Zur Navigation springen Zum Inhalt springen Zum Footer springen

Wie lassen sich Aufwands- und Rückspende rechtssicher gestalten?

(2)

Aus der Praxis

  1. Ein ehrenamtlich Engagierter war innerhalb des letzten Jahres häufig mit seinem privaten Pkw für einen gemeinnützigen Verein unterwegs. Es war vereinbart, dass der Verein sämtliche damit verbundene Aufwendungen übernimmt. Doch hatte der Engagierte frühzeitig deutlich gemacht, auf die Erstattung verzichten zu wollen. Das Vermögen des Vereins hätte auch gar nicht ausgereicht, um die Ersatzansprüche begleichen zu können.
  2. Die Satzung einer Stiftung sieht vor, dass sie ihren Vorständen eine Aufwandsentschädigung in Höhe der steuerfreien Ehrenamtspauschale von 720 € pro Jahr zahlen darf; das zuständige Organ hat einen entsprechenden Beschluss gefasst. Darüber hinaus haben die Vorstandsmitglieder einen Anspruch auf Erstattung der ihnen in Ausübung ihres Amtes entstandenen Auslagen und Aufwendungen, wie z. B. Kosten für Telefon, Porto, Büromaterial sowie Reisen zu Gremiensitzungen oder Projektpartnern. Kurz vor dem Fälligkeitstermin erklärt eines der Vorstandsmitglieder, auf seine Forderungen zu verzichten und erwartet eine entsprechende Spendenquittung.

Dürfen Verein und Stiftung in diesen Fällen Zuwendungsbestätigungen ausstellen und die Engagierten ihre Aufwendungen damit steuerlich geltend machen?

Die verkürzte Geldspende

In den beschriebenen Fällen handelt es sich um verkürzte Geldspenden, denn es wird auf ein Hin und Her von Zahlungen verzichtet. Verein bzw. Stiftung zahlen erst gar nicht auf die bestehende Forderung, sodass der Ehrenamtliche den Betrag auch nicht als Spende wieder zurücküberweisen muss.

Solche Konstellationen hat der Gesetzgeber im Einkommensteuergesetz eigens geregelt. Dabei unterscheidet er die Aufwandsspende als Verzicht auf einen Ersatzanspruch, wie im Fall des Vereins, und die Rückspende als Verzicht auf einen vereinbarten Vergütungsanspruch, wie beim Beispiel der Stiftung.

Die Voraussetzungen

Sowohl für die Aufwands- als auch für die Rückspende darf grundsätzlich eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden – allerdings nur unter folgenden Voraussetzungen:

  • Zunächst muss ein Anspruch auf Vergütung oder Aufwendungsersatz bestehen. Dieser muss sich aus einem Vertrag oder der Satzung ergeben. Der Ersatzanspruch kann sich auch etwa aus einer satzungsgemäß ergangenen Reisekostenordnung oder einem rechtsgültigen und bekannt gemachten Vorstandsbeschluss herleiten. Die Finanzverwaltung legt dabei besonderen Wert auf eine schriftliche Vereinbarung vor (!) der entsprechenden Tätigkeit. Denn sie geht entsprechend der herrschenden Praxis grundsätzlich davon aus, dass freiwillig Engagierte unentgeltlich und ohne Aufwendungsersatz tätig werden. Es ist daher zu empfehlen, dass die Beteiligten klare, eindeutige und widerspruchsfreie Abmachungen treffen und auch ihrem Inhalt entsprechend durchführen.
  • Ein Zahlungsanspruch muss ernsthaft gewollt sein, darf also nicht „nur formal auf dem Papier“ oder von vorneherein unter der Bedingung des Verzichts stehen. Freilich kann die Organisation die Anspruchsberechtigten auf die Verzichtsmöglichkeit – vorsichtig – hinweisen.
  • Der Engagierte muss schließlich nach (!) der Erbringung der vereinbarten Leistung, aber zeitnah zur Fälligkeit des Anspruchs und bedingungslos auf seine Forderung ganz oder teilweise verzichten.
  • Besonders wichtig ist, dass der Vergütungs- oder Ersatzanspruch werthaltig ist: Die Organisation muss ihre Verpflichtung auch in wirtschaftlicher Hinsicht tatsächlich erfüllen können. Verfügt sie über ausreichend liquide Mittel oder sonstiges Vermögen ist von einer Werthaltigkeit auszugehen.
  • Erstattungsfähig sind nur Leistungen, die zur Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke erforderlich und in ihrer Höhe angemessen sind. Stellt der Spender z. B. seinen eigenen Pkw für Fahrten im Auftrag der begünstigten Körperschaft zur Verfügung, wird ein Erstattungsanspruch als angemessen angesehen, der 30 Cent je gefahrenen Kilometer nicht übersteigt. Der entsprechende Aufwand darf nicht – nicht einmal zum Teil – im Interesse des Engagierten getätigt werden.

