Nach der Unternehmensgründung in Serbien – was muss man beachten?

In dieser Serie unserer Blogs möchten wir wesentliche Informationen zum Anfang der Geschäftstätigkeit in der Republik Serbien bereitstellen.

Nach der ordnungsgemäßen Gründung eines Unternehmens nach serbischem Recht müssen innerhalb der vorgeschriebenen Frist bestimmte Schritte unternommen werden, um die Einhaltung der örtlichen rechtlichen Anforderungen gewährleisten zu können.

1. Registrierung des wirtschaftlichen Eigentümers

Seit 2018 und dem Inkrafttreten des Gesetzes über das serbische Transparenzregister sind alle juristischen Personen, die in Serbien geschäftlich tätig sind, dazu verpflichtet, die Daten über den wirtschaftlichen Eigentümer (UBO) im Transparenzregister der wirtschaftlichen Eigentümer zu einzutragen.

Als UBO eines Unternehmens gilt eine natürliche Person:

(1) die mittelbar oder unmittelbar Inhaber von 25 % oder mehr der Anteile, Aktien, Stimmrechte oder anderer Rechte ist, aufgrund derer sie an der Leitung eines Unternehmens beteiligt ist, oder eine Person die mindestens 25% der Anteile eines Unternehmens hat;

(2) die mittelbar oder unmittelbar einen überwiegenden Einfluss auf die Führung der Geschäfte und die Entscheidungsgewalt ausübt;

(3) die indirekten Finanzmittel für ein Unternehmen versorgt oder bereitstellt und dadurch die Entscheidungsgewalt des Leitungsorgans des Unternehmens bei der Entscheidung über die Finanzierung und den Geschäftsbetrieb wesentlich beeinflusst;

(4) welche Gründer, Treuhänder, Begünstigter (falls benannt) ist, sowie eine Person, die eine führende Stellung bei der Verwaltung einer Treuhand oder einer anderen Einrichtung des ausländischen Rechts, ist.

Das serbische Transparenzregister wird ausschließlich elektronisch geführt, weshalb die Eintragung der Daten eine elektronische Signatur des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens (Geschäftsführers) erfordert.   Die elektronische Signatur muss jedoch von einer in der Republik Serbien ansässigen Zertifizierungsstelle ausgestellt werden; eine im Ausland ausgestellte elektronische Signatur ist daher nicht ausreichend.

Neu gegründete Unternehmen sind verpflichtet, spätestens 15 Tage nach der Eintragung des Unternehmens im Handelsregister, die Daten über UBO ins Transparenzregister einzutragen.

Die Nicht-Beachtung der angeführten Vorschriften oder die Eintragung falscher Daten kann nicht nur zu Bußgeldern, sondern auch zu Freiheitstrafen für die verantwortlichen Personen führen.

2. Pflichten gegenüber dem Finanzamt

Neu gegründete Unternehmen sind verpflichtet, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach der Eintragung im Handelsregister eine Steueranmeldung für die Vorauszahlung der Umsatzsteuer abzugeben. Der Zweck dieser Steuervoranmeldung besteht darin, die voraussichtliche Rentabilität des Unternehmens im ersten Jahr seiner Tätigkeit zu einzuschätzen. Einreichung einer Steueranmeldung kann auch vom Bevollmächtigten durchgeführt werden, weshalb die rechtzeitige Beauftragung eines Buchhalters oder eines Steuerberaters von großer Bedeutung sein kann.

Falls die Steuererklärung nicht innerhalb der vorgesehenen gesetzlichen Frist eingereicht ist, wird eine Geldstrafe in Höhe von 100.000,00 RSD (ca. 850,00 EUR) verhängt.

Darüber hinaus sind Unternehmen verpflichtet, dem Finanzamt einen Vertrag vorzulegen, in dem die Grundlage für die Nutzung von Geschäftsräumlichkeiten festgelegt ist, es sei denn, die Räumlichkeiten sind das Eigentum des Unternehmens. Allgemein gibt es zwei vorherrschende Arten von Verträgen im Hinblick auf die Nutzung von Geschäftsräumlichkeiten:

- Mietvertrag / Untermietvertrag (wenn der Vermieter eine natürliche Person ist, ist das Unternehmen verpflichtet, die Mietsteuer in Höhe von 20% der Miete an dem Finanzamt zu zahlen),

- Vertrag über die unentgeltliche Nutzung von Geschäftsräumen.

3. Eröffnung eines Bankkontos

Unserer Erfahrung nach kann die Eröffnung eines Bankkontos oft eine unerwartete Hürde bei der Gründung eines Unternehmens in Serbien darstellen. Auch wenn das Unternehmen innerhalb weniger Tage gegründet werden kann, dauert die Eröffnung eines Bankkontos manchmal Wochen, oder sogar mehrere Monate, je nach Komplexität der Eigentümerstruktur.

Aufgrund der Anti-Geldwäsche-Vorschriften (AML) sind die Banken verpflichtet, die Daten über alle Unternehmen in der Eigentümerstruktur bis hin zu dem wirtschaftlichen Eigentümer einzuholen (siehe Punkt 1). Daher ist die Bereitstellung genauer Daten über UBOs im Transparenzregister auch sehr wichtig für den Prozess der Eröffnung eines Bankkontos, da diese Daten mit den der Bank zur Verfügung gestellten Informationen übereinstimmen müssen.

Die Unterlagen, auf deren Grundlage die Bank die UBOs feststellt, können jedoch variieren. Für börsennotierte Unternehmen gelten jedoch bestimmte Ausnahmen, die diesen Prozess deutlich erleichtern.

4. Engagement des Geschäftsführers eines Unternehmens

Gemäß den offiziellen Stellungnahmen des Finanzministeriums der Republik Serbien und des Ministeriums für Arbeit, Beschäftigung, Veteranen und soziale Angelegenheiten hat der Geschäftsführer eines Unternehmens Anspruch auf eine angemessene Vergütung für die Ausübung seiner Funktion und kann auf dieses Recht nicht verzichten. Aus diesem Grund ist das Unternehmen verpflichtet, bei der Gründung des Unternehmens einen Vertrag mit seinem Geschäftsführer abzuschließen. Dazu sind auch die entsprechenden Steuern und Beiträge für die verbindliche Sozialversicherungen zu zahlen.

Die Verträge, die ein Unternehmen mit seinem Geschäftsführer abschließen kann, sind im Arbeitsgesetz der Republik Serbien geregelt, und es gibt zwei Möglichkeiten:

1. der Arbeitsvertrag, der befristet oder unbefristet abgeschlossen werden kann,

2. Anstellungsvertrag, welcher kein Arbeitsverhältnis zwischen Unternehmen und Geschäftsführer begründet.

5. Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen

Welche Unterlagen sind in einem Unternehmen verpflichtend, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. dem Umfang der Geschäftstätigkeit, der Anzahl der Mitarbeiter, den erwarteten Einnahmen usw.

Im Allgemeinen wird empfohlen, dass das Unternehmen bereits vor der Aufnahme der Geschäftstätigkeit die notwendigen Unterlagen vorbereitet hat, und zwar:

- einen Entwurf des befristeten und unbefristeten Arbeitsvertrags,

- den Vertrag mit dem Geschäftsführer,

- die Arbeitsordnung,

- das Regelwerk über die Systematisierung von Arbeitsplätzen,

- die Benachrichtigung an die Arbeitnehmer über die Verhinderung von Mobbing am Arbeitsplatz,

- die Benachrichtigung an die Arbeitnehmer über die Rechte von Hinweisgebern,

- das Handbuch zum internen Whistleblowing-Verfahren,

- die Brandschutzregeln,

- den Beschluss über die Ernennung einer für HSE-Fragen zuständigen Person,

- Richtlinie zur Risikobewertung (HSE)

Diese Liste soll nur einen kurzen Überblick über die relevanten Dokumente geben und stellt keine vollständige Liste der notwendigen Unterlagen dar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an unsere Anwaltskanzlei unter office@vrlegal.rs.