Ab 1.7.2023 gilt das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit erheblichen Pflichten für Arbeitgeber

Am 1. Juli 2021 trat das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Deutschland in Kraft, das darauf abzielt, Hinweisgeber, auch Whistleblower genannt, zu schützen und die Meldung von Missständen in Unternehmen zu erleichtern. Neben dem Schutz der Hinweisgeber legt das Gesetz auch bestimmte Pflichten für Arbeitgeber fest. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Pflichten, die Arbeitgeber gemäß dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz haben.

Private Arbeitgeber müssen angemessene Meldestellen einrichten, um Hinweise auf mögliche Verstöße gegen Gesetze oder andere Regelungen entgegenzunehmen. Die Einrichtung müssen Arbeitgeber mit mehr als 50 Arbeitnehmern oder auch Leiharbeitnehmern vornehmen. Die Meldestellen sollten so konzipiert sein, dass sie den Schutz der Hinweisgeber gewährleisten und eine effektive Untersuchung der gemeldeten Informationen ermöglichen. Hier sind einige Aspekte, die bei der Konzeption der Meldestellen zu berücksichtigen sind:

• Vertraulichkeit und Anonymität: Die Meldestellen sollten sicherstellen, dass die Identität der Hinweisgeber vertraulich behandelt wird. Es sollte die Möglichkeit geben, anonyme Hinweise abzugeben, um mögliche Repressalien gegenüber den Hinweisgebern zu vermeiden. Es ist wichtig, dass die Meldestellen Mechanismen implementieren, die sicherstellen, dass die Identität der Hinweisgeber nicht offengelegt wird, es sei denn, dies ist aus rechtlichen Gründen unumgänglich.

• Zugänglichkeit und Kommunikation: Die Meldestellen sollten für die Mitarbeiter leicht zugänglich sein. Das bedeutet, dass sie über verschiedene Kanäle erreichbar sein sollten, z. B. über eine Hotline, eine E-Mail-Adresse oder ein Online-Formular. Die Kontaktdaten und Informationen zur Nutzung der Meldestellen sollten den Mitarbeitern klar und verständlich kommuniziert werden.

• Unabhängigkeit und Neutralität: Es ist wichtig, dass die Meldestellen unabhängig und neutral agieren. Das bedeutet, dass sie von der Unternehmensleitung oder anderen internen Abteilungen getrennt sein sollten, um eine unvoreingenommene Untersuchung der gemeldeten Verstöße zu gewährleisten. Die Meldestellen sollten in der Lage sein, die Hinweise objektiv zu prüfen und angemessene Maßnahmen zu ergreifen.

• Dokumentation und Nachverfolgung: Die Meldestellen sollten ein System zur Dokumentation der eingegangenen Hinweise und der durchgeführten Untersuchungen haben. Es ist wichtig, alle relevanten Informationen und Schritte in Bezug auf die gemeldeten Verstöße zu erfassen. Die Nachverfolgung der gemeldeten Fälle ermöglicht eine Überprüfung der Wirksamkeit der Meldestellen und trägt zur Transparenz bei.

• Schulung und Ressourcen: Die Mitarbeiter, die in den Meldestellen tätig sind, sollten angemessen geschult sein, um die eingehenden Hinweise richtig zu handhaben. Sie sollten über das Hinweisgeberschutzgesetz informiert sein und Kenntnisse über relevante Rechtsvorschriften und Unternehmensrichtlinien haben. Es ist wichtig, den Mitarbeitern, die in den Meldestellen arbeiten, ausreichende Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um ihre Aufgaben effektiv erfüllen zu können.

Als Arbeitgeber besteht die Möglichkeit, eine externe Meldestelle einzurichten und diese in Zusammenarbeit mit anderen Arbeitgebern zu betreiben. Achtung! nicht mehr ab einer Betriebsgröße von 250 Arbeitnehmern. Eine solche externe Meldestelle kann von einem unabhängigen Dritten, beispielsweise einem anwaltlichen Dienstleister, betrieben werden.

Die Einrichtung einer externen Meldestelle bietet mehrere potenzielle Vorteile:

• Unabhängigkeit und Neutralität: Eine externe Meldestelle, die von einer unabhängigen Organisation betrieben wird, kann eine größere Unabhängigkeit und Neutralität gewährleisten. Dies trägt dazu bei, dass die gemeldeten Verstöße objektiv und unvoreingenommen untersucht werden.

• Vertrauen und Anonymität: Eine externe Meldestelle kann das Vertrauen der Hinweisgeber stärken, da sie die Möglichkeit bietet, anonyme Hinweise abzugeben. Das gibt den Hinweisgebern das Gefühl, besser geschützt zu sein und möglichen Repressalien entgegenzuwirken.

• Ressourcen und Expertise: Eine externe Meldestelle, die von einer spezialisierten Einheit betrieben wird, kann über umfangreiches Fachwissen und Ressourcen verfügen, um die Meldungen angemessen zu bearbeiten und zu untersuchen. Dies kann die Effizienz und Qualität der Meldestelle erhöhen.

• Kostenaufteilung: Durch die Zusammenarbeit mit anderen Arbeitgebern bei der Einrichtung und dem Betrieb einer externen Meldestelle können die Kosten geteilt werden. Dies kann insbesondere für kleinere Unternehmen vorteilhaft sein, die möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, um eine eigene interne Meldestelle einzurichten.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass bei der Einrichtung einer externen Meldestelle die gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) eingehalten werden müssen. Die Meldestelle muss nach wie vor die Pflichten und Anforderungen des Gesetzes erfüllen, einschließlich des Schutzes der Hinweisgeber, der Vertraulichkeit und des Datenschutzes.

Die genaue Ausgestaltung einer externen Meldestelle und die Zusammenarbeit mit anderen Arbeitgebern sollten in einer klaren Vereinbarung oder Kooperationsvereinbarung festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien ihre Pflichten erfüllen und die Meldestelle effektiv betrieben wird.

Gern helfen wir Ihnen bei Fragen und auch bei der Ausgestaltung und Organisation einer Meldestelle bzw. eines Hinweisgebersystems. Natürlich können wir für Sie auch die externe Meldestelle einrichten und vorhalten.