Die Zuwendungsbestätigung

Auf dem entsprechenden amtlichen Vordruck ist anzukreuzen, dass es sich um den „Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“ handelt. Welche tatsächliche Aufwandsposition dem Erstattungsanspruch zugrunde liegt, muss indes nicht angegeben werden.

Jedoch ist die tatsächliche Höhe des Ersatzanspruches zu belegen. Der Spender muss der Organisation also geeignete Unterlagen, die seine Leistungen nachvollziehbar dokumentieren, vorlegen. Die Organisation muss den Vorgang im Rahmen ihrer ordnungsgemäßen Aufzeichnungen über Ausgaben (hier: Verbuchung eines Erstattungs- oder Vergütungsanspruchs) und Einnahmen (hier: Ausbuchung der Forderung durch Annahme des Verzichts) schließlich dokumentieren.

Die Zuwendungsbestätigung darf erst für das Jahr des Zugangs der Verzichtserklärung ausgestellt werden, da erst dann der Spendenvorgang durch Ent- und Bereicherung zivilrechtlich wirksam vollzogen ist. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Spendenbestätigung liegt bei der ausstellenden Organisation.

Und was bedeutet das für die Praxisfälle?

  1. Im ersten Fall könnte eine Einigung über den späteren Verzicht schon vor der Erfüllung der vereinbarten Leistungen vorgelegen haben, sodass ein durchsetzbarer Erstattungsanspruch nie ernsthaft bestand. Letztlich kann dies aber dahinstehen, denn der Verein konnte jedenfalls mangels ausreichender Mittel keine Auszahlung zur vereinbarten Zeit vornehmen. Im Ergebnis darf keine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden.
  2. Im zweiten Fall sind alle Voraussetzungen zur Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung über die 720 € sowie ggf. entstandene Auslagen und Aufwendungen erfüllt; das Vorstandsmitglied kann seine Spende in entsprechender Höhe bei seiner Einkommensteuerveranlagung steuermindernd geltend machen.

Fazit

Richtig gemacht, entsteht durch die Möglichkeit von Aufwands- und Rückspende eine Win-win-Situation: Die Kasse der steuerbegünstigten Organisation profitiert von einer Kostenneutralität, die Spielräume für die eigene Projektarbeit eröffnet, und der Ehrenamtliche erhält durch den Spendenabzug einen echten Steuervorteil.

Im Zusammenhang mit Spenden werden immer wieder Fehler gemacht. Bei Unsicherheiten sprechen Sie uns an!


Rechtstipp vom 17.04.2018
aus der Themenwelt Finanzamt und Steuern und den Rechtsgebieten Steuerrecht, Vereinsrecht & Verbandsrecht

Sie haben Fragen? Gleich Kontakt aufnehmen!

Damit Sie wissen, wann Sie im Recht sind

Informationen über aktuelle Gesetzesänderungen, neue Urteile, hilfreiche Tipps und Kurioses im wöchentlichen anwalt.de-Newsletter

Ihre E-Mail-Adresse wird nur für den anwalt.de-Newsletter verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Sie können den anwalt.de-Newsletter jederzeit wieder abbestellen.