Kassennachschau durch das Finanzamt oder: eine Steuerprüfung ohne Vorankündigung

Seit dem 01.01.2018 kann das Finanzamt bei Ihnen als Unternehmer eine sogenannte Kassennachschau durchführen.

Die Kassennachschau ist eine besondere Form der steuerlichen Prüfung, die im Gegensatz zur steuerlichen Außenprüfung unangekündigt durchgeführt wird. Das heißt, dass während der normalen Geschäftszeiten ein Finanzbeamter in Ihrem Ladenlokal, Ihrem Food-Truck, Ihrer Gaststätte etc. auftauchen kann und unmittelbar mit der Prüfung beginnen kann. Er muss sich natürlich als Finanzbeamter ausweisen.

Gerade bei öffentlich zugänglichen Ladenlokalen ist zu erwarten, dass der prüfende Beamte sich zunächst nicht zu erkennen gibt und die Abläufe zunächst beobachtet, um erste Rückschlüsse zu ziehen. Da die Beamten nicht uniformiert sind und auch sonst keine äußerlichen Erkennungszeichen tragen, werden Ihnen diese bis zum Vorzeigen des Ausweises wahrscheinlich nicht auffallen.

Da von einer Kassennachschau besonders die bargeldintensiven Betriebe wie Gaststätten, Hotels, Einzelhändler und Friseurläden betroffen sein werden, ist auch mit Testbestellungen, Testkäufen und vielleicht sogar mit Testhaarschnitten zu rechnen.

Neben der tatsächlichen Nachschau nach dem physisch vorhandenen Bargeld und etwaigen dazu gehörenden schriftlichen Aufzeichnungen, wie z. B. einem Kassenbuch, stehen auch die elektronischen Kassensysteme auf dem Prüfstand, also z. B. elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, App-Kassensysteme. Neben den schriftlichen Unterlagen kann der Beamte insbesondere auch verlangen, dass ihm die elektronischen Daten in maschinenlesbarer Form über eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Hier sollten Sie mit Hilfe des Kassenherstellers oder eines Steuerberaters vorbereitet sein, ob Sie über eine solche Schnittstelle verfügen und wie diese im Fall der Prüfung bereitzustellen ist.

Bei allen Aufzeichnungen werden die üblichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung geprüft werden, also die jederzeitige Kassensturzfähigkeit, also die Frage, ob das Kassen-Soll aus dem Anfangsbestand und den Einzelaufzeichnungen des Tages dem tatsächlichen durch Nachzählen des Geldes zu ermittelnden Kassen-Ist entspricht.

Weiterhin steht insbesondere auch die bei Bargeldgeschäften erforderliche taggenaue Aufzeichnung auf dem Prüfstand.

Insbesondere mit dem Recht des Prüfers, auf die elektronisch aufgezeichneten Daten zuzugreifen, rückt die Verfahrensdokumentation für das Kassensystem in den Fokus. Diese muss unter anderem die Bedienungsanleitung, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle enthalten. Auch hier sollten Sie sich möglichst mithilfe Ihres Kassenherstellers oder -lieferanten und einem Steuerberater entsprechend vorbereiten.

Nach Abschluss einer Kassennachschau ist dann, wenn Mängel festgestellt wurden, damit zu rechnen, dass zu einer Außenprüfung übergegangen wird, aus der sich dann möglicherweise weitere Feststellungen und im schlimmsten Fall eine Hinzuschätzung von Umsatz und Gewinn ergeben können, die schmerzhafte Steuernachzahlungen mit sich bringen können. Gegen Steuerbescheide, die solche Schätzungen enthalten, können Sie sich wehren, indem Sie rechtzeitig Einspruch einlegen.

Wenn der Prüfer der Meinung ist, besonders gravierende Verstöße festgestellt zu haben, kann auch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens drohen.

Ich unterstütze Sie gern als Rechtsanwalt, Steuerberater, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Strafrecht und Zertifizierter Berater in Steuerstrafsachen (Fernuni Hagen)  in Fällen einer Kassennachschau, einer Außenprüfung oder eines Steuerstrafverfahrens. Über mein Honorar werde ich Sie grundsätzlich im Vorfeld informieren.

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