich schon früh gezeigt, dass ich den Druck von außen nicht brauche, um mich für die Arbeit zu begeistern. 

Zudem muss auch die Familie und das Umfeld mitziehen. Wenn man regelmäßig von zu Hause aus arbeitet, kann schnell der Eindruck entstehen, man wäre für alles und jeden verfügbar. Dem ist aber nicht so und das müssen die anderen auch verstehen. 

Zukünftig sehe ich aber, dass viele Kollegen ebenfalls zumindest mobil arbeiten werden. Die Flexibilität für Anwalt und Mandant, gepaart mit einer guten Erreichbarkeit, wird zunehmend attraktiver.  

Sie sind Fachanwalt für IT-Recht und TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter. Welche technischen Vorkehrungen sind unverzichtbar, um als Anwalt im Home-Office rechtlich sicher zu arbeiten? 

Sicherheit geht vor! Verschlüsselte Kommunikationswege, wie sichere E-Mail-Verschlüsselung und der Einsatz von VPNs, sind ein Muss, um den Datenverkehr zu schützen. Gerade als Berufsgeheimnisträger können wir hier kein Risiko eingehen und müssen unsere Mandantendaten schützen. Dazu gehört auch eine zuverlässige Back-up-Lösung, um Datenverluste zu vermeiden. Regelmäßige Sicherheitsupdates und die Sensibilisierung für Phishing-Angriffe sind ebenfalls unverzichtbar. 

Neben der Technik ist jedoch der Faktor Mensch entscheidend. Gerade das Arbeiten im Home-Office verleitet dazu, Akten oder Briefe herumliegen zu lassen, wenn man Besuch bekommt. Hier muss sichergestellt werden, dass neugierige Augen keinen Einblick in die anwaltlichen Unterlagen erhalten. 

Worauf sollten Rechtsanwälte bei der Einrichtung Ihrer Home-Office-Kanzlei außerdem achten? 

Wichtig ist vor allem, dass man ehrlich zu sich selbst ist hinsichtlich der Frage, ob das reine Arbeiten im Home-Office für einen geeignet ist. Viele haben eine romantisierte Vorstellung davon, wie man auf dem Balkon oder von der Couch aus arbeitet, am besten in der Lieblingsjogginghose. Der tatsächliche Alltag sieht jedoch anders aus. Ein klar definierter Arbeitsbereich ist das A und O – keine Ablenkungen, keine Kompromisse. Zudem sollten auch gute Büromöbel vorhanden sein, denn schnell kann beim Arbeiten vom Küchentisch aus der Rücken zwacken. Außerdem sollten Sie auf eine stabile und schnelle Internetverbindung sowie eine umfassende digitale Infrastruktur achten. Dazu gehören leistungsfähige Computer, Scanner und Drucker sowie die notwendigen Softwarelösungen für das Dokumentenmanagement und die Mandantenkommunikation. 

Wen möchten Sie mit Ihrem Buch als Leserschaft erreichen?

Mein Buch richtet sich an Jurastudenten, Referendare, junge Anwälte und erfahrene Kollegen, die nach neuen Wegen suchen, ihre Kanzlei zu führen. Auch für Menschen, die ein Geschenk für Anwälte suchen, ist es eine interessante Lektüre. Es soll inspirieren und praktische Tipps für den Aufbau einer Home-Office-Kanzlei geben. 

Gibt es etwas, dass Sie rückblickend gerne schon gewusst hätten, als Sie Ihre Anwaltskanzlei im Home-Office aufgebaut haben?

Rückblickend hätte ich gerne schon früher gewusst, wie angenehm ein eigenes abschließbares Büro zu Hause sein kann. In meinen Anfängen spielte sich mein gesamtes berufliches als auch privates Leben quasi in einem Raum ab, was verschiedenste Probleme mit sich brachte. Jetzt habe ich einen eigenen Raum für meine Kanzlei, in dem ich professionell arbeiten kann. Wenn ich gerade zeitliche Kapazitäten habe, kann ich den Raum verlassen und bin direkt privat. 

Zudem hätte ich früher auf eine gute Anwaltssoftware setzen sollen, die mich bei der Organisation meiner Akten unterstützt. Am Anfang dachte ich noch, dass ich so was nicht brauche, aber jetzt möchte ich sie nicht mehr missen. 

Haben Home-Office-Kanzleien in Ihrer Wahrnehmung ein anderes Image als Kanzleien mit herkömmlichen Büroräumlichkeiten?  

Home-Office-Kanzleien haben oft das Image, weniger professionell zu sein, was jedoch Quatsch ist. Mit der richtigen Ausstattung und Organisation kann eine Home-Office-Kanzlei genauso professionell und effektiv arbeiten wie eine traditionelle Kanzlei. Das Home-Office bietet zudem den Vorteil, dass man Bürozeit, in der man nichts zu tun hat, auch für private Zwecke nutzen kann, wie etwa für einen Spaziergang mit dem Hund, um den Kopf zu lüften. Nur wenige traditionelle Kanzleien lassen so etwas zu. 

Was man als Einzelanwalt im Home-Office nicht hat, ist ein schickes Partnerprogramm mit repräsentativen Titeln wie Seniorpartner usw. Das macht die Sache jedoch gerade für Mandanten wieder nahbarer und besser fassbar, auch in der Abrechnungspraxis. 

Welche sind Ihrer Ansicht nach die größten Fehler, die Rechtsanwälte im Home-Office begehen können?  

Ein großer Fehler ist es, keine klare Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben zu ziehen. Dies kann zu Burnout und Unzufriedenheit führen. Zudem sollte man nicht an der digitalen Ausstattung sparen und regelmäßig in Sicherheitsmaßnahmen investieren, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Ein weiterer Fehler ist es, den Kontakt zu Kollegen und Mandanten zu vernachlässigen. Netzwerken und kontinuierliche Weiterbildung sind auch im Home-Office unverzichtbar. 

Wie gelingt es Ihnen, Ihre Arbeit im Home-Office effizient zu gestalten?

Effizienz im Home-Office erreiche ich durch klare Zeitpläne, regelmäßige Pausen und die Nutzung digitaler Tools zur Organisation meiner Aufgaben. Wichtig ist es, einen festen Arbeitsbereich zu haben und sich durch Rituale auf die Arbeit einzustimmen. Ich simuliere etwa den Weg zur Arbeit und zurück mit einem Spaziergang mit dem Hund. 

Darüber hinaus muss man sich immer im Klaren sein, dass nur weil man zu Hause ist, die Arbeit nicht weniger wichtig ist. Wer denkt, er kann sich mit zwei, drei Stunden am Tag durchmogeln und die restliche Zeit bei Netflix entspannen, der irrt. Zeitlich gesehen unterscheiden sich meine Arbeitstage kaum von denen anderer Kollegen. 

Im Home-Office können sich das berufliche und das private Leben leicht vermischen.

Da haben Sie meine Schwachstelle entdeckt. Als selbstständiger Einzelanwalt im Home-Office neige ich nämlich dazu, dauerhaft für meine Mandanten da zu sein. Natürlich setze ich mir bewusste Arbeitszeiten, aber nicht selten ruft ein Mandant auch nach Feierabend an und wünscht noch eine schnelle Beratung. In solchen Fällen kommt es selten vor, dass ich Nein sage oder auf den nächsten Tag verweise. Manchmal auch zum Leidwesen meines Umfeldes. 

Als besonders effizient hat sich das eigene Büro in der Wohnung erwiesen. Wenn ich das verlasse, schalte ich auf private Zeit um und kann gut abschalten, auch wenn ab und zu mal noch ein Anruf dazwischenfunkt. Akten, Termine und alles andere, was mich an die Arbeit erinnern könnte, bleibt aber im Büro. Ganz nach dem Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn. 

Durch diese räumliche Trennung kann ich im Übrigen auch sicherstellen, dass keine privaten Besucher einen Blick auf meine Arbeit werfen, denn das Büro ist für alle tabu, außer sie brauchen eine konkrete Beratung. 

Wenn Anwaltskollegen gerade überlegen, mobiler im Arbeiten zu werden: Welche Schritte sind aus Ihrer Sicht sinnvoll, um die eigene Anwaltstätigkeit ortsunabhängiger zu gestalten?

Zunächst ist es wichtig, für sich selbst abzuklären, ob mobiles Arbeiten für den eigenen Arbeitstyp geeignet ist. Wer den Kontakt zu Vorgesetzten und Kollegen braucht, um sich für die Arbeit zu motivieren, wird auf Dauer nicht glücklich, denn außerhalb der gewohnten Büroräume ist man auch viel allein. Hier kann der regelmäßige Austausch mit Kollegen oder eine Fortbildung Abhilfe schaffen. 

Weiterhin sollten Sie in eine zuverlässige digitale Infrastruktur investieren, einschließlich sicherer Cloud-Dienste und Videokonferenz-Tools. Dann ist es wichtig, sich mit den rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit vertraut zu machen und entsprechende Maßnahmen zu implementieren. 

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mandanten über die neuen Möglichkeiten informieren und digitale Beratungsangebote ausbauen. Wenn nämlich niemand weiß, dass man ortsunabhängig arbeitet, können sich potenzielle Mandanten auch nicht darauf einstellen. 

Zuletzt können die Kollegen auch gerne einen Blick in mein Buch werfen, da gehe ich auf diese und weitere Fragestellungen vertieft ein und berichte, wie ich den Aufbau meiner Anwaltskanzlei im Home-Office geschafft habe. 

Als Fachanwalt für IT-Recht berät Rechtsanwalt Sebastian Geidel seine Mandanten unter anderem im Arbeitsrecht und Datenschutzrecht. In seinem Buch Anwaltskanzlei im Home-Office: Von der Couch zum Top-Anwalt teilt er seine eigenen Erfahrungen und gibt Tipps für den Aufbau und die Führung einer erfolgreichen Kanzlei im Home-Office. 

(LES; ZGRA)  

Lesen Sie jetzt, was Sie für eine erfolgreiche Kanzleigründung beachten müssen, und erfahren Sie weitere wertvolle Tipps für Ihre Mandantengewinnung.