Abmahnung erhalten – was jetzt? Teil 1 von 3

Teil 1 (dieser Artikel)

1. Was ist eine Abmahnung?
2. Formelle Voraussetzungen/Wirksamkeit einer Abmahnung
3. Ist eine mündliche Abmahnung wirksam?
4. Muss ich eine Abmahnung akzeptieren?

Teil 2

5. Wie viele Abmahnungen braucht der Chef, um mich zu entlassen?
6. Steht die Abmahnung in meiner Personalakte?
7. Wie lange ist eine Abmahnung gültig?

Teil 3

8. Sieht mein nächster Chef die Abmahnung/Personalakte?
9. Wie kann ich mich gegen eine Abmahnung wehren?
10. Kann ich als Arbeitnehmer meinen Chef abmahnen?

1. Was ist eine Abmahnung?

Eine Abmahnung zeigt dem Arbeitnehmer einen Pflichtverstoß an, den der Arbeitgeber nicht hinnehmen will. Der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer mit der Abmahnung unter Androhung von arbeitsrechtlichen Konsequenzen (Kündigung) auf, künftig den in der Abmahnung beschriebenen Pflichtverstoß zu unterlassen. Eine Abmahnung dokumentiert diesen Pflichtverstoß.

Eine Abmahnung kann schriftlich erfolgen – jedoch sind auch mündliche Abmahnungen grundsätzlich wirksam.

Es muss also nicht bedeuten, dass Ihr Arbeitgeber Sie loswerden will, in dem er eine Kündigung vorbereitet, sondern es kann ebenso bedeuten, dass Ihrem Arbeitgeber am Erhalt des Arbeitsplatzes viel liegt und Sie so zu einer Verhaltensänderung bringen möchte.

Gleichwohl kann eine Abmahnung für eine Kündigung Voraussetzung sein. Das Bundesarbeitsgericht verlangt vor Aussprache einer verhaltensbedingten Kündigung eine vorherige Abmahnung des Arbeitnehmers. Dies gilt dann, wenn in Ihrem Unternehmen das Kündigungsschutzgesetz zur Anwendung kommt. Dies ist für Betriebe der Fall, die regelmäßig mehr als 10 Arbeitnehmer beschäftigen. Bis zum 31.12.2003 galt es für alle Betriebe, die mehr als 5 Arbeitnehmer beschäftigten. Achtung: Aushilfskräfte und Teilzeit-Arbeitnehmer werden anders als Vollzeitkräfte gezählt!

Allerdings kann bei sehr schwerem Vertrauensbruch (z. B. Diebstahl, Unterschlagung, Betrug), bei schwerwiegenden Störungen im Bereich des betrieblichen Zusammenlebens (wenn der Arbeitnehmer ohne Rücksprache Urlaub macht oder wenn der Arbeitnehmer offenkundig mit der Billigung seines Verhaltens nicht rechnen konnte (Konkurrenzarbeit, Bestechung, Veräußerung von Unternehmensgeheimnissen), eine Abmahnung auch entbehrlich sein, d. h. der Arbeitgeber kann trotzdem Kündigung ohne vorherige Abmahnung aussprechen.

2. Formelle Voraussetzungen/ Wirksamkeit einer Abmahnung

Nicht jede „Ermahnung“ des Arbeitgebers ist auch eine „Abmahnung“. Die Rechtsprechung verlangt das Vorliegen von mehreren Voraussetzungen:

a) Bei dem gerügten Verhalten muss es sich um Verstöße gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag handeln. Dies erfasst die Hauptpflicht (die Arbeitsleistung, im festgelegten Umfang und an dem vertraglich vereinbarten Ort, nach dem Inhalt des Vertrags zu erbringen) und auch die Nebenpflichten (z. B. Treuepflicht).

b) Das abgemahnte Verhalten (der Pflichtverstoß) muss genau und nicht nur pauschal beschrieben werden. Es muss auch das Datum und die Uhrzeit so genau beschrieben, wie es möglich ist. Es reicht nicht aus, wenn beispielsweise pauschal „wiederholtes Zuspätkommen“ oder „Arbeitsverweigerung“ ohne Angabe des Datums und des Sachverhaltes vorgeworfen wird.

Wirksam wäre dagegen: „Sie sind am 12.12.2012 um 12:22 Uhr an Ihrem Arbeitsplatz erschienen. Laut Arbeitsvertrag haben sie täglich von 12:00 – 18:00 Uhr zu arbeiten. Am vorgenannten Datum haben Sie Ihre Arbeit 22 Minuten zu spät aufgenommen“ oder auch: „Sie wurden am 12.12.2012 um ca. 12 Uhr von Ihrem Abteilungsleiter XY aufgefordert, die Unterlagen ABC zu bearbeiten. Mit den Worten „Mache ich nicht“ haben Sie sich geweigert dieser Anweisung nachzukommen.“

c) Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer deutlich machen, dass er den Pflichtverstoß rügt z. B. „Sie haben damit gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen“

d) Die Abmahnung muss die Aufforderung enthalten, sich künftig vertragsgetreu zu verhalten z. B. „Ich fordere Sie auf, in Zukunft Ihren Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis nachzukommen (…)“.

e) Außerdem müssen arbeitsrechtliche Konsequenzen angedroht werden z. B. „Bei künftigen gleichartigen Verstößen sehen wir uns gezwungen, das Arbeitsverhältnis ggf. zu kündigen“

f) Das Recht des Arbeitgebers, eine Abmahnung auszusprechen darf nicht verwirkt sein. Das wäre der Fall, wenn er den Pflichtverstoß bereits in anderer Art und Weise gerügt hat oder durch Zeitablauf, wenn weitere Umstände hinzutreten.

g) Eine Abmahnung darf nicht „unverhältnismäßig“ sein. So dürfen keine Kleinigkeiten abgemahnt werden z. B. geringe Gesamtanzahl von Tippfehlern in einer Vielzahl von Schreiben. Anders sieht es aus, wenn auf einer Seite bereits 10 Fehler gemacht werden, da offenbar unaufmerksam und nicht sorgfältig gearbeitet wurde.

Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, ist die Abmahnung unwirksam.

3. Ist eine mündliche Abmahnung wirksam?

Eine Formvorschrift existiert nicht. Eine Abmahnung muss nicht zwingend schriftlich erteilt werden. Auch eine mündliche Abmahnung kann wirksam sein. Allerdings muss die mündliche Abmahnung ebenso in zeitlicher Nähe zum angemahnten Pflichtverhalten ausgesprochen werden, wie auch die schriftliche Abmahnung.

In der Regel wird die mündliche Abmahnung in der Personalakte vermerkt. Dieser Vermerk sollte dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden, eine Pflicht hierzu besteht allerdings nicht.

Es empfiehlt sich aus Sicht des Arbeitgebers, bei Erteilung einer mündlichen Abmahnung dies nur im Beisein von Zeugen zu vollziehen, da es andernfalls im arbeitsrechtlichen Streit zu Beweisschwierigkeiten kommen könnte.

4. Muss ich eine Abmahnung akzeptieren?

Nein. Wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zu einer Unterschrift auffordert, so muss dieser darauf achten, ob er mit seiner Unterschrift lediglich den Erhalt der Abmahnung quittiert oder gar den in der Abmahnung enthaltenen Vorwurf eingesteht.

Grundsätzlich kann der Empfang einer Abmahnung quittiert werden. Ein Eingeständnis ist eine solche Zugangsbestätigung nicht. Es ist allerdings ganz genau darauf zu achten, welche Erklärung der Arbeitnehmer mit seiner Unterschrift abgibt. Steht dort beispielsweise „Ich habe die vorstehende Abmahnung erhalten“ handelt es sich um eine Zugangsbestätigung. Verwendet der Arbeitgeber allerdings „Ich habe die vorstehende, zutreffende Abmahnung erhalten“ so könnte die Unterschrift in einem Prozess über die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte oder gar in einem Kündigungsschutzverfahren problematisch werden.

Weitere, rechtlich unbedenkliche Formulierungen sind bspw. „erhalten“, „zur Kenntnis genommen“ „übergeben am“. Problematisch sind Formulierungen wie „erhalten und akzeptiert“, „gelesen und bestätigt“.

Im Zweifel ist es ratsam, nicht zu unterschreiben um sich alle rechtlichen Möglichkeiten gegen die Abmahnung vorzugehen offen zu halten